Tổng Đài Cloud Và Vai Trò Kết Nối Doanh Nghiệp Hiện Đại

Đa số doanh nghiệp ngày nay có nhiều lựa chọn về hệ thống liên lạc. Một số ưa thích sở hữu và đầu tư cơ sở hạ tầng, trong khi những doanh nghiệp khác chọn công nghệ thoại đám mây tiết kiệm chi phí và linh hoạt. Hãy cùng BUSS CALL tìm hiểu chi tiết vấn đề này.

Tổng đài Cloud và Cloud phone là gì? Hai khái niệm này có giống nhau không?

Tổng đài Cloud

Tổng đài Cloud là một dịch vụ tổng đài ảo được lưu trữ trên môi trường điện toán đám mây (hay còn gọi là môi trường Internet). Hoạt động tương tự như tổng đài truyền thống, nhưng khác biệt ở chỗ không cần phải xây dựng hạ tầng phức tạp mà thay vào đó, tất cả đều được thực hiện qua Internet.

Dựa trên giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol), tổng đài Cloud chỉ cần kết nối Internet đáng tin cậy để thiết lập một hệ thống điện thoại tổng đài có thể hoạt động trên toàn cầu.

Một ví dụ để minh họa: Trước kia, để truyền tin tức quan trọng, chúng ta phải dùng bồ câu đưa thư hoặc người ngựa truyền đạt. Còn ngày nay, Internet đã thay thế và giúp thực hiện tất cả những việc đó trong tích tắc, thông qua điện thoại thông minh và các ứng dụng như Zalo, Facebook, Snapchat, Line, Viber,… với chi phí rẻ hơn.

Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud và Cloud phone phân biệt như thế nào?

Thực tế, ba khái niệm này có ý nghĩa tương đồng.

Tuy nhiên, có thể dễ dàng nhầm lẫn Cloud phone là một loại điện thoại dùng trong hệ thống tổng đài ảo. Thực chất, Cloud phone đề cập đến một nền tảng điện thoại sử dụng công nghệ VoIP, được cung cấp bởi bên thứ ba cho doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ viễn thông. Do đó, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud và Cloud phone mà không lo bị hiểu nhầm hoặc sử dụng sai dịch vụ.

 

Nguyên lý hoạt động của tổng đài cloud

Doanh nghiệp sẽ tự trang bị điện thoại IP riêng của mình.

Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ cài đặt phần mềm và cấu hình để kết nối với hạ tầng của họ. Nhờ cách này, doanh nghiệp không cần đầu tư vào tổng đài vật lý phức tạp và tốn kém, mà vẫn có thể sử dụng tổng đài ảo như một tổng đài truyền thống với sự linh hoạt tuyệt đối.

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy có cách thức hoạt động khác biệt. Thay vì hoạt động qua mạng lưới như các tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động thông qua mạng LAN, WAN, hay tổng quát là qua INTERNET.

 

Đối tượng khách hàng

Trong vài năm gần đây, dịch vụ tổng đài ảo đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp. Đối tượng khách hàng chủ yếu sử dụng tổng đài ảo bao gồm:

1. Các tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần thiết lập tổng đài điện thoại riêng mà không có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp. Tổng đài riêng này hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng, và tiếp thị sản phẩm, dịch vụ của công ty qua điện thoại.
2. Các bộ phận chăm sóc hỗ trợ khách hàng, kinh doanh, marketing, và bán hàng trực tuyến của các doanh nghiệp, cửa hàng, siêu thị,…

 

Lợi ích của tổng đài cloud trong việc kết nối doanh nghiệp

1. Tiết kiệm chi phí

Không cần đầu tư vào hệ thống tổng đài vật lý cồng kềnh. Tất cả công việc quản trị và cấu hình được thực hiện qua internet với trình duyệt web, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp. Cuộc gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí, giúp tiết kiệm cước lên đến 50%.

2. Không cần nhân viên kỹ thuật (IT)

Giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự và bảo trì hệ thống, vì việc bảo trì và khắc phục sự cố sẽ được đơn vị cung cấp hệ thống thực hiện trên hạ tầng của họ.

3. Ghi âm cuộc gọi và thống kê

Cuộc gọi của nhân viên với khách hàng sẽ được ghi âm lại toàn bộ, hỗ trợ chăm sóc khách hàng và kiểm tra quá trình tư vấn. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên qua việc thống kê số lượng cuộc gọi vào ra từ Cloud phone.

4. Dễ dàng nâng cấp mở rộng

Việc mở rộng hệ thống dễ dàng và đơn giản, không cần hỗ trợ từ nhân viên IT khi có thêm nhân sự hoặc chi nhánh mới.

5. Kết nối phần mềm và hỗ trợ đa nền tảng

Tổng đài Cloud cung cấp API để kết nối với các phần mềm bán hàng, CRM, ERP trong nội bộ doanh nghiệp. Hỗ trợ đa nền tảng trên máy vi tính, laptop, điện thoại thông minh giúp nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng từ bất kỳ đâu với kết nối internet.

6. An toàn ổn định

Hệ thống tổng đài ảo đảm bảo độ ổn định và an toàn, cho phép doanh nghiệp hoạt động liên tục 24/7 nếu cần.

Nếu doanh nghiệp của bạn còn thắc mắc về Tổng đài ảo và muốn tư vấn giải pháp, hãy nhanh chóng liên hệ với BUSS CALL theo thông tin bên dưới.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.