Call Center – Tổng đài chuyên nghiệp, hiện đại dành riêng cho doanh nghiệp

Dịch vụ Call Center được xem là một sợi dây kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng. Họ là những người có thể biết được nhu cầu khách hàng để có thể từ bỏ một cách chuẩn xác nhất. Vì thế bộ phận Call Center khi thực hiện đúng có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho các công ty, doanh nghiệp.

Định nghĩa Call Center

Call Center có thể hiểu là một phòng ban chuyên biệt trong doanh nghiệp, được thành lập với mục tiêu chính là chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Có hai nghiệp vụ chính để thực hiện là tiếp nhận cuộc gọi (inbound) và gọi đến chăm sóc khách hàng (outbound).

Những chức năng chính:

• Tiếp nhận tất cả các nhu cầu, phản hồi từ khách hàng.
• Giải đáp cung cấp thông tin cho khách hàng.
• Chuyển thông tin thu nhận được đến các phòng ban liên quan để đưa ra những giải pháp hợp lý như phòng kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất.

Định nghĩa tổng đài Call Center

Có thể hiểu tổng đài Call Center là một trung tâm để quản lý những cuộc gọi, có khả năng xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi chuyển đến cùng một lúc. Hiện nay loại tổng đài này được sử dụng để chăm sóc khách hàng tiếp thị sản phẩm đến khách hàng thông qua điện thoại.

Những lợi ích mà dịch vụ Call Center mang lại cho doanh nghiệp?

• Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đến cùng một lúc.
• Tiếp thị, tư vấn sản phẩm đến khách hàng.
• Khi thực hiện cuộc gọi thông tin của khách hàng sẽ được hiển thị.
• Dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua điện thoại.
• Kết hợp chiến dịch quảng bá thương hiệu của công ty bằng Call Center.
• Các cuộc gọi đều được ghi âm để quản lý thông tin.
• Đo lường được chất lượng, hiệu quả công việc của từng nhân viên.

Các vấn đề trong doanh nghiệp hầu hết đều được giải quyết qua hệ thống Call Center. VOIP24H sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ khách hàng về dịch vụ này 24/7.

Call Center bao gồm Telemarketing và Telesales

Telemarketing: được hiểu theo cách đơn giản là chiến dịch gọi ra quảng bá dịch vụ, thương hiệu.

Telesales: là tiếp thị qua điện thoại. Cuộc gọi được thực hiện Agents theo danh sách khách hàng và những nội dung kịch bản chuẩn bị từ trước. Những chỉ số KPI hàng tháng được thống kê và tỷ lệ chốt hẹn giúp công ty, doanh nghiệp nắm bắt được kết quả và đưa ra những định hướng bán hàng của mình.

Những điều kiện cần thiết để xây dựng tổng đài Call Center

Hệ thống tổng đài chia thành 3 phần chính:

• Đầu số điện thoại: được sử dụng để liên hệ đến khách hàng và tiếp nhận những cuộc gọi tư vấn khách.
• Hệ thống tổng đài: thực hiện chức năng ghi âm, thống kê số cuộc gọi đến và gọi đi, lời chào,…
• Thiết bị đầu cuối: trang bị để nhân viên sử dụng như tai nghe Call Center, thiết bị điện thoại.

Nên chọn đầu số nào để làm Hotline Call Center?

Có rất nhiều đầu số đẹp để doanh nghiệp có thể lựa chọn làm hotline Call Center. Đây cũng là một cách Marketing hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Bởi đầu số đẹp dễ nhớ sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng, đồng thời gia tăng tính chuyên nghiệp, tăng tỷ lệ chốt đơn.

– Đầu số 1800: doanh nghiệp dùng tiếp nhận cuộc gọi đến từ khách hàng. Người liên lạc sẽ được miễn phí cước gọi.  Mỗi tháng doanh nghiệp sẽ chi trả những khoản phí này.

• Thu hút lượng khách hàng gọi vào đầu số hotline.
• Đầu số quen thuộc dễ nhớ.
• Sử dụng một số duy nhất trên toàn hệ thống.
• Chỉ tiếp nhận cuộc gọi một chiều từ khách hàng.
• Doanh nghiệp phải chi trả phí cho người gọi vào.

– Đầu số 1900: tương tự như đầu số 1800, số 1900 chị tiếp nhận cuộc gọi đến. Tuy nhiên điểm khác của đầu số này là doanh nghiệp của bạn có thể chọn được mức cước mà người gọi phải trả phí và được nhận mức chiết khấu đó từ nhà mạng.

• Thể hiện tính chuyên nghiệp đồng bộ vì sử dụng một số hotline trên toàn quốc.
• Doanh nghiệp được nhận mức chiết khấu hàng tháng từ phần cước.
• Khách hàng lo ngại vì sợ tốn phí khi liên hệ.

– Đầu số di động: đầu số inbound và outbound, có chương trình khuyến mãi từ các nhà mạng như Viettel, Vinaphone, Mobifone.

• Không phụ thuộc địa lý vùng miền.
• Nghe gọi được hai chiều.
• Tiết kiệm phí gọi ra.
• Vẫn còn mang tính cá nhân chưa chuyên nghiệp.

– Đầu số cố định: áp dụng theo giá cước của từng nhà mạng và nghe gọi được cả 2 chiều.

Hiển thị vị trí địa điểm của doanh nghiệp với khách hàng qua mã vùng. Có thể vừa nghe, gọi được. Chi phí thấp: thuê bao cho đầu số chỉ từ 20.000 đồng/tháng.

=> Tóm lại: nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhận cuộc gọi một chiều từ khách hàng đến thì nên chọn đầu số hotline 1800 hoặc 1900. Nếu có nhu cầu gọi hai chiều thì nên chọn đầu số di động hoặc đầu số cố định.

Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng hệ thống tổng đài Call Center:

• Phí đầu tư lớn: dao động từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng.
• Cần có nhân viên IT để vận hành.
• Tốn các chi phí khấu hao, điện mạng duy trì.

VOIP24H khuyên khách hàng nên lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo nếu doanh nghiệp chỉ phục vụ cho vài chục khách hàng vì sẽ tiết kiệm được chi phí hơn rất nhiều.

Dịch vụ tổng đài áo sẽ có chi phí chỉ từ 300.000 đồng/tháng. Đặc biệt miễn phí ghi âm câu chào chị giá 500.000 đồng cho 10 khách hàng đầu tiên trong tháng.

Thiết bị đầu cuối

Là thiết bị mà doanh nghiệp cần trang bị cho nhân viên Call Center để thực hiện các cuộc gọi. Thông thường sẽ lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Điện thoại IP
• Tai nghe Call Center

=> Khoảng 900.000 đồng/thiết bị.

Nếu như bạn có những thắc mắc cần được giải đáp về các dịch vụ của VOIP24H Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn