Giới thiệu các chức năng cơ bản của một tổng đài điện thoại chuẩn

Các chức năng cơ bản của tổng đài bao gồm như call transfer, call Pickup, call forward, Music on Hold, Backlist, Pin Code.

Call Transfer (chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ)

Chức năng “Call transfer” là khả năng chuyển cuộc gọi nội bộ đến một máy nhánh khác. Ví dụ, khi máy 101 đang nghe cuộc gọi và muốn chuyển cuộc gọi đến máy 102, chúng ta sử dụng chức năng này.

Có hai loại chuyển cuộc gọi:

1. Blind call transfer (Chuyển cuộc gọi mà không quan tâm tới tình trạng của máy nhánh được chuyển):

Loại chuyển cuộc gọi này không quan tâm tới tình trạng của máy nhánh được chuyển. Đặc điểm của loại chuyển cuộc gọi này là trong trường hợp máy được chuyển đang bận hoặc không có ai trả lời, người chuyển cũng không biết điều này xảy ra. Do đó, cuộc gọi có thể bị gián đoạn.

Cách thực hiện:

• Trên màn hình hoặc bàn phím điện thoại (tùy thuộc vào dòng điện thoại), nhấn nút “Transfer” hoặc “Trsf”.
• Nhập số máy nhánh cần chuyển cuộc gọi.
• Nhấn nút “Transfer” một lần nữa để hoàn tất quá trình chuyển cuộc gọi.

2. Attended call transfer (Chuyển cuộc gọi với kiểm tra tình trạng máy được chuyển):

Loại chuyển cuộc gọi này được thực hiện sau khi kiểm tra tình trạng máy nhánh được chuyển hoặc trao đổi trước với người được chuyển cuộc gọi. Thường được sử dụng cho các máy thuộc bộ phận tiếp tân. Trong trường hợp máy nhánh được chuyển đang bận hoặc không nghe máy, cuộc gọi sẽ được trả về cho người chuyển.

Cách thực hiện:

• Nhấn phím “*2” trên bàn phím điện thoại.
• Nhập số máy nhánh cần chuyển cuộc gọi.
• Nhấn phím “#” để hoàn tất quá trình chuyển cuộc gọi.

Ví dụ, khi máy 101 đang nghe cuộc gọi và muốn chuyển cho máy 102, hãy nhấn “*2 + 102 #”. Nếu máy 102 đang bận hoặc không nghe máy, cuộc gọi sẽ trở lại máy 101. Ngoài ra, máy 101 cũng có thể trao đổi trước với máy 102 để xác nhận liệu máy 102 có muốn nhận cuộc gọi hay không trước khi thực hiện chuyển cuộc gọi.

 

Call pickup (rước cuộc gọi, cướp cuộc gọi)

Chức năng “Call Pickup” là khả năng rước cuộc gọi (cướp cuộc gọi) đang đổ chuông ở một máy khác. Ví dụ, khi line 102 đang reng chuông, người ngồi line 101 có thể thực hiện rước cuộc gọi để nói chuyện với khách hàng.

Có hai loại rước cuộc gọi:

1. Call Pickup (trực tiếp):

Loại rước cuộc gọi này cho phép rước cuộc gọi trực tiếp từ một line cụ thể. Ví dụ, người ngồi line 101 muốn rước cuộc gọi từ line 102.

Thao tác: Nhấn ##102#

2. Call Pickup Group (theo nhóm):

Trong trường hợp bạn có một nhóm gồm 10 người làm việc trong phòng sales, và khi có cuộc gọi reng đổ vào các máy trong nhóm mà không ai nhận máy, việc để khách hàng chờ lâu có thể khiến họ tắt máy. Để giải quyết tình huống này, bạn cần rước cuộc gọi ngay lập tức, nhưng bạn không nhớ rõ máy nào đang reng là line số mấy. Chức năng “Call Pickup Group” sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Khai báo các line vào một nhóm (101 đến 109).

Thao tác: Nhấn *8# (để rước bất kỳ cuộc gọi nào đang reng trong nhóm này)

Các tính năng này sẽ có trong hệ thống điện thoại của doanh nghiệp nếu bạn sử dụng giải pháp Tổng đài ảo tại BUSS CALL. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ tư vấn bạn 24/7, bao gồm cả ngày Lễ.

 

Call forward (chuyển cuộc gọi)

Chức năng “Call Forward” là khả năng chuyển cuộc gọi từ máy điện thoại bàn sang di động cá nhân hoặc email. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể cài đặt các hướng chuyển cuộc gọi khác nhau.

