Giải pháp tổng đài ảo là một thuật ngữ không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp B2B hiện nay. Giải pháp tổng đài ảo dựa trên các nền tảng công nghệ tiên tiến như VoIP, AI, Big Data, IoT,… để phát triển cuộc gọi thoại dành cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống tổng đài ảo giúp tối ưu quy trình quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, bán hàng và chăm sóc khách hàng, khiến doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao sức cạnh tranh. Vậy hôm nay Buss Call sẽ cung cấp toàn bộ thông tin cho doanh nghiệp cần biết trước khi muốn lắp đặt tổng đài ảo

Mục lục

1 Tổng đài ảo là gì?
2 Những lợi ích của tổng đài ảo
3 Tổng đài ảo phù hợp với ngành nghề nào
4 Buss Call – hệ thống tổng đài tốt nhất hiện nay
5 Các bước để lắp đặt tổng đài ảo tại Buss Call
6 Bảng báo giá chi phí lắp đặt tổng đài ảo
7 Các loại đầu số của tổng đài ảo
8 Điểm khác nhau giữa tổng đài analog và tổng đài ảo
9 Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
- 9.1 Mua tổng đài ảo
- 9.2 Thuê tổng đài ảo
10 Tạm kết

Tổng đài ảo là gì?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi số. Và một trong những sự lựa chọn hàng đầu cho hoạt động này chính là chuyển đổi sang sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp thay vì tổng đài truyền thống.

Như vậy tổng đài ảo là gì? Tổng đài ảo chính là dịch vụ nghe gọi sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Nhằm mục đích là nâng cao chất lượng của cuộc gọi và giảm chi phí cước gọi xuống đến mức tối đa. Sau đó, tổng đài ảo sẽ kết hợp với hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) để tối đa hoạt động chăm sóc khách hàng và bán hàng qua điện thoại.

Những lợi ích của tổng đài ảo

Chi phí đầu tư thấp

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp tổng đài truyền thống. Doanh nghiệp sẽ phải chi ra một mức phí cao hơn cho việc trang bị các thiết bị phần cứng để lưu trữ. Bên cạnh đó, việc cài đặt và bảo trì phần cứng khá tốn kém.

Còn đối với hệ thống tổng đài ảo. Những việc như lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều được thực hiện bởi phía đơn vị cung cấp. Việc cài đặt cấu hình của hệ thống cũng đơn giản hơn bao giờ hết. Các công ty, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp nội dung, kịch bản của tổng đài theo như mong, mục đích của tổ chức.

Dễ dàng mở rộng

Tổng đài ảo là giải pháp có thể giúp doanh nghiệp có thể mở rộng các máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách rất dễ dàng. Việc đầu tư lại cũng rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo mở rộng với nhà cung cấp. Và trang bị thêm những thiết bị cần thiết như nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể đưa vào sử dụng.

Tích hợp đa dạng

Bởi vì hệ thống tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên nền tảng Internet. Chính vì thế, sẽ rất dễ dàng để kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong hệ thống vào các giải pháp của bên thứ ba. Như CRM, phần mềm sale- bán hàng, phần mềm kế toán…

Đa dạng tính năng

Hệ thống tổng đài ảo cung cấp thêm nhiều giá trị và một vài tính năng bổ sung. Như tạo hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo số liệu, quản lý tương tác trong cuộc gọi…Những điều đó giúp mang lại nhiều trải nghiệm và phục vụ tốt hơn dành cho các khách hàng của các doanh nghiệp.

Ứng dụng smartphone

Hiện nay, khi mọi thứ đang dần dịch chuyển qua một phần của chuyển đổi số, đặc biệt là smartphone. Vì vậy, nhiều đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài ảo có thiết lập ứng dụng là điện thoại thông minh dành cho cả hệ điều hành iOS và Android. Nó vẫn có thể hỗ trợ các tính năng của một tổng đài đám mây, ngay cả trên điện thoại thông minh sử dụng số riêng.

Xem thêm: Smartphone Trở Thành Tổng Đài “Di Động” Cho Doanh Nghiệp

Thời gian hoạt động liên tục

Với nhiều máy chủ, máy nhánh được phân bổ rộng rãi. Cho nên tỷ lệ ngừng hoặc ngắt hoạt động được giảm đáng kể. Điều này đặc biệt hữu ích khi xảy ra các loại sự kiện không lượng trước tại một địa điểm máy chủ.

Phần mềm tổng đài ảo từ nhà cung cấp sẽ tự động thực hiện định tuyến các cuộc gọi vào đến một máy chủ khác. Lợi ích này giúp người dùng không gặp phải thời gian chết. Hoặc những vấn đề khác làm ngưng hệ thống.

Tổng đài ảo phù hợp với ngành nghề nào

Giải pháp tổng đài ảo cung cấp hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp phù hợp với tất cả các công ty thuộc mọi ngành nghề và quy mô. Lắp đặt tổng đài ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giúp tăng năng suất lao động. Tổng đài ảo buss Call phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp và mọi ngành nghề hiện nay, có thể kể đến như:

Theo quy mô:

Theo ngành nghề:

Buss Call – hệ thống tổng đài tốt nhất hiện nay

Giao diện trực quan, dễ nhìn

Hệ thống tổng đài ảo do Buss Call cung cấp có giao diện trực quan, thiết kế màu sắc thân thiện với người dùng, bố trí các tính năng khoa học. Có thể dễ dàng tuỳ chỉnh khi cần thiết và sử dụng vô cùng dễ dàng.

Hiệu suất công việc tối đa

Buss Call mang đến người dùng là doanh nghiệp 4 nhóm tính năng chính như: Giao tiếp đa kênh, Automation Marketing, công nghệ AI và quản lý báo cáo hiệu suất làm việc. Việc tích hợp đa dạng tính năng. Như: Ghi âm nội dung cuộc gọi, tích hợp phần mềm CRM, cho phép gọi tự động, đánh giá cuộc gọi, xuất file báo cáo, xuất phiếu ticket,… giúp cho các doanh nghiệp đạt được mục đích là tối ưu hiệu quả trong kinh doanh và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Cập nhật các kênh tương tác liên tục

Hệ thống tổng đài ảo của Voip24h luôn liên tục cập nhật đa dạng những kênh tương tác, giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng trên hệ thống. Điển hình là hiện tại, Voip24h có thể giúp doanh nghiệp quản lý tương tác. Như (Cuộc gọi, tin nhắn, lượt like, share, comment,…) trên cùng một hệ thống. Bao gồm các kênh tương tác như: Hotline, call video trực tiếp trên website, email, Viber, Facebook, Zalo, …

Hỗ trợ phần mềm tích hợp đa nền tảng

Tổng đài Buss Call hỗ trợ hệ thống API mở, chính vì vậy nên dễ dàng tích hợp trên đa nền tảng như website, ứng dụng trên cả Android, IOS,… và có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị như: Laptop, PC, Smartphone, IP Phone, softphone,… Hơn thế nữa, Buss Call còn tích hợp những phần mềm giúp quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng phổ biến như CRM, ERP, Hubspot, Getfly,…

Bên cạnh đó, Buss Call – Tổng Đài Tích Hợp CRM có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với đầu số tổng đài 1900, 1800, 024, 028, 090xx,…

Tích hợp Voice Brandname dễ dàng

Bên cạnh đó, Buss Call dễ dàng tích hợp Voice Brandname – cuộc gọi hiển thị tên doanh nghiệp thay vì dãy số điện thoại cụ thể như thông thường. Đây là một trong những công cụ giúp góp phần trong công cuộc branding hiệu quả cho doanh nghiệp là cuộc gọi bằng thương hiệu, giúp:

Tỷ lệ nhận cuộc gọi cao
Quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp
Giữ chân khách hàng cũ cao

Các bước để lắp đặt tổng đài ảo tại Buss Call

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh gồm có 3 phần: đầu số, tổng đài ảo và thiết bị đầu cuối.

Chọn đầu số

Để một tổng đài có thể nghe hoặc gọi được thì yếu tố đầu tiên là phải có đầu số điện thoại để tích hợp vào tổng đài. Hiện tại có 3 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài.

Đầu số 1900: Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.

Đầu số 1800: Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.

Đầu số cố định: thường được các công ty làm số đại diện cho doanh nghiệp.

Thuê tổng đài

Trước khi thuê tổng đài ảo hãy xác định 3 mục sau:

Số lượng nhân viên sử dụng tổng đài là bao nhiêu?

Có sử dụng API kết nối tổng đài với CRM, ERP không ?

Chọn theo bảng giá tổng đài ảo để lựa chọn gói tổng đài phù hợp

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.

Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.

Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.

Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center

Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.

Bảng báo giá chi phí lắp đặt tổng đài ảo

Buss Call cung cấp 4 gói tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Hãy tham khảo giá bên dưới bảng này hoặc truy cập vào website để xem chi tiết:

Gói Pro: giá 200.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
Gói Business: giá 300.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
Gói Enterprise giá 469.000 VNĐ/tháng với 5 số máy nhánh
Gói On-premise: liên hệ để được báo giá chi tiết

Các loại đầu số của tổng đài ảo

Có thể chia đầu số tổng đài ảo ra thành 2 loại khác nhau:

Nhóm hotline có thể vừa nhận cuộc gọi vừa gọi ra: đầu số cố định (hay còn gọi là điện thoại bàn như: 024, 028,…)
Nhóm hotline chỉ nhận cuộc gọi: bao gồm đầu số 1800/1900

Đầu số cố định

Đặc điểm dễ nhận thấy ở đầu số cố định là:

Đầu số tổng đài cố định sử dụng trong khu vực với một địa giới hành chính. Như tỉnh, thành phố như 024 Hà Nội, 028 TP.HCM.
Đầu số cố định hoạt động trên nền tảng IP. Doanh nghiệp có thể sử dụng một đầu số duy nhất để thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời, tương tác hai chiều nghe – gọi.

Đầu số 1800

Đầu số 1800 có hai định dạng để doanh nghiệp lựa chọn: 1800 xxxx (8 số) và 1800 xx xx xx (10 số). Điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ và lập tức liên hệ nếu cần.

Ưu điểm là miễn hoàn toàn cước khi khách gọi tới. Đăng ký thuê số dễ dàng, nhanh chóng, không giới hạn số cuộc gọi liên hệ cùng lúc. Không giới hạn, ràng buộc về yếu tố địa lý, mã vùng.

Đầu số 1900

Cũng giống như đầu số 1800 thì đầu số 1900 cũng có hai định dạng để doanh nghiệp lựa chọn: 1900 xxxx (8 số) và 1900 xx xx xx (10 số).

Ưu điểm: đầu số chăm sóc khách hàng tính cước người gọi (từ 1.000đ/1 phút đến 8.000đ/1 phút) và có chiết khấu cho doanh nghiệp. Đầu số 1900 được sử dụng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp bởi tính đa dụng và hiệu quả cao.

Xem thêm: Lắp đặt đầu số tổng đài ảo dễ dàng với Buss Call

Điểm khác nhau giữa tổng đài analog và tổng đài ảo

Về chi phí đầu tư

Một hệ thống tổng đài truyền thống cơ bản bao gồm:

Tổng đài điện thoại: bao gồm bộ trung tâm chuyên xử lý dữ liệu, chuyển mạch tất các cuộc gọi ra, tín hiệu đàm thoại cũng như tín hiệu số…
Đường trung kế: là đường dây bưu điện được nối từ nhà cung cấp mạng điện thoại công cộng mà doanh nghiệp đang dùng.
Máy nhánh: gồm tất cả các thiết bị có thể nghe gọi, trao đổi. Như điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy fax, máy in,…
Hộp cáp: là nơi tập trung các dây tín hiệu dùng để nối nhiều thiết bị đầu cuối nhằm chống rỉ sét và giúp ích cho việc bảo hành, bảo trì về sau sẽ dễ dàng hơn.

Còn với tổng đài ảo, tất cả các thiết bị trên đều đã được tinh giảm, xử lý để tiện ích hơn. Nếu doanh nghiệp muốn thiết lập tổng đài ảo chỉ cần cài đặt. Hoặc tìm đơn vị phần mềm cung cấp dịch vụ tổng đài ảo và có kết nối Internet/3G là có thể đưa vào sử dụng ngay.

Về chi phí vận hành

Tổng đài truyền thống:

Chi phí nhân sự khá cao dành cho việc quản trị hệ thống chuyên dụng
Chi phí thuê hoặc đào tạo nhân viên tổng đài khi muốn thay đổi những tính năng của hệ thống tổng đài hoặc máy nhánh.
Chi phí đầu tư cho các thiết bị tổng đài khá cao. Đồng thời là chi phí nâng cấp, bảo dưỡng,…

Dịch vụ tổng đài ảo không cần doanh nghiệp bỏ ra quá nhiều chi phí về nhân sự dùng để quản trị hệ thống. Tất cả nhân viên đều có thể sử dụng và quản lý công việc chăm sóc khách hàng chỉ trên một phần mềm với giá cả rẻ hơn 50% so với tổng đài truyền thống.

Về tính năng

Tổng đài truyền thống chỉ có 3 tính năng chính sau:

Tiếp nhận được nhiều cuộc gọi cùng lúc
Liên lạc, trao đổi trong nội bộ với chi phí rẻ hơn
Chuyển máy trong hệ thống và xử lý các cuộc gọi đến bằng việc quy định về đổ chuông trên một máy bất kỳ…

Với dịch vụ tổng đài ảo, ngoài những tính năng của một tổng đài truyền thống. Tổng đài ảo còn được bổ sung thêm 5 tính năng hoàn toàn mới và chất lượng:

Nghe – gọi trực tiếp từ ngay website hoặc app. Có thể trả lời điện thoại của khách hàng 24/7
Quản lý chất lượng của cuộc gọi nhờ tính năng lưu lại lịch sử, nghe và ghi âm lại cuộc gọi.
Thống kê chi tiết thông tin của các cuộc gọi vào/ra nhằm lưu trữ lại dữ liệu vào nền tảng đám mây.
Tích hợp với nhiều phần mềm. Như quản trị khách hàng CRM, phần mềm Marketing…
Không bị giới hạn số lượng cuộc gọi ra ngay tại một thời điểm…

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?

Mua tổng đài ảo

– Chi phí:

Tùy thuộc vào từng loại tổng đài mà chi phí ban đầu có thể phải bỏ ra từ 20 triệu trở lên
Cần nguồn điện hoàn thiện, chất lượng để vận hành, chi phí nhân sự quản lý hệ thống khá cao.

– Quản lý vận hành:

Tổng đài IP nhất thiết phải cần nhân sự IT để chuyên trách để vận hành.
Phải có phòng Server nhằm lắp đặt bảo đảm yếu tố điện mạng 24/7.
Cần nâng cấp thường xuyên đường truyền mạng, điện để dự phòng rủi ro xảy ra.

Thuê tổng đài ảo

Việc thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến, được ưu tiên lựa chọn nhiều nhất. Đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm thiểu được bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Tổng đài ảo phù hợp nhất với những doanh nghiệp đang chuyên cung cấp về dịch vụ. Ví dụ như tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn pháp luật …

– Chi phí:

Khoản chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần bỏ ra bất kỳ chi phí đầu tư ban đầu nào cả.
Chi phí vận hành: Linh hoạt tùy vào nhu cầu chủ yếu của khách hàng. Chỉ khoảng 300k/ tháng cho số lượng 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có bất kỳ chi phí phát sinh thêm nào khác.

– Quản lý vận hành:

Không cần nhiều nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ nhà cung cấp.
Không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo được thiết lập ở các Data Center của VDC. Hoạt động dựa trên nền tảng Cloud nên chỉ cần kết nối Internet là đã có thể sử dụng được.
Nâng cấp, phát triển mở rộng dễ dàng, tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp.

Tạm kết

Dịch vụ tổng đài ảo là 1 giải pháp hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc kết nối với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo trên thị trường. Một trong số nhà cung cấp uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn đó là Buss Call. Với đội ngũ nhân viên công nghệ nhiều kinh nghiệm, chúng tôi tự tin sẽ mang lại những trải nghiệm tốt nhất, chân thực nhất cho khách hàng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Tổng đài ảo là gì? Giải pháp giúp CSKH hiệu quả

Tổng đài ảo là gì?