HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÀI KHOẢN QUẢN LÝ TỔNG ĐÀI ẢO BUSS CALL

Khi sử dụng dịch vụ tổng đài của Buss Call, doanh nghiệp sẽ được cấp một tài khoản quản lý dành riêng cho tổng đài. Tài khoản này giúp bạn có quyền kiểm soát toàn bộ các file ghi âm cuộc gọi, xem báo cáo thống kê về cuộc gọi và quản lý máy nhánh một cách dễ dàng và hiệu quả.

Hướng dẫn đăng nhập

1. Hướng dẫn đăng nhập

• Link đăng nhập: https://customer.voip24h.vn/
• Tên đăng nhập
• Mật khẩu

Để giúp quý khách ghi nhớ mật khẩu cho những lần đăng nhập sau, chúng tôi cung cấp chức năng “Remember Password”.

Nếu quý khách đang sử dụng tổng đài của VOIP24H nhưng chưa nhận được thông tin tài khoản đăng nhập, vui lòng liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để được hỗ trợ.

Trong trường hợp đã thử theo hướng dẫn nhưng vẫn gặp khó khăn, quý khách có thể liên hệ với chúng tôi thông qua các kênh sau để được hỗ trợ:

1. Hotline 24/7: 1900.2000 (1000đ/phút)
2. Email: support@voip24h.vn (Vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về đầu số đang sử dụng và tình trạng lỗi, cũng như thông tin liên hệ của quý khách).

2. Quên mật khẩu

Trong trường hợp khách hàng quên mật khẩu vui lòng bấm vào nút forgot password và làm theo hướng dẫn.

Khách hàng nhập email đăng ký để thực hiện chức năng quên mật khẩu.

 

Trạng thái máy nhánh (Status Extension)

Phần này giúp khách hàng có thể kiểm tra – giám sát tình trạng của các máy nhánh:

Để kiểm tra trạng thái của các extension, vui lòng chọn mục “Status Extension”. Các trạng thái extension bao gồm:

1. Online: Máy nhánh (extension) hoạt động bình thường.
2. Offline: Máy nhánh (extension) bị mất kết nối với tổng đài, do đó không thể thực hiện cuộc gọi đến hoặc từ extension này.
3. Unreachable: Máy nhánh (extension) ở trạng thái không xác định, có nghĩa là có thể thực hiện cuộc gọi đi từ extension này, nhưng không thể nhận cuộc gọi đến.

 

Hướng dẫn kiểm tra lịch sử cuộc gọi, nghe ghi âm

Chức năng này cho phép khách hàng nghe ghi âm cuộc gọi vào gọi ra hoặc gọi nội bộ. Để nghe ghi âm sau khi đăng nhập quý khách truy cập đến mục Call History.

Để giúp khách hàng tìm kiếm cuộc gọi nhanh chóng, chúng tôi cung cấp các tùy chọn sau:

1. Start date: Bấm vào để chọn thời gian bắt đầu, ngày tháng hoặc sử dụng bảng thời gian và ngày giờ để chọn mốc thời gian quý khách muốn lọc.
2. End date: Bấm vào để chọn thời gian kết thúc, ngày tháng tương ứng.
3. Extension: Chọn số extension (máy nhánh) muốn lọc. Nếu chọn “No Choice,” sẽ hiển thị tất cả các extension hiện có.
4. Status: Lọc cuộc gọi theo trạng thái:
   • “No Choice”: Tương đương với chọn tất cả các trạng thái cuộc gọi.
   • “Answered”: Trạng thái cuộc gọi đã được trả lời.
   • “No Answered”: Trạng thái cuộc gọi không được trả lời.
   • “Busy”: Trạng thái cuộc gọi không thành công do máy bận.
   • “Missed”: Trạng thái cuộc gọi nhỡ (chỉ dành cho cuộc gọi vào).
   • “Failed”: Trạng thái cuộc gọi không thành công.
5. DID: Lọc cuộc gọi theo đầu số điện thoại được cấu hình trên tổng đài.
6. Type of Call: Chọn loại cuộc gọi muốn lọc:
   • “Outbound”: Cuộc gọi ra.
   • “Inbound”: Cuộc gọi vào.
   • “Local”: Cuộc gọi nội bộ.
7. Source: Lọc cuộc gọi theo số người gọi. Nếu cuộc gọi vào, đây sẽ là số điện thoại của khách hàng; nếu cuộc gọi ra, đây là số extension của người gọi.
8. Destination: Lọc cuộc gọi theo số người được gọi. Nếu cuộc gọi vào, đây là số máy nhánh tiếp nhận cuộc gọi; nếu cuộc gọi ra, đây là số điện thoại của người được gọi.
9. Nút Search: Dùng để tìm kiếm nhanh các cuộc gọi khi chưa xác định cuộc gọi là ra hay vào. Ví dụ, để kiểm tra lịch sử cuộc gọi của số điện thoại 09799968XX trong tháng 6.2020, chỉ cần chọn Start date = 01.06.2020, End date = 30.06.2020 và nhấn nút Search. Tất cả lịch sử cuộc gọi liên quan đến số điện thoại này sẽ hiển thị.

Chúng tôi cũng cung cấp chức năng download excel cho phép khách hàng tải xuống báo cáo lịch sử cuộc gọi.

 

Báo cáo tổng quan (General Report)

Phần báo cáo này giúp khách hàng có được cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của tổng đài, số lượng cuộc gọi, thời gian gọi.

Biểu đồ hình tròn sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tỉ lệ phần trăm số lượng các loại cuộc gọi như sau:

1. Local: Cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh.
2. Inbound: Cuộc gọi vào.
3. Outbound: Cuộc gọi ra.

Biểu đồ hình cột sẽ giúp chúng ta so sánh các trạng thái cuộc gọi tương ứng như sau:

1. Answered: Cuộc gọi đã trả lời.
2. No Answered: Cuộc gọi chưa trả lời.
3. Busy: Cuộc gọi không thành công do máy bận.
4. Missed: Cuộc gọi nhỡ (chỉ dành cho cuộc gọi vào).
5. Failed: Cuộc gọi bị lỗi.
6. Total call: Tổng số cuộc gọi
7. Total call time: tổng thời gian gọi
8. Average Call Time: trung bình thời gian trên một cuộc gọi
9. Phần này cho ta cái nhìn tương đối chi tiết về các loại cuộc gọi Local,inbound,outbound.
10. Bấm chọn tab Details trên mỗi bảng cuộc gọi sẽ hiển thị ra chi tiết hơn về thông tin của mỗi cuộc gọi.

 

Thống kê cuộc gọi theo đầu số (Phone Number Report)

Nếu công ty bạn đang sử dụng nhiều đầu số, với nhiều mục đích khác nhau cùng trên 1 tổng đài bạn sẽ cần những báo cáo chi tiết riêng cho từng đầu số.

Báo cáo cuộc gọi theo máy nhánh (Extension report)

Phần báo cáo này sẽ giúp khách hàng thống kê được cuộc gọi theo từng nhân viên thông qua đó đánh giá được KPI theo từng nhân viên. Khi đăng nhập vào tài khoản chọn mục Extension Report.

 

Thống kê cước gọi (Billing)

Phần báo cáo này giúp khách hàng quản lý cước gọi cho từng nhân viên, hoặc theo từng đầu số DID.

Để giúp quý khách lọc thông tin cuộc gọi, chúng tôi cung cấp các tùy chọn như sau:

1. Filter Type: Lọc theo loại cuộc gọi:
   • “Local”: Cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh.
   • “Outbound”: Cuộc gọi ra.
   • “Inbound”: Cuộc gọi vào.
2. Filter All: Lựa chọn loại lọc:
   • “Filter DID”: Lọc theo đầu số điện thoại (DID).
   • “Filter Extension”: Lọc theo máy nhánh (extension).
3. Tab cuối cùng: Chọn thời gian.

Sau khi dữ liệu được hiển thị, sẽ có một số trường dữ liệu quan trọng như sau:

• Bill time: Thời gian đàm thoại.
• Rate: Giá cước cho mỗi phút (VND).
• Cost: Thành tiền.

Ngoài ra, quý khách có thể chọn xuất ra file Excel để tạo báo cáo chi tiết.

 

Quản lý thông tin tài khoản (Account Management)

Nếu bạn được cấp một tài khoản admin để quản lý toàn bộ các đầu số và máy nhánh của tổng đài, và muốn cấp lại các tài khoản con cho các nhóm, phòng ban sử dụng, bạn có thể thực hiện như sau:

Ví dụ, nếu bạn có một phòng kinh doanh gồm 5 người và có một người trưởng phòng cần kiểm tra cuộc gọi và báo cáo của 5 máy nhánh này, bạn có thể cấp một tài khoản cho người trưởng phòng để quản lý 5 nhân viên này.

• Fullname : Tên tài khoản
• Select Call Center : Chọn tổng đài
• Email : đăng ký địa chỉ email đăng nhập.
• Password: nhập mật khẩu
• Choose DID: chọn đầu số
• Choose Extension: chọn máy nhánh

 

Quản lý thông tin máy nhánh (SIP Secret Management)

Phần này giúp khách hàng có thể tự quản lý tên, mật khẩu của các máy nhánh một cách dễ dàng.

• Name: Tên hiển thị
• Secret: Mật khẩu.
• Update select: cập nhật thay đổi.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Tìm hiểu thêm:

• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname Buss SMS
• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động chuyên nghiệp Buss Tele