Bạn có thể thiết lập điều kiện chuyển cuộc gọi sang thiết bị khác như sau:

1. Luôn luôn chuyển: Mọi cuộc gọi sẽ tự động được chuyển sang thiết bị khác.
2. Máy bận: Chỉ chuyển cuộc gọi khi máy điện thoại bàn đang bận.
3. Không trả lời: Chỉ chuyển cuộc gọi khi không có ai trả lời máy điện thoại bàn.
4. Đổ chuông bao nhiêu giây: Chỉ chuyển cuộc gọi sau một khoảng thời gian xác định đổ chuông.

Bạn có thể chọn phương tiện chuyển cuộc gọi như sau:

1. Chuyển cuộc gọi ra số di động: Cuộc gọi sẽ được chuyển đến số điện thoại di động cá nhân của bạn.
2. Chuyển cuộc gọi đi line khác: Cuộc gọi sẽ được chuyển đến một máy điện thoại bàn khác trong cùng hệ thống.

Để thiết lập chức năng “Call Forward”, bạn chỉ cần nhấn vào nút “Call Forward” trên máy điện thoại bàn và làm theo hướng dẫn để chọn các tùy chọn phù hợp.

 

Caller ID (hiển thị số gọi đến)

Chức năng Caller ID cho phép hiển thị số điện thoại của khách hàng gọi đến trên màn hình điện thoại, softphone hoặc các phần mềm hiển thị thông tin. Điều này giúp bạn nhận biết và xác định số điện thoại của người gọi trước khi trả lời cuộc gọi. Chức năng này đã được cài đặt sẵn trên tổng đài, bạn không cần phải thao tác gì thêm để sử dụng nó.

 

Music On Hold (nhạc chờ khi gọi đến)

Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp của bạn, có thể xảy ra tình huống cuộc gọi chưa được kết nối như máy đang đổ chuông, máy bận hoặc không có ai trực máy. Thay vì để khách hàng nghe tiếng bíp bíp buồn chán, bạn có thể sử dụng chức năng Music On Hold – nhạc chờ. Bạn có thể sử dụng nhạc chờ mặc định có sẵn trên tổng đài hoặc nếu bạn muốn sử dụng nhạc chờ riêng, bạn có thể gửi bản nhạc cho chúng tôi tại BUSS CALL và chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tải lên tổng đài và sử dụng nhạc chờ theo ý thích của bạn.

 

Call out pin (đặt pin cho các line gọi ra ngoài)

Để kiểm soát việc sử dụng cước gọi ra ngoài công việc của nhân viên, bạn có thể sử dụng chức năng đặt mã pin cho các line gọi ra. Khi áp dụng chức năng này, chỉ khi nhân viên nhập đúng mã pin, cuộc gọi ra mới được thực hiện. Điều này giúp hạn chế và kiểm soát cước gọi không liên quan đến công việc.

Bạn có thể tạo nhiều mã pin khác nhau để cấp cho từng nhân viên hoặc nhóm người sử dụng. Điều này giúp bạn quản lý và theo dõi việc sử dụng cước gọi ra ngoài một cách hiệu quả.

 

Call blacklist (chặn cuộc gọi vào)

Bạn sẽ sử dụng tính năng này khi nào?

• Khách hàng gọi vào phá rối (nhiều đầu số 1800 gọi vào miễn phí nên khách hàng gọi vào phá rối).
• Đối thủ gọi vào phá rối.

=> Bạn phải đưa những số điện thoại nào blacklist để lần sau họ gọi lên không còn được kết nối vào tổng đài nữa => hạn chế phiền hà

1. Chặn và mở số trên điện thoại IP Chặn Số:

Bước 1: Bấm mã *30 + nút gọi => truy cập đến chức năng chặn số.

Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần chặn kết thúc bằng phím #.

Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1.

Xóa số khỏi danh sách chặn:

Bước 1: Bấm mã *31 + nút gọi => truy cập đến chức năng mở chặn số.

Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần mở kết thúc bằng phím #.

Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1.

2. Chặn và mở số từ tài khoản trên web

Chặn số

Chọn vào số đã bị chặn bấm vào biểu tượng delete để xóa.

 

Tất cả tính năng trên đều có tính ứng dụng rất cao. Tổng đài ảo của Buss Call còn rất nhiều tính năng nổi bật hơn như định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm cuộc gọi, lời chào tổng đài,… Hãy đăng ký sử dụng giải pháp của chúng tôi vào doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay bằng cách liên hệ với Buss Call. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 kể cả ngày lễ.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.