NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT TRƯỚC KHI THUÊ TỔNG ĐÀI ẢO

Trong bối cảnh hiện nay, nhu cầu của doanh nghiệp về việc tối ưu hóa giao tiếp và tăng cường dịch vụ khách hàng ngày càng quan trọng. Và một trong những công cụ mạnh mẽ giúp đáp ứng điều này chính là tổng đài ảo. Tuy nhiên, trước khi quyết định thuê một dịch vụ tổng đài ảo, có những điều cần biết và xem xét cẩn thận. Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những yếu tố quyết định và cách lựa chọn đúng đắn để sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả nhất.

Xu hướng sử dụng tổng đài ảo hiện nay

Bối cảnh kinh doanh ngày nay đang chứng kiến sự chuyển đổi mạnh mẽ từ tổng đài truyền thống sang sử dụng phần mềm tổng đài ảo, và không thiếu lý do khiến doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp hiện đại này. Theo ước tính của Ballpark, việc chuyển đổi này không chỉ mang lại sự hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, với mức giảm từ 30-50%.

Theo đánh giá của Gartner, không chỉ là mức tiết kiệm ban đầu, giá của phần mềm tổng đài ảo còn có xu hướng giảm tới 5% hàng năm. Điều này tạo ra một lợi ích kéo dài theo thời gian, giúp doanh nghiệp duy trì mức chi phí hợp lý và dễ dàng quản lý ngân sách.

Không chỉ về chi phí, mà còn về thời gian, mỗi nhân viên cũng có thể tận hưởng lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo. Theo các nghiên cứu, mỗi nhân viên có thể tiết kiệm tới 32 phút mỗi ngày, giúp họ tập trung vào công việc chính mà không bị gián đoạn bởi các thủ tục hay lưu đồ cuộc gọi phức tạp.

Các số liệu thị trường cũng là minh chứng cho sự phổ biến và tiềm năng tăng trưởng của tổng đài ảo. Theo báo cáo của Global Market Insights, Inc, dự kiến đến năm 2025, thị phần toàn cầu của tổng đài ảo VoIP có thể đạt 55 tỷ USD. Đồng thời, báo cáo của Grand View Research dự đoán rằng vào năm 2027, quy mô thị trường phần mềm tổng đài ảo có thể lên đến 72,3 tỷ USD, là một dấu hiệu rõ ràng về sự gia tăng sức ảnh hưởng và tầm quan trọng của giải pháp này trong cộng đồng doanh nghiệp toàn cầu.

Lợi ích của doanh nghiệp khi thuê tổng đài ảo

• Thuê tổng đài ảo không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, ngăn chặn tình trạng máy bận và đảm bảo doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Thuê tổng đài ảo giúp gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành.
• Tính di động cao, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu có kết nối internet, giúp tăng cường sự linh hoạt trong công việc.
• Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi.
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng, tối ưu hoá quá trình làm việc.

Những điều cần biết trước khi thuê tổng đài ảo

Xác định nhu cầu sử dụng với tổng đài ảo

• Số lượng người dùng: Trước khi thuê tổng đài ảo, cần xem xét nhu cầu về số lượng người dùng để chọn được gói dịch vụ tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp
• Tính năng cần thiết: Có doanh nghiệp chỉ cần các tính năng cơ bản như nghe gọi nhưng cũng có doanh nghiệp cần thêm nhiều tính năng thông minh như gọi video, họp trực tuyến, tích hợp đa kênh (sms, email, zalo, messenger,…), tích hợp các hệ thống quản lý (CRM, ERP,…),…

Lựa chọn đầu số gắn với tổng đài ảo

• Đầu số 1900/1800: Đây là đầu số chỉ nhận cuộc gọi đến và người gọi là bên phải thanh toán cước phí.
• Đầu số cố định: Là các số điện thoại cố định thông thường, có định dạng bắt đầu bằng mã vùng khu vực. Đầu số cố định có thể vừa nhận cuộc gọi đến và gọi đi cho khách hàng.
• Voice Brandname: doanh nghiệp có thể hiển thị tên của mình khi gọi điện tới khách hàng.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

• Điện thoại IP (Internet Protocol): là loại điện thoại sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để truyền dữ liệu giọng nói qua giao thức internet.
• Softphone là một ứng dụng được cài đặt trên máy tính, laptop, smartphone, máy tính bảng cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi và sử dụng các tính năng của tổng đài ảo thông qua kết nối internet.

Trang bị đường truyền Internet

Trang bị một đường truyền internet đủ tốc độ, ổn định và bảo mật là một yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của việc thuê tổng đài ảo trong môi trường doanh nghiệp. Tính ổn định và đủ băng thông của đường truyền internet đặc biệt quan trọng để người dùng có trải nghiệm cuộc gọi mượt mà và không bị gián đoạn.

Nếu đường truyền internet gặp vấn đề, như tốc độ kém, sự chập chờn, hoặc ngắt quãng, có thể dẫn đến các vấn đề trong hoạt động của tổng đài ảo. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng và uy tín của doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Sau khi xác định nhu cầu sử dụng và ngân sách, bước quan trọng tiếp theo trong quá trình triển khai thuê tổng đài ảo là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Việc này đòi hỏi sự nghiên cứu, tìm hiểu và so sánh giữa các đơn vị trên thị trường để đưa ra lựa chọn thông tin và có lợi nhất. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu triển khai giải pháp tổng đài ảo tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hoặc bất kỳ đâu khác, Buss Call là đối tác đáng tin cậy. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn đến triển khai lắp đặt, giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ tiên tiến nhất và tận dụng tối đa tiềm năng của tổng đài ảo.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn