Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào giao tiếp nhanh – chính xác – ổn định, tổng đài nội bộ (PBX) vẫn là một trong những hạ tầng quan trọng giúp vận hành liên lạc chuyên nghiệp. Dù sự phát triển của công nghệ VoIP và tổng đài cloud đang dẫn dắt xu hướng mới, nhiều doanh nghiệp vẫn phân vân: Tổng đài nội bộ thực chất là gì? Có mấy loại? Có còn phù hợp trong kỷ nguyên chuyển đổi số?
Với kinh nghiệm triển khai hệ thống liên lạc cho hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam, BussCall sẽ giúp bạn hiểu rõ từ gốc đến ngọn, kèm theo gợi ý lựa chọn phù hợp nhất theo từng mô hình và chi phí.
Mục lục
Tổng đài nội bộ là gì?
Tổng đài nội bộ là một hệ thống điện thoại trong tổ chức được sử dụng bên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp để kết nối các điểm nội bộ trong tổ chức, như các bộ phận, văn phòng hoặc toà nhà khác nhau. Hệ thống này cho phép nhân viên trong tổ chức có thể liên lạc với nhau thông qua cuộc gọi nội bộ.
Tổng đài nội bộ (PBX – Private Branch Exchange) là hệ thống cho phép doanh nghiệp:
- Liên lạc nội bộ giữa các phòng ban
- Nhận và thực hiện cuộc gọi với khách hàng
- Chia nhánh, phân phối cuộc gọi, giữ máy, chuyển máy
- Kết nối với các đầu số nhà mạng (CO line)
Trước đây, PBX thường là thiết bị vật lý đặt tại văn phòng, kết nối dây điện thoại analog truyền thống. Nhưng hiện nay, công nghệ VoIP (Voice over IP) đã thay đổi cách doanh nghiệp vận hành tổng đài, mở ra mô hình tổng đài IP (IP-PBX) linh hoạt hơn rất nhiều.
Tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào?
Ở mô hình truyền thống, tổng đài nội bộ hoạt động dựa trên việc:
- Các máy nhánh trong công ty kết nối bằng dây analog
- Tổng đài đóng vai trò “bộ định tuyến cuộc gọi”
- Khi có cuộc gọi đến, tổng đài sẽ xử lý và phân phối đến máy lẻ phù hợp
Ở mô hình IP-PBX hiện đại:
- Tín hiệu thoại truyền qua Internet bằng SIP/VoIP
- Không cần kéo nhiều dây, chỉ cần mạng LAN
- Dễ dàng mở rộng, thêm máy nhánh, làm việc từ xa
Chính công nghệ VoIP đã mở đường cho tổng đài cloud – giải pháp được doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn ngày càng nhiều.
Có mấy loại tổng đài nội bộ?
Tổng đài Analog
Analog là loại tổng đài điện thoại xuất hiện từ khoảng 20 năm trước, hoạt động dựa trên công nghệ Analog. Theo đó, công nghệ Analog hoạt động thông qua đường Line bưu điện. Cụ thể, khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ, bưu điện sẽ kéo đường dây đến văn phòng công ty. Bạn sẽ phải trang bị thiết bị phần cứng, chia thành các máy lẻ đến các phòng ban khác nhau nếu muốn sử dụng tổng đài Analog.
Ưu điểm: Tổng đài Analog hoạt động dựa trên công nghệ điện thoại truyền thống và không yêu cầu kết nối internet, nên có thể hoạt động trong môi trường kém internet.
Nhược điểm:
- Hệ thống tổng đài Analog cần có đường dây điện thoại riêng biệt, không sử dụng được mạng LAN.
- Tính năng hạn chế, chủ yếu chỉ là gọi và nghe.
- Khó khăn khi mở rộng. Nếu muốn mở rộng thì phải nâng cấp phần cứng như nâng cấp loại tổng đài, gắn thêm Card hỗ trợ, kéo thêm line,…
- Trong một thời điểm chỉ thực hiện được một cuộc gọi.
- Không hỗ trợ API để kết nối phần mềm ERP hay CRM.
- Đường Line thường xuyên bận, điều này khiến bạn có thể bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.
- Chi phí sửa chữa, nâng cấp và bảo trì hệ thống khá cao.
- Không có khả năng quản lý dữ liệu ghi âm.
- Nhân viên ở ngoài gọi về công ty thường bị chậm.
- Không thể kết nối các chi nhánh hay chuỗi cửa hàng với nhau.
