Tổng đài nội bộ đáp ứng nhu cầu liên lạc của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ đáp ứng về nhu cầu liên lạc nội bộ của các phòng ban, chi nhánh trong công ty mà còn chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài nội bộ (hay PBX – Private Branch Exchange) là hệ thống giúp kết nối các máy điện thoại bên trong doanh nghiệp với nhau và với mạng điện thoại bên ngoài. Thay vì mỗi nhân viên dùng một số riêng lẻ, tổng đài nội bộ gom tất cả về một “đầu mối” chung, sau đó phân phối cuộc gọi theo từng phòng ban, từng người phụ trách.
- Với tổng đài nội bộ, doanh nghiệp có thể:
- Gọi nội bộ miễn phí giữa các phòng ban, chi nhánh.
- Tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng qua một số hotline duy nhất.
- Chuyển cuộc gọi nhanh cho đúng bộ phận xử lý.
- Ghi âm, thống kê, giám sát chất lượng chăm sóc khách hàng.
Ngày nay, thay vì sử dụng tổng đài analog truyền thống, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn tổng đài nội bộ ảo (Cloud PBX) vì chi phí đầu tư thấp, dễ mở rộng và vận hành linh hoạt hơn.
Ưu điểm vượt trội của tổng đài nội bộ
Hiện nay trên thị trường có hai loại tổng đài nội bộ: tổng đài truyền thống Analog và tổng đài ảo. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng tổng đài ảo vì nhiều ưu điểm vượt trội.
Một số ưu điểm của tổng đài ảo mà doanh nghiệp không thể bỏ qua:
- Không tốn nhiều chi phí đầu tư ban đầu như tổng đài truyền thống
- Hệ thống tổng đài hoạt động hoàn toàn trên nền tảng internet, không cần đầu tư server phức tạp.
- Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, không cần IT chuyên dụng để bảo trì tổng đài
- Mở rộng người dùng, nâng cấp tổng đài dễ dàng.
- Thiết bị đầu cuối nghe – gọi đa dạng: smartphone, laptop, PC,…
- Tổng đài ảo tích hợp CRM giúp quản lý khách hàng hiệu quả
Tổng đài ảo phù hợp với nhiều quy mô và ngành nghề:
Theo quy mô:
Theo ngành nghề:
- Doanh nghiệp Bất động sản
- Doanh nghiệp Giáo dục
- Doanh nghiệp Du lịch
- Doanh nghiệp Luật
- Doanh nghiệp Chuỗi bán lẻ
- Doanh nghiệp Vận tải
3 bước đăng ký tổng đài nội bộ nhanh chóng
Chọn đầu số
Hiện nay doanh nghiệp có thể lựa chọn hai nhóm đầu số phổ biến cho tổng đài nội bộ:
Đầu số cố định 024/028
Phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh uy tín tại một khu vực cụ thể (Hà Nội, TP.HCM…). Đầu số này thích hợp cho các đơn vị có nhu cầu tiếp nhận cuộc gọi chăm sóc khách hàng, tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật…
Đầu số 1900/1800
- 1900: khách hàng gọi đến chịu cước, thường dùng cho các tổng đài tư vấn, đặt vé, đặt hàng, hỗ trợ kỹ thuật…
- 1800: doanh nghiệp trả cước, khách hàng gọi vào hoàn toàn miễn phí – rất phù hợp cho chăm sóc khách hàng, bảo hành, phản ánh dịch vụ.
Tùy vào chiến lược thương hiệu và ngân sách, Buss Call sẽ tư vấn loại đầu số và gói cước phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Thuê tổng đài
Sau khi chọn đầu số, bước tiếp theo là chọn gói tổng đài nội bộ ảo theo số lượng người dùng và nhu cầu tính năng.
Doanh nghiệp cần xác định:
- Có bao nhiêu nhân viên sẽ nghe/gọi qua tổng đài?
- Có cần ghi âm toàn bộ cuộc gọi không?
- Có cần báo cáo chi tiết theo phòng ban, chiến dịch, nhân viên?
- Có nhu cầu tích hợp CRM, phần mềm bán hàng hay không?
Buss Call cung cấp 4 gói tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Hãy tham khảo giá bên dưới bảng này hoặc truy cập vào Bảng giá tổng đài ảo để xem chi tiết:
- Gói Pro: giá 200.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
- Gói Business: giá 300.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
- Gói Enterprise giá 469.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
- Gói On-premise: liên hệ để được báo giá chi tiết
Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.
Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.
Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.
Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center
Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.
Kết luận: Tổng đài nội bộ – nền tảng liên lạc cho doanh nghiệp
Một hệ thống tổng đài nội bộ bài bản giúp doanh nghiệp:
- Liên lạc nội bộ mượt mà giữa các phòng ban, chi nhánh.
- Tiếp nhận và chăm sóc khách hàng tập trung, chuyên nghiệp.
- Kiểm soát chi phí liên lạc và đo lường hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Với tổng đài nội bộ ảo Buss Call, doanh nghiệp không cần đầu tư máy tổng đài cồng kềnh, dễ dàng mở rộng số lượng người dùng và tích hợp thêm các hệ thống như CRM, ERP, tổng đài đa kênh… chỉ với vài thao tác cấu hình.
Nếu bạn đang muốn đăng ký tổng đài nội bộ hoặc chuyển từ tổng đài cũ lên nền tảng tổng đài ảo hiện đại hơn, hãy liên hệ Buss Call để được tư vấn giải pháp chi tiết và xây dựng lộ trình triển khai phù hợp với mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp.
