Tổng đài điện thoại di động cho doanh nghiệp là giải pháp giúp nhân viên có thể nhận và thực hiện cuộc gọi công ty ngay trên smartphone mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào điện thoại bàn tại văn phòng. Với mô hình này, doanh nghiệp vẫn duy trì được hệ thống liên lạc chuyên nghiệp, đồng thời tăng tính linh hoạt cho đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý.
Đây là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên di chuyển, làm việc từ xa, nhiều chi nhánh hoặc cần tiếp nhận cuộc gọi liên tục ngoài giờ hành chính. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu app tổng đài điện thoại di động là gì, có lợi ích gì, phù hợp với ai và cần lưu ý gì khi triển khai.
App tổng đài điện thoại di động là gì?
Hiện nay ứng dụng tổng đài ảo trên điện thoại di động thông minh đang là xu hướng phát triển của hệ thống tổng đài ảo trong thời đại giải pháp công nghệ phát triển. Tổng đài ảo trên điện thoại thông minh chính là một dịch vụ tổng đài được sử dụng ở điện thoại di động được cung cấp dựa trên nền tảng IP.
App tổng đài điện thoại di động thông minh được sáng tạo và tung ra thị trường nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp có thể giải quyết các bài toán về chi phí. Vì nó sẽ tận dụng một cách thật hợp lý những nguồn lực và cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp đó.
Xem thêm: Tính năng Tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Tại sao doanh nghiệp nên dùng app tổng đài điện thoại di động thông minh?
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ làm việc cố định tại một văn phòng. Với các mô hình kinh doanh có nhân viên thường xuyên di chuyển, gặp khách hàng bên ngoài hoặc hỗ trợ đa chi nhánh, việc đưa hệ thống tổng đài lên điện thoại di động giúp duy trì liên lạc thông suốt và giảm phụ thuộc vào thiết bị bàn truyền thống.
Một ứng dụng tổng đài di động phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp:
- Liên lạc nội bộ thuận tiện hơn trên cùng hệ thống máy nhánh
- Nhận cuộc gọi từ khách hàng mọi lúc mà vẫn giữ được quy trình chung của công ty
- Hỗ trợ đội ngũ sales, CSKH và quản lý làm việc linh hoạt hơn
- Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp ngay cả khi nhân viên không ngồi tại văn phòng
- Theo dõi và quản lý cuộc gọi tập trung tốt hơn thay vì dùng nhiều số cá nhân rời rạc
Ưu điểm của app tổng đài điện thoại di động
Có nhiều ưu điểm của ứng dụng tổng đài ảo trên điện thoại di động, bao gồm:
- Linh hoạt và tiện lợi: App tổng đài điện thoại di động cho phép người dùng tiếp nhận và quản lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi, cho phép người dùng làm việc từ xa hoặc di chuyển mà vẫn duy trì được tính liên tục trong việc quản lý cuộc gọi.
- Tiết kiệm chi phí: So với việc sử dụng tổng đài truyền thống với các thiết bị phần cứng riêng biệt, app tổng đài ảo trên điện thoại di động tiết kiệm chi phí đáng kể. Người dùng không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt tiền, mà chỉ cần cài đặt và sử dụng ứng dụng trên điện thoại di động của mình.
- Quản lý cuộc gọi linh hoạt: App tổng đài điện thoại cung cấp các tính năng quản lý cuộc gọi mạnh mẽ, cho phép người dùng chuyển tiếp cuộc gọi, thiết lập quy tắc định tuyến, ghi âm cuộc gọi và quản lý danh sách khách hàng. Người dùng có thể linh hoạt điều chỉnh và tùy chỉnh các cài đặt theo nhu cầu của mình.
- Mở rộng dễ dàng: App tổng đài ảo trên điện thoại di động cho phép người dùng dễ dàng mở rộng và mở rộng số lượng người dùng khi cần thiết. Bạn có thể thêm các thành viên mới vào tổng đài ảo một cách nhanh chóng và linh hoạt, không cần phải thay đổi hoặc mua thêm các thiết bị phần cứng.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: App tổng đài điện thoại di động thường hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác như email, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), và các công cụ quản lý công việc. Điều này giúp người dùng quản lý và tương tác với cuộc gọi một cách hiệu quả, kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Quý doanh nghiệp có thể xem thêm Kiến thức tổng đài ảo để cập nhật các giải pháp liên lạc phù hợp với nhu cầu vận hành.
Đối tượng nào sẽ phù hợp với app tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp?
App tổng đài ảo trên điện thoại di động rất phù hợp cho các đối tượng có công việc đặc thù như:
- Các nhà lãnh đạo hay các nhân viên thường xuyên phải đi công tác, gặp khách hàng bên ngoài công ty hoặc thường xuyên phải di chuyển địa điểm làm việc.
- Dùng để gọi và thực hiện những cuộc họp nội bộ qua điện thoại một cách hoàn toàn miễn phí, dù cho các nhân viên ở ngoài công ty.
- Các nhân viên, tổng đài viên trực tổng đài điện thoại / hotline hoàn toàn có thể linh hoạt mà làm ngoài giờ làm hành chính vì nhờ có ứng dụng này mà công việc có thể làm việc tại nhà.
Những điều kiện cần chú ý khi sử dụng ứng dụng tổng đài điện thoại di động
Để sử dụng app tổng đài ổn định, doanh nghiệp cần có sẵn hệ thống tổng đài ảo hoặc tổng đài IP hỗ trợ máy nhánh trên di động. Đây là nền tảng để nhân viên có thể đăng nhập tài khoản và sử dụng smartphone như một phần của hệ thống liên lạc doanh nghiệp.
Ngoài ra, người dùng cần có thiết bị phù hợp như điện thoại Android hoặc iPhone, cùng với kết nối Internet ổn định qua Wi-Fi hoặc 4G/5G. Nếu chất lượng mạng không đảm bảo, trải nghiệm cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng, đặc biệt trong những thời điểm cần xử lý cuộc gọi liên tục.
Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn thông tin đăng nhập, cấu hình máy nhánh và hướng dẫn sử dụng cho từng nhân viên. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu sẽ giúp quá trình triển khai nhanh hơn và hạn chế lỗi khi vận hành.
Các bước cài đặt chi tiết App tổng đài điện thoại di động
Trước tiên, người dùng cần tải và cài đặt ứng dụng tổng đài trên thiết bị di động như cách cài đặt một ứng dụng thông thường. Sau khi cài xong, doanh nghiệp sẽ cung cấp các thông tin đăng nhập cần thiết để người dùng kết nối vào hệ thống.
Thông thường, người dùng cần nhập các thông tin như:
- Đầu tiên người dùng tìm kiếm, tải xuống và sau đó cài đặt ứng dụng tổng đài điện thoại như cài đặt các ứng dụng thông thường.
- Người dùng phải khai báo tên trên ứng dụng app tổng đài ảo này như các bước sau:
- Username: đây là số máy lẻ (do số máy được quy ước trên hệ thống tổng đài IP của doanh nghiệp đó)
- Password: đây là mật khẩu của Webphone, mật khẩu sẽ được cấp riêng.
- Tenant code: ví dụ 2022 (được cấp sẵn)
- Người dùng muốn dùng thì đăng nhập app tổng đài ảo theo những thông tin trên và cách sử dụng app tổng đài ảo trên điện thoại di động rất đơn giản và dễ dàng.
Nếu người dùng muốn gọi ra ngoài, thực hiện theo các bước sau:
- Người dùng nhập số điện thoại cần gọi trên phím.
Còn nếu người dùng muốn gọi hoặc nhắn tin nội bộ:
- Bạn nhập số máy lẻ bạn cần gọi hoặc nhắn tin
- Sau đó hãy lựa chọn bằng cách bấm vào ký hiệu được hiển thị trên màn hình
Các bước cụ thể cấu hình thêm số nội bộ (máy nhánh) vào ứng dụng để nghe gọi
– Bước 1: Tải phần mềm về điện thoại, thiết bị di động thông minh
– Bước 2: Cài đặt chính xác số nội bộ (máy nhánh) lấy từ tổng đài Việt Nam
– Bước 3: Mở ứng dụng tổng đài ảo và nghe gọi. (chỉ cần có Internet như wifi, 3G, 4G tốc độ cao đã có thể sử dụng mượt mà).
Ứng dụng BUSS CALL – app tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp trên điện thoại di động thông minh đích thị là công cụ mà hầu hết các doanh nghiệp đều muốn sử dụng để nâng cấp chất lượng trong công tác chăm sóc khách hàng. Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng ngay ứng dụng tiên tiến này vào doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với BUSS CALL. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ tư vấn và giúp quý khách triển khai nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp về app tổng đài điện thoại di động
App tổng đài điện thoại di động có thay thế hoàn toàn điện thoại bàn không?
Trong nhiều trường hợp có thể. Với doanh nghiệp ưu tiên tính linh hoạt, app tổng đài giúp nhân viên nghe gọi ngay trên smartphone mà vẫn tham gia vào hệ thống chung của công ty.
Muốn dùng app tổng đài điện thoại di động thì cần những gì?
Doanh nghiệp cần có hệ thống tổng đài hỗ trợ máy nhánh di động, thiết bị phù hợp và kết nối Internet ổn định để đảm bảo chất lượng cuộc gọi.
App tổng đài điện thoại di động có phù hợp với doanh nghiệp nhiều chi nhánh không?
Có. Đây là một trong những trường hợp phù hợp nhất vì doanh nghiệp có thể quản lý liên lạc tập trung dù nhân sự làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau.
Có thể tích hợp app tổng đài với CRM không?
Có thể, nếu hệ thống tổng đài hỗ trợ tích hợp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ quản lý lịch sử liên lạc và dữ liệu khách hàng thuận tiện hơn.
Chất lượng cuộc gọi trên app có ổn định không?
Chất lượng phụ thuộc nhiều vào hạ tầng Internet và nền tảng tổng đài đang sử dụng. Nếu hệ thống ổn định và đường truyền tốt, trải nghiệm cuộc gọi hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu vận hành hằng ngày.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
