Doanh nghiệp nên dùng tổng đài VoIP? Ưu và nhược điểm?

Dưới áp lực của việc chuyển đổi số của toàn cầu, nhiều doanh nghiệp vẫn đang lăn tăn không biết có nên chuyển sang dùng tổng đài VoIP hay giữ nguyên hệ thống tổng đài truyền thống để sử dụng. Và ưu nhược điểm của tổng đài VoIP là gì?  

Tổng đài VoIP là gì?

Tổng đài VoIP hay tổng đài điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) là một hệ thống điện thoại dựa trên công nghệ IP để truyền tải giọng nói và dữ liệu âm thanh thông qua mạng internet. Thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, tổng đài VoIP sử dụng kết nối internet để thực hiện các cuộc gọi. 

Ưu điểm của tổng đài VoIP

Tiết kiệm chi phí đáng kể

• Giảm chi phí ban đầu: không cần đầu tư mua phần cứng vật lý của tổng đài
• Cắt giảm chi phí dây đồng: không cần giăng dây chằng chịt như tổng đài truyền thống, tổng đài điện thoại VoIP hoạt động hoàn toàn không dây
• Tiết kiệm chi phí cước gọi: Tổng đài điện thoại truyền thống có giá cao hơn khoảng gấp đôi so với VoIP. VoIP mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu.
• Cắt giảm chi phí thường xuyên khác như thuế, sửa chữa và phí bảo trì.

Tăng khả năng tiếp cận khách hàng

Với tổng đài VoIP, doanh nghiệp có thể thực hiện và nhận cuộc gọi ở mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. Bên cạnh đó, tổng đài điện thoại VoIP còn cung cấp tính năng chuyển tiếp cuộc gọi thông minh qua nhân viên khác khi chúng ta không thể nghe được cuộc gọi. Điều này giúp tăng khả năng tiếp cận, hỗ trợ nhanh chóng và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. 

Tính năng di động hoàn hảo

Đầu số VoIP, còn được gọi là số ảo (1900/1800), chỉ cần kết nối là có thể sử dụng. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một số ở bất cứ nơi nào bạn đi. Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi địa chỉ văn phòng làm việc, bạn có thể giữ nguyên số VoIP.

Tính năng hiện đại, tiên tiến

• Tích hợp đầu số 1900, 1800, đầu số cố định, voice brandname
• Nghe – gọi nhiều cuộc gọi đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng
• Linh hoạt lời chào phù hợp với doanh nghiệp. Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm
• Chuyển tiếp và định tuyến cuộc gọi dù bạn đang ở bất cứ nơi nào có internet.
• Voicemail: Khách hàng để lại tin nhắn thoại sẽ được chuyển tiếp qua email
• Forward to email: Cuộc gọi Forward ra di động sẽ tự động gửi thông tin người gọi qua email.
• Report to email: Tổng đài tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, tuần tháng qua email
• Ghi âm cuộc gọi: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm và lưu từ 6 – 12 tháng.
• Tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh (Zalo, Facebook, SMS) hỗ trợ chăm sóc khách hàng trên các nền tảng đa kênh trên 1 giao diện trực tuyến. 

Khả năng kết nối, mở rộng cao

Dễ dàng điều chỉnh, tăng giảm số lượng người dùng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp như: 

• Mở thêm chi nhánh mới, văn phòng mới
• Chuẩn bị cho nhu cầu tăng đột biến trong những ngày lễ, tết

Tính linh hoạt cao hơn với Softphone

• Tiết kiệm không gian bàn làm việc
• Cắt giảm chi phí thiết bị điện thoại
• Mang lại tính di động cao hơn
• Cho phép nhân viên được kết nối liên tục

Xem thêm: tổng đài ảo voip khác gì với tổng đài truyền thống

Nhược điểm của tổng đài VoIP

Dưới đây là một số nhược điểm của tổng đài VoIP:

• Yêu cầu kết nối Internet luôn ổn định: Tổng đài VoIP của bạn chỉ tốt, khi kết nối internet của bạn mạnh. Nếu băng thông mạng của bạn thấp, dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng.
• Không theo dõi được vị trí cho các cuộc gọi khẩn cấp: Các cuộc gọi đến từ địa chỉ IP không có dữ liệu GPS. Mặc dù 99% người gọi không cần thông tin này, nhưng điều này thực sự gây ra vấn đề cho các dịch vụ khẩn cấp.

Doanh nghiệp tự xây dựng hay thuê tổng đài VoIP?

Việc tự xây dựng tổng đài ảo đòi hỏi doanh nghiệp có kiến thức và kỹ năng kỹ thuật để triển khai và quản lý hệ thống tổng đài. Việc thuê tổng đài ảo được ưa chuộng hơn tự xây dựng, đây là phương án thay thế khi doanh nghiệp không có sẵn nguồn kinh phí lớn để tự triển khai hoặc không có đội ngũ nhân sự kỹ thuật để quản lý. Bằng cách thuê tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần trả phí sử dụng hàng tháng và không cần lo lắng về việc bảo trì, nâng cấp hệ thống.

• Không tốn chi phí đầu tư, chỉ phải trả phí theo nhu cầu sử dụng.
• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hệ thống theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về việc vận hành, bảo trì tổng đài.

Trên đây là toàn bộ ưu điểm và nhược điểm của tổng đài VoIP mà doanh nghiệp nên biết. Tổng đài ảo tiết kiệm Buss Call đến nay có hơn 2.000+ doanh nghiệp trên toàn quốc đang sử dụng và đạt giải thưởng Sao Khuê 2023 – Giải thưởng “Sao Khuê” là Giải thưởng cao quý được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) xét công nhận cho các sản phẩm, dịch vụ tiêu biểu nhất của ngành phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) Việt Nam. Doanh nghiệp quan tâm về Tổng đài ảo tiết kiệm Buss Call có thể liên hệ với chúng tôi với thông tin bên dưới. 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn