Call Center đáp ứng nhu cầu công nghệ tổng đài cho doanh nghiệp

Hiện nay, xu hướng công nghệ đang làm mưa làm gió trong thế giới doanh nghiệp là giải pháp tổng đài Call Center, đáp ứng đồng thời nhu cầu chăm sóc khách hàng và hoạt động kinh doanh bán hàng. Đây là lựa chọn thông minh và phù hợp để các doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng và thích ứng với yêu cầu kịp thời của thị trường.

Các lợi ích của tổng đài Call Center mang đến cho doanh nghiệp

Công nghệ tổng đài Call Center mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

1. Kiểm soát chất lượng cuộc gọi: Giúp theo dõi và đánh giá chất lượng các cuộc gọi chăm sóc khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả của dịch vụ.
2. Lưu trữ thông tin chi tiết: Hệ thống lưu trữ thông tin lịch sử giao dịch với khách hàng, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu và cung cấp hỗ trợ chính xác.
3. Điều chỉnh dịch vụ kịp thời: Dựa vào phản hồi từ khách hàng và dữ liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chất lượng dịch vụ nhanh chóng và linh hoạt.
4. Tăng sự nhận diện thương hiệu: Tổng đài Call Center là kênh giao tiếp trực tiếp với khách hàng, giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả.
5. Thúc đẩy doanh số bán hàng: Tích hợp các chức năng quảng cáo và chăm sóc khách hàng giúp tăng doanh số bán hàng và tiếp cận thị trường mục tiêu.
6. Thu thập thông tin và phản hồi: Hệ thống giúp thu thập thông tin từ khách hàng và phản hồi về dịch vụ, từ đó cải thiện chất lượng và phát triển khách hàng tiềm năng.
7. Xử lý yêu cầu nhanh chóng: Các tổng đài viên được hỗ trợ công nghệ tiên tiến giúp xử lý yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

 

Các loại tổng đài Call Center phổ biến 

Tổng đài Call Center nội bộ:

Điện thoại nội bộ đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp, và việc xây dựng hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động một cách dễ dàng.

Tổng đài Call Center thuê ngoài:

Mô hình này cho phép doanh nghiệp thuê một đơn vị dịch vụ để triển khai giải pháp Call Center, bao gồm xử lý các cuộc gọi inbound, outbound hoặc cả hai. Mô hình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, bao gồm đào tạo, đầu tư cơ sở hạ tầng và công nghệ.

Tổng đài Call Center nước ngoài:

Mô hình này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp quốc tế nhằm tối ưu hóa chi phí và đảm bảo dịch vụ hoạt động liên tục 24/7. Điểm đặc biệt của mô hình này là doanh nghiệp cần có nhân lực có thể giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ và đào tạo nhân sự cần chất lượng để mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Tổng đài ảo:

Mô hình tổng đài ảo được xây dựng và vận hành trên nền tảng công nghệ đám mây, cho phép hoạt động không giới hạn phạm vi địa lý. Áp dụng mô hình tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường nhờ khả năng tiếp cận nhiều thị trường trên thế giới.

 

Cách thức hoạt động của dịch vụ tổng đài Call Center

Giải pháp Call Center hoạt động theo chuỗi khép kín của các quy trình cuộc gọi, đòi hỏi sự phân rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, bao gồm Inbound (Frontline) và Outbound (Backline).

Inbound Call Center (Frontline):

Frontline là kênh tiếp nhận và giải quyết tất cả cuộc gọi đến tổng đài. Khi khách hàng thực hiện cuộc gọi vào, tổng đài viên (Agent Frontline) tiếp nhận thông tin và hỗ trợ giải quyết yêu cầu của khách hàng. Thông tin này được nhập liệu vào hệ thống CRM để quản lý lịch sử cuộc gọi và cải thiện dịch vụ khách hàng. Giải pháp Call Center cũng giúp truy xuất báo cáo, thống kê khách hàng tiềm năng và tổng số lượng đơn hàng (AHT) thông qua dữ liệu nhập vào CRM.

Outbound Call Center:

Outbound call center thực hiện cuộc gọi đến khách hàng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động telesales và telemarketing của doanh nghiệp. Telemarketing tìm kiếm thông tin, khảo sát và thu thập ý kiến từ khách hàng. Telesales tận dụng dữ liệu này để thực hiện hoạt động telesales. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn khách hàng, tiết kiệm chi phí đầu tư. Công nghệ Auto call nổi bật trong Outbound cho phép tự động gọi điện và khảo sát khách hàng dựa trên kịch bản hoặc đoạn ghi âm sẵn có. Nó giúp doanh nghiệp xác định nhóm khách hàng có nhu cầu và giảm chi phí đầu tư nhân sự và thời gian cho hoạt động gọi điện thoại quảng cáo. Giải pháp Auto call cũng hỗ trợ tiến hành đồng thời hơn 10.000 cuộc gọi, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.

 

Cách thức xây dựng Call Center

Để xây dựng hoặc thiết lập một giải pháp Call Center. Doanh nghiệp phải chuẩn bị những  nền tảng cơ sở hạ tầng và nhân sự phù hợp. Cụ thể như:

Cơ sở hạ tầng

– Phần cứng gồm:

+ Tổng đài PBX, Avaya, Asterisk…

+ Cáp mạng, switch, router… (hệ thống truyền dẫn)

+ IP phone

+ Hệ thống máy tính

+ Tai nghe chuyên dụng cho tổng đài viên

– Phần mềm gồm:

+ Hệ thống ghi âm các cuộc gọi

+ Các phần mềm cần thiết. Như CRM, Chat, KMS, TICKET,…

 

Các rủi ro thường gặp khi tổng đài Call Center riêng do doanh nghiệp thiếp lập 

Khi doanh nghiệp tự xây dựng giải pháp Call Center riêng, có thể đối mặt với các rủi ro sau:

1. Thiếu kinh nghiệm thiết lập hệ thống Call Center chuyên nghiệp, dẫn đến việc thiếu biện pháp xử lý trong trường hợp các cuộc gọi gia tăng đột biến.
2. Thiếu nội dung, kịch bản cài đặt sẵn cho hệ thống Call Center, gây khó khăn trong việc xử lý cuộc gọi hiệu quả.
3. Chưa xây dựng được các chính sách, quy định và đào tạo cụ thể cho các tổng đài viên, gây thiếu chuyên nghiệp trong quá trình xử lý cuộc gọi từ khách hàng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ để đảm bảo vận hành thuận lợi nhất. VOIP24H với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, luôn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP dựa trên nền tảng điện toán đám mây để xây dựng các giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm cả giải pháp Call Center.

Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.

 

BUSS CALL cung cấp giải pháp call center cho doanh nghiệp

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp công nghệ, Buss Call luôn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về tổng đài cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây tại Việt Nam. Trong đó có giải pháp Call Center được trang bị với nhiều ưu điểm:

1. Quản lý số liệu và thông tin khách hàng: Tạo điều kiện thuận lợi để quản lý dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả và tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
2. Bảo mật và liên kết dữ liệu: Đảm bảo tính bảo mật và an toàn của dữ liệu khách hàng, từ đó xây dựng mối liên kết chặt chẽ với khách hàng.
3. Tạo trải nghiệm chăm sóc chuyên nghiệp đến khách hàng: Đem đến trải nghiệm chất lượng cao trong việc chăm sóc và hỗ trợ khách hàng.
4. Làm việc linh hoạt ở mọi không gian: Vận hành Call Center dễ dàng và linh hoạt từ bất kỳ địa điểm nào với hệ thống điện toán đám mây.
5. Ổn định và an toàn: Hệ thống máy chủ được đặt ở các Data center lớn, đảm bảo độ ổn định và an toàn. Thời gian Uptime cam kết lên đến 99,9%.
6. Hỗ trợ tư vấn 24/7/365: Đội ngũ chăm sóc khách hàng và kỹ thuật viên luôn sẵn sàng hỗ trợ qua Hotline 1900.2002 cả online và offline.

Doanh nghiệp nên tìm đến Buss Call – đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ để đảm bảo vận hành thuận lợi nhất. Chúng tôi luôn tự hào là đơn vị hàng đầu ứng dụng công nghệ VOIP dựa trên nền tảng điện toán đám mây để xây dựng các giải pháp tổng đài cung cấp cho doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó bao gồm cả giải pháp Call Center.

Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi. Bộ phận chăm sóc khách hàng đã sẵn sàng để hỗ trợ khách hàng 24/7.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.