TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN CÀI CUỘC GỌI CHỜ TRONG TỔNG ĐÀI ẢO?

TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN CÀI CUỘC GỌI CHỜ TRONG TỔNG ĐÀI ẢO?
TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN CÀI CUỘC GỌI CHỜ TRONG TỔNG ĐÀI ẢO?

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, chỉ cần bỏ lỡ một cuộc gọi là doanh nghiệp có thể đánh mất một khách hàng tiềm năng. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổng đài ảo tích hợp tính năng cài cuộc gọi chờ, giải pháp giúp giữ chân khách hàng trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất vận hành của đội ngũ chăm sóc. Vậy tính năng này mang lại lợi ích gì? Tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm khách hàng hiện đại?

Cài cuộc gọi chờ là gì?

Cuộc gọi chờ (Call Waiting) là tính năng cho phép khách hàng được giữ máy trong khi tất cả các điện thoại viên đang bận. Hệ thống sẽ phát nhạc chờ hoặc thông báo định sẵn thay vì để cuộc gọi bị ngắt ngang hay báo máy bận.

Khái niệm cuộc gọi chờ trong hệ thống tổng đài ảo: Trong tổng đài ảo, cuộc gọi chờ được xử lý tự động thông qua hệ thống điện toán đám mây. Khi có nhiều cuộc gọi đồng thời đến, hệ thống sẽ tự động đưa những cuộc gọi chưa được tiếp nhận vào hàng chờ, giúp khách hàng không cảm thấy bị “bỏ rơi” và doanh nghiệp không bỏ lỡ cơ hội chăm sóc hoặc bán hàng.

Tính năng này thường đi kèm với các tùy chọn nâng cao như:

  • Phát nhạc chờ thương hiệu
  • Thông báo thời gian ước tính
  • Giữ hàng đợi theo thứ tự ưu tiên hoặc kỹ năng agent

Xem thêm: Dùng phần mềm bán hàng offline miễn phí có đủ để quản lý hiệu quả? 

Phân biệt với chuyển tiếp cuộc gọi và trả lời tự động

Phân biệt với chuyển tiếp cuộc gọi và trả lời tự động
Phân biệt với chuyển tiếp cuộc gọi và trả lời tự động
Tính năng Mục đích chính Cách hoạt động
Cài cuộc gọi chờ Giữ khách trên máy khi agent đang bận Phát nhạc/giọng nói giữ máy cho đến khi có agent rảnh
Chuyển tiếp cuộc gọi Chuyển cuộc gọi đến số khác (agent khác) Gọi tự động đến số điện thoại dự phòng hoặc theo luồng đã cài
Trả lời tự động (IVR) Hướng dẫn tự động trước khi gặp nhân viên Gợi ý bấm phím để chọn phòng ban, thao tác nhanh

Lợi ích khi cài cuộc gọi chờ cho doanh nghiệp

  • Tránh mất khách hàng khi tổng đài bận
  • Tăng độ chuyên nghiệp & trải nghiệm người gọi
  • Tạo cơ hội upsell thông qua nhạc chờ hoặc tin nhắn tùy chỉnh
  • Giảm tỷ lệ rớt cuộc gọi, tăng khả năng chốt đơn

Cách cài cuộc gọi chờ tổng đài ảo

Cách cài cuộc gọi chờ tổng đài ảo
Cách cài cuộc gọi chờ tổng đài ảo

Để cài cuộc gọi chờ trên tổng đài ảo, bạn cần thực hiện các bước sau: đăng ký dịch vụ tổng đài ảo, lựa chọn gói dịch vụ và đầu số phù hợp, sau đó tiến hành cài đặt các tính năng như cuộc gọi chờ, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, … theo hướng dẫn của nhà cung cấp. 

Chi tiết các bước cài đặt:

Bước 1: Đăng ký dịch vụ tổng đài ảo:

  • Đầu tiên, bạn cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo uy tín, có thể tham khảo các nhà cung cấp như Buss Call.
  • Sau đó, bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình, bao gồm cả số lượng cuộc gọi, tính năng cần thiết, và thời gian sử dụng.
  • Tiếp theo, bạn chọn đầu số cho tổng đài ảo của mình, có thể là số cố định hoặc số di động, tùy theo nhu cầu và quy định của nhà cung cấp.

Bước 2: Cài đặt các tính năng:

  • Sau khi đăng ký, bạn sẽ được cung cấp một giao diện quản trị để thiết lập các tính năng cho tổng đài ảo.
  • Trong giao diện này, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn để bật/tắt cuộc gọi chờ, thiết lập lời chào, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến các số nội bộ, …
  • Bạn cần làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp để bật tính năng cuộc gọi chờ và cấu hình các cài đặt liên quan.

Bước 3: Kiểm tra và sử dụng:

  • Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn nên thực hiện một số cuộc gọi thử để kiểm tra xem các tính năng đã hoạt động đúng như mong muốn hay chưa.
  • Nếu có bất kỳ vấn đề gì, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp để được trợ giúp. 

Xem thêm: Tổng đài IP có cần đường truyền riêng không?

Một số lưu ý khi cài cuộc gọi chờ

Một số lưu ý khi cài đặt cuộc gọi chờ
Một số lưu ý khi cài đặt cuộc gọi chờ

Cài cuộc gọi chờ đúng cách không chỉ giúp tối ưu hiệu suất chăm sóc khách hàng mà còn tránh gây khó chịu cho người gọi. Dưới đây là những yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý:

Thời lượng chờ lý tưởng: Bao nhiêu giây là vừa?

Thời gian khách hàng sẵn sàng chờ trung bình dao động từ 20 – 60 giây.

  • Dưới 30 giây: Lý tưởng nhất, ít gây khó chịu.
  • 30 – 60 giây: Có thể chấp nhận nếu có âm thanh chờ hấp dẫn hoặc thông báo hữu ích.
  • Trên 60 giây: Rủi ro cao bị ngắt cuộc, nên kèm tính năng nhắc gọi lại hoặc chuyển sang agent khác.

Gợi ý: Nên thiết lập cảnh báo nội bộ để ưu tiên xử lý những cuộc gọi chờ quá lâu.

Nên dùng nhạc hay thông báo chờ?

Cả hai đều có thể hiệu quả nếu được sử dụng đúng cách:

Loại âm thanh Ưu điểm Gợi ý sử dụng
Nhạc chờ Tạo cảm giác thư giãn, chuyên nghiệp Dùng với thời lượng chờ ngắn, ưu tiên giai điệu nhẹ nhàng, không gây căng thẳng
Thông báo chờ Truyền đạt thông tin hoặc hướng dẫn Thích hợp để giới thiệu chương trình khuyến mãi, định hướng khách bấm phím hoặc cung cấp thời gian chờ ước tính

Lưu ý: Không phát lặp đi lặp lại một đoạn quá ngắn, dễ gây khó chịu.

Lỗi thường gặp khi cài đặt và cách khắc phục

Lỗi phổ biến Nguyên nhân Cách khắc phục
Không có nhạc hoặc âm thanh chờ Chưa thiết lập file âm thanh Kiểm tra cấu hình hoặc nhờ đơn vị cung cấp hỗ trợ upload nhạc chờ
Gọi vào bị ngắt sau vài giây chờ Thời gian timeout quá ngắn Tăng giới hạn thời gian chờ trong hệ thống (thường là 30–60s)
Nhạc bị rè, chất lượng kém File âm thanh sai định dạng hoặc bitrate thấp Sử dụng file mp3/wav đúng chuẩn, ưu tiên định dạng mono, 8000 Hz
Agent không nhận biết có cuộc chờ Thiếu cảnh báo nội bộ Bật tính năng pop-up, âm báo hoặc ưu tiên hàng đợi cho nhóm agent

Tạm kết

Trong một hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại, cài cuộc gọi chờ không chỉ là một tính năng bổ trợ, mà là điểm chạm then chốt thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết đồng hành của doanh nghiệp với từng khách hàng. Việc thiết lập và vận hành đúng cách không chỉ giúp hạn chế mất cơ hội kinh doanh mà còn góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt người dùng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng tổng đài ảo hoặc có kế hoạch triển khai trong thời gian tới, đừng bỏ qua tính năng cuộc gọi chờ, hãy lựa chọn Buss Call để được hỗ trợ cấu hình nhanh chóng, linh hoạt và tối ưu. Đừng quên kết hợp thêm các giải pháp như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp linh hoạt, IVR thông minh… để xây dựng một hệ sinh thái chăm sóc khách hàng toàn diện, hiệu quả và sẵn sàng bứt phá.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *