Với nhu cầu quản lý cuộc gọi tập trung và nâng cao hiệu quả tư vấn khách hàng, Công ty Cổ phần Địa Ốc VNT đã triển khai hệ thống tổng đài Buss Call với quy mô 25 user. Vậy giải pháp này mang lại những lợi ích gì cho hoạt động liên lạc, kinh doanh và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Giới thiệu đôi nét về Công Ty Cổ Phần Địa Ốc VNT
Công ty Cổ phần Địa Ốc VNT là doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực bất động sản. Trong quá trình phát triển, đơn vị đã ghi dấu ấn tại nhiều thị trường như Phú Quốc, Hà Nội, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Thanh Hóa, Hà Nam và Bắc Giang.
Với phương châm “Kết sức mạnh, nối thành công”, Địa Ốc VNT luôn chú trọng xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, lấy sự tận tâm, uy tín và chất lượng dịch vụ làm nền tảng cho hành trình phát triển.
Định hướng hoạt động của doanh nghiệp được xây dựng trên bốn giá trị cốt lõi: Nhân – Tín – Tâm – Tầm. Trong đó, chữ “Nhân” đề cao tinh thần nhân ái và sự gắn kết; chữ “Tín” thể hiện trách nhiệm với những cam kết và uy tín đã xây dựng; chữ “Tâm” đặt sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm trong mọi hoạt động; còn chữ “Tầm” định hình tư duy chiến lược và khả năng thích ứng trước những chuyển biến của thị trường.
Trên chặng đường phát triển, Địa Ốc VNT không ngừng hoàn thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao năng lực quản trị và chuẩn hóa quy trình vận hành, hướng đến mục tiêu mang lại những giá trị thiết thực cho khách hàng, đối tác và xây dựng nền tảng phát triển bền vững.
Những thách thức trong quá trình chăm sóc khách hàng tại Địa Ốc VNT
Khi thị trường ngày càng mở rộng, Địa Ốc VNT đứng trước thách thức chuẩn hóa hệ thống giao tiếp: từ quản lý tương tác tập trung, tối ưu phối hợp nội bộ đến kiểm soát chất lượng tư vấn của đội ngũ chuyên viên. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp phải đối mặt với một số thách thức đáng chú ý:
Khó quản lý và điều phối cuộc gọi: Với lượng cuộc gọi tư vấn phát sinh mỗi ngày, việc tiếp nhận và quản lý theo phương thức thủ công khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi hoạt động của từng nhân sự.
Thiếu dữ liệu tập trung để đánh giá hiệu suất: Khi thông tin cuộc gọi được quản lý rời rạc, nhà quản lý phải dành nhiều thời gian tổng hợp và đối chiếu dữ liệu. Điều này gây khó khăn trong việc đánh giá chất lượng tư vấn, theo dõi hiệu suất nhân sự và kịp thời phát hiện những điểm cần cải thiện.
Trùng lặp và chồng chéo khách hàng: Thiếu cơ chế phân bổ và lưu trữ lịch sử khiến nhiều nhân sự cùng tiếp cận một khách hàng. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn làm phiền khách, ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Thất thoát dữ liệu khi biến động nhân sự: Thông tin khách hàng lưu trên thiết bị cá nhân hoặc Excel rời rạc rất dễ thất lạc. Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp khó bàn giao và duy trì kết nối liền mạch với khách hàng.
Buss Call – Giải pháp tổng đài được Địa Ốc VNT tin tưởng lựa chọn
Trước những thách thức trong quá trình chăm sóc khách hàng, Địa Ốc VNT nhận thấy sự cần thiết của một hệ thống liên lạc tập trung, vừa đáp ứng nhu cầu nghe gọi hằng ngày vừa hỗ trợ chuẩn hóa quy trình tư vấn và nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ kinh doanh.
Sau quá trình tìm hiểu và đánh giá, Địa Ốc VNT đã tin tưởng lựa chọn giải pháp tổng đài ảo Buss Call với quy mô 25 user. Đội ngũ kỹ thuật VOIP24H đã trực tiếp đến doanh nghiệp để khảo sát, triển khai và cấu hình hệ thống theo nhu cầu vận hành thực tế, góp phần xây dựng quy trình liên lạc đồng bộ và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.
Từ thách thức đến chuẩn hóa: Địa Ốc VNT sau triển khai Buss Call 25 User
Sau một thời gian đưa hệ thống tổng đài Buss Call vào vận hành, hoạt động liên lạc và quản lý đội ngũ kinh doanh tại Địa Ốc VNT đã ghi nhận những chuyển biến tích cực.
Quản lý hoạt động liên lạc tập trung: Tất cả các hoạt động gọi đến và gọi đi của 25 user được quản lý trên cùng một hệ thống. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng cuộc gọi, nắm bắt hoạt động của đội ngũ kinh doanh và chủ động điều phối nhân sự khi cần thiết.
Hạn chế bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng tiềm năng: Với các tính năng định tuyến cuộc gọi, IVR,… hệ thống hỗ trợ chuyển cuộc gọi đến nhân sự hoặc bộ phận phụ trách phù hợp. Các cuộc gọi nhỡ cũng được ghi nhận để đội ngũ chủ động liên hệ lại, hạn chế bỏ sót cơ hội tư vấn.
Lưu lịch sử rõ ràng: Lịch sử và ghi âm cuộc gọi được lưu trữ tập trung, giúp nhân sự thuận tiện tra cứu những nội dung đã trao đổi trước đó.
Đánh giá hiệu suất minh bạch: Thông qua báo cáo và thống kê nhà quản lý có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời lượng tư vấn và tình trạng tiếp nhận của từng nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có thêm cơ sở để đánh giá hiệu suất, kiểm soát chất lượng tư vấn và điều chỉnh quy trình vận hành.
Mở rộng nhanh chóng: Tổng đài ảo là phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây cho phép Địa Ốc VNT linh hoạt bổ sung máy nhánh khi mở rộng đội ngũ kinh doanh hoặc phát triển thêm chi nhánh. Doanh nghiệp có thể tăng quy mô sử dụng mà không cần đầu tư lại toàn bộ hệ thống tổng đài, giúp tiết kiệm thời gian triển khai và đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển trong tương lai.
Kết luận
Việc triển khai hệ thống tổng đài ảo Buss Call 25 user đánh dấu bước tiến quan trọng trong hành trình chuẩn hóa hoạt động liên lạc và CSKH tại Địa Ốc VNT. Từ những thách thức trong quản lý cuộc gọi, lưu trữ thông tin đến giám sát đội ngũ, doanh nghiệp đã từng bước xây dựng quy trình vận hành tập trung, đồng bộ và linh hoạt hơn.
Tôi là Lương Nhi – BTV tại Buss Call, chuyên về chuyển đổi số và giải pháp liên lạc đám mây, giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả và tăng năng suất vượt trội.
