Trong kỷ nguyên số, tốc độ kết nối và quản lý thông tin là chìa khóa vận hành sống còn của mọi doanh nghiệp. Không nằm ngoài xu hướng đó, Fr. Meyer’s Sohn đã quyết định nâng cấp hệ thống giao tiếp toàn diện bằng giải pháp tổng đài ảo Buss Call từ VoIP24H. Bước đi chiến lược này đã tối ưu hóa quy trình phối hợp nội bộ và nâng tầm trải nghiệm khách hàng như thế nào? Hãy cùng khám phá ngay sau đây.
Giới thiệu về Fr. Meyer’s Sohn
Fr. Meyer’s Sohn (FMS) là một trong những tập đoàn logistics lâu đời và uy tín hàng đầu thế giới, có trụ sở chính tại Hamburg, Đức. Với hơn 125 năm hình thành và phát triển, FMS đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường quốc tế thông qua mạng lưới kết nối rộng khắp tại hơn 35 quốc gia.
Không chỉ cung cấp các dịch vụ vận tải đa phương thức như đường biển, hàng không và đường bộ, FMS còn được biết đến là đơn vị chuyên thiết kế các giải pháp chuỗi cung ứng tối ưu cho từng nhu cầu riêng biệt. Đặc biệt, doanh nghiệp giữ vị thế nổi bật trong phân khúc vận chuyển lâm sản và các mặt hàng công nghiệp đặc thù.
Hiện nay, FMS sở hữu mạng lưới hoạt động toàn cầu với 65 văn phòng, bao gồm cả Việt Nam. Tại thị trường Việt Nam, FMS mang đến giá trị khác biệt nhờ sự kết hợp giữa kinh nghiệm quốc tế dày dặn, năng lực vận hành chuyên sâu và khả năng cá nhân hóa dịch vụ theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Với triết lý hoạt động minh bạch, hiệu quả và lấy khách hàng làm trọng tâm, FMS không ngừng cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm mang đến những giải pháp logistics tối ưu, phù hợp và đáng tin cậy cho khách hàng.
Thách thức trong quản lý hệ thống liên lạc doanh nghiệp
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực logistics, Fr. Meyer’s Sohn thường xuyên phải xử lý khối lượng lớn thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác, lịch trình vận chuyển và các bộ phận vận hành. Khi nhu cầu kết nối ngày càng tăng, việc xây dựng một hệ thống liên lạc tập trung, nhanh chóng và chính xác trở thành bài toán quan trọng trong quá trình tối ưu vận hành.
Số lượng cuộc gọi lớn dễ khiến thông tin bị phân tán, gây khó khăn trong việc theo dõi lịch sử liên hệ và quản lý dữ liệu cuộc gọi. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các bộ phận, làm chậm quá trình xử lý công việc và tăng nguy cơ bỏ sót những thông tin quan trọng trong quá trình chăm sóc khách hàng.
Bên cạnh đó, khi hệ thống liên lạc chưa đủ linh hoạt, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc mở rộng máy nhánh, phân bổ cuộc gọi đến đúng bộ phận phụ trách hoặc đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ.
Ngoài ra, khi sử dụng nhiều kênh liên lạc khác nhau, quá trình quản lý thông tin tại Fr. Meyer’s Sohn có thể trở nên phức tạp và dễ phát sinh sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống liên lạc phù hợp để không chỉ cải thiện hoạt động nghe gọi mà còn xây dựng quy trình kết nối chuyên nghiệp, đồng bộ và hiệu quả hơn.
Buss Call hỗ trợ Fr. Meyer’s Sohn tối ưu vận hành như thế nào?
Tổng đài ảo Buss Call là giải pháp được Fr. Meyer’s Sohn tin tưởng lựa chọn sau quá trình tìm hiểu và khảo sát nhiều đơn vị cung cấp. Với Buss Call, FMS có thể quản lý toàn bộ cuộc gọi đến và đi trên một hệ thống tập trung, thay vì để thông tin liên lạc phân tán ở nhiều thiết bị hoặc nhiều bộ phận khác nhau.
Thông qua hệ thống, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng cuộc gọi, tra cứu lịch sử liên hệ và nghe lại ghi âm nội dung trao đổi khi cần. Điều này giúp hạn chế tình trạng bỏ sót cuộc gọi quan trọng, đồng thời hỗ trợ đội ngũ xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn.
Bên cạnh đó, Buss Call còn giúp tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận nhờ tính năng định tuyến và chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt. Nhờ đó, các cuộc gọi được điều phối nhanh chóng đến đúng bộ phận, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm gián đoạn thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Với các tính năng như ghi âm cuộc gọi, lưu trữ lịch sử liên lạc và báo cáo thống kê, doanh nghiệp có thêm dữ liệu để theo dõi chất lượng tư vấn, đánh giá hiệu quả làm việc và cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra, Buss Call hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, giúp Fr. Meyer’s Sohn linh hoạt mở rộng hệ thống khi có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể dễ dàng bổ sung máy nhánh, người dùng hoặc phòng ban khi quy mô vận hành thay đổi mà không cần đầu tư hạ tầng phức tạp.
Kết luận
Việc lựa chọn tổng đài Buss Call cho thấy Fr. Meyer’s Sohn đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của số hóa trong hoạt động liên lạc và chăm sóc khách hàng. Từ khi ứng dụng Buss Call, doanh nghiệp không chỉ tối ưu quy trình phối hợp giữa các bộ phận, hạn chế tình trạng bỏ sót thông tin mà còn nâng cao chất lượng phục vụ, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và liền mạch hơn cho khách hàng.