Tổng đài ảo
Tổng đài ảo (Cloud PBX) là một hình thức tổng đài điện thoại dựa trên công nghệ VoIP. Thay vì sử dụng tổng đài điện thoại vật lý và các thiết bị phần cứng, tổng đài ảo hoạt động trên mạng Internet và được quản lý, cung cấp bởi một nhà cung cấp hệ thống tổng đài.
Ưu điểm:
- Chi phí đầu tư thấp, không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng cáp điện thoại, thiết bị phần cứng tổng đài…
- Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình, Không cần đi dây điện thoại chằng chịt như tổng đài truyền thống.
- Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua Web quản trị trực quan.
- Khả năng mở rộng số lượng người dùng dễ dàng, không giới hạn máy nhánh sử dụng
- Miễn phí cước gọi nội bộ cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng
- Nghe gọi được trên nhiều thiết bị như PC, Smartphone
- Dễ dàng tích hợp với CRM hay ERP, đồng hóa dữ liệu giữa các phần mềm với nhau
Nhược điểm: Tổng đài ảo yêu cầu kết nối Internet ổn định để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Nếu kết nối mạng kém, có thể gây ra gián đoạn hoặc giảm chất lượng cuộc gọi.
Xem thêm: Giải pháp tổng đài ảo chăm sóc khách hàng hiệu quả
Nên chọn tổng đài nội bộ hay tổng đài cloud?
Xu hướng 3 năm gần đây rất rõ ràng: doanh nghiệp đang chuyển dịch mạnh từ PBX sang tổng đài cloud vì:
- Không cần thiết bị
- Làm việc từ xa dễ dàng
- Chỉ trả phí theo tháng
- Báo cáo tự động
- Dễ mở rộng chi nhánh
Trong khi đó, tổng đài nội bộ thường gặp các nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao (thiết bị + thi công)
- Khó bảo trì
- Không phù hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
- Khó hỗ trợ từ xa
- Tính năng hạn chế
BussCall thường khuyến nghị khách hàng:
Nếu bạn cần hệ thống ổn định, nhiều tính năng, chi phí tiết kiệm – tổng đài cloud sẽ tối ưu hơn tổng đài nội bộ trong 90% trường hợp. Nhưng nếu doanh nghiệp bắt buộc phải có hệ thống nội bộ, BussCall vẫn triển khai IP-PBX tùy theo mô hình.
Bảng giá tổng đài cloud Buss Call
Starter – từ 199.000đ/tháng: Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, 3–5 đầu máy.
Standard – từ 399.000đ/tháng: Nhóm doanh nghiệp đang phát triển, cần ghi âm & báo cáo.
Business – từ 699.000đ/tháng: Quy mô lớn hơn, đa chi nhánh, cần tích hợp CRM.
Enterprise – báo giá theo yêu cầu: Thiết kế riêng theo mô hình tổng đài nội bộ – cloud hybrid nếu cần.
→ Không chi phí phần cứng
→ Không bảo trì
→ Tăng – giảm số lượng máy nhánh linh hoạt theo tháng
→ Hoạt động ổn định ngay trong ngày
Doanh nghiệp nào còn phù hợp dùng tổng đài nội bộ?
Nếu doanh nghiệp:
- Có yêu cầu bảo mật nội bộ rất cao
- Không muốn phụ thuộc Internet
- Đã có sẵn hạ tầng PBX và muốn tận dụng
→ Tổng đài IP-PBX vẫn là lựa chọn hợp lý.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp cần tăng trưởng nhanh, đa chi nhánh, tích hợp CRM, chăm sóc khách hàng… xu hướng rõ ràng vẫn là cloud.
BussCall tư vấn giải pháp tổng đài phù hợp nhất cho doanh nghiệp
Dựa trên nhu cầu thực tế (số lượng nhân viên, số máy nhánh, yêu cầu ghi âm, báo cáo, chi phí), Buss Call sẽ:
- Đánh giá mô hình tổng đài nội bộ hiện tại
- Đề xuất IP-PBX hoặc Cloud phù hợp
- Triển khai trọn gói chỉ trong 24–48 giờ
- Hỗ trợ kỹ thuật liên tục
Trên đây là toàn bộ thông tin về các loại tổng đài nội bộ hiện nay trên thị trường, ưu điểm và nhược điểm của mỗi loại. Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà chọn sử dụng phù hợp. Tuy nhiên tổng đài ảo đang dần thay thế tổng đài analog bởi tính năng ưu việt hơn. Liên hệ với Buss Call nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn thêm.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn
