Tổng đài ảo tích hợp CRM là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao năng suất cho đội ngũ nhân viên và mang đến trải nghiệm vượt trội cho người dùng. Vậy giải pháp này có những tính năng gì nổi bật và mang lại lợi ích cụ thể nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng Buss Call khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
Mục lục
Tổng đài ảo tích hợp CRM là gì?
Tổng đài ảo tích hợp CRM là một hệ thống kết hợp giữa tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management).
Thay vì chỉ thực hiện các cuộc gọi thông thường, hệ thống này còn giúp tự động lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lịch sử giao dịch, phân tích dữ liệu và hỗ trợ chăm sóc khách hàng đa kênh. Nhờ đó, mọi thông tin liên lạc đều được đồng bộ hóa trên CRM, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tình trạng khách hàng, đưa ra phản hồi kịp thời và nâng cao chất lượng dịch vụ. Trong đó có thể kể đến các phần mềm CRM mà Buss Call đã tích hợp như:
- Tích hợp tổng đài ảo với CRM Getfly
- Tích hợp tổng đài ảo với CRM Cloudgo
- Tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho
- Tích hợp tổng đài ảo với CRM Dotb
So sánh tổng đài ảo tích hợp CRM với tổng đài truyền thống
Sự khác biệt giữa tổng đài ảo tích hợp CRM và tổng đài truyền thống nằm ở những điểm sau:
| Đặc điểm | Tổng đài truyền thống | Tổng đài ảo tích hợp CRM |
| Hạ tầng triển khai | Phải đầu tư phần cứng như máy chủ, tổng đài vật lý, thiết bị đường dây | Hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần internet, không cần đầu tư phần cứng |
| Chi phí đầu tư | Tương đối cao vì phải mua sắm thiết bị, lắp đặt và bảo trì thường xuyên | Thấp, chi phí chính là phí thuê bao hàng tháng, dễ kiểm soát ngân sách |
| Khả năng mở rộng | Mở rộng khó khăn, cần lắp đặt thêm phần cứng | Có thể mở thêm máy nhánh, tính năng tùy theo nhu cầu, quy mô doanh nghiệp |
| Tính năng quản lý khách hàng | Hạn chế, chỉ hỗ trợ nghe và gọi cơ bản | Quản lý lịch sử khách hàng, báo cáo, định tuyến thông minh và nhiều tính năng khác |
| Chăm sóc khách hàng | Khó đồng bộ, dữ liệu phân tán, dễ bỏ lỡ thông tin | Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên CRM |
| Tính linh hoạt | Chỉ hoạt động tại văn phòng, khó hỗ trợ làm việc từ xa | Hỗ trợ làm việc mọi lúc, mọi nơi qua ứng dụng di động và máy tính |
| Bảo trì và vận hành | Doanh nghiệp phải tự duy trì hệ thống, tốn nhân sự IT | Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ 24/7 |
| Chi phí duy trì dài hạn | Cần bảo trì phần cứng và nâng cấp thiết bị thường xuyên | Chi phí sẽ được trả theo gói dịch vụ mà doanh nghiệp chọn |
Đặc điểm nổi bật của tổng đài ảo tích hợp CRM
Sự kết hợp giữa tổng đài ảo và hệ thống CRM mang lại một giải pháp toàn diện với nhiều đặc điểm nổi bật như:
1. Tự động cập nhật và hiển thị thông tin khách hàng
Mỗi khi khách hàng gọi đến, toàn bộ thông tin sẽ được hiển thị tự động trên màn hình nếu dữ liệu đã có sẵn trong hệ thống. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng nhận diện khách hàng, nắm bắt lịch sử giao dịch và tình trạng hiện tại để tư vấn chính xác, chuyên nghiệp hơn.
Đối với khách hàng mới, hệ thống sẽ tự động hiển thị biểu mẫu để nhân viên nhập thông tin. Việc này giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu ngay lập tức, tạo thành một nguồn tài nguyên quý giá để phân tích hành vi, nghiên cứu thị trường và triển khai các chiến dịch marketing, bán hàng hiệu quả về sau.
2. Thiết lập hộp thư trả lời tự động và định tuyến thông minh
Hộp thư thoại trả lời tự động là một trong những tính năng nổi bật của tổng đài ảo tích hợp CRM. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể thiết lập hộp thư thoại để đảm bảo mọi cuộc gọi nhỡ đều được ghi lại. Điều này giúp nhân viên liên hệ lại với khách hàng vào thời điểm phù hợp, ngay cả khi cuộc gọi đến ngoài giờ làm việc.
Bên cạnh đó, định tuyến và phân bổ cuộc gọi cũng là những tính năng quan trọng của hệ thống. Thay vì đổ dồn tất cả cuộc gọi vào một nhân viên duy nhất, tổng đài ảo sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc nhân viên có chuyên môn phù hợp nhất. Điều này giúp rút ngắn thời gian chờ của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu suất xử lý công việc của đội ngũ.
3. Ghi âm, lưu trữ dữ liệu
Tổng đài ảo tích hợp CRM cho phép doanh nghiệp tự động ghi âm và lưu trữ tất cả các cuộc gọi. Dựa vào các bản ghi này, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra nội dung cuộc trò chuyện, nắm bắt vấn đề và đưa ra những hướng dẫn, đào tạo kịp thời nhằm nâng cao kỹ năng cho đội ngũ.
4. Báo cáo, thống kê dữ liệu trực quan
Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo và biểu đồ trực quan về hiệu suất làm việc, số lượng cuộc gọi, thời gian đàm thoại trung bình và nhiều chỉ số quan trọng khác. Thông qua những dữ liệu này, doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hoạt động của đội ngũ một cách tổng thể.
Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý nhanh chóng đưa ra những quyết định chiến lược, phân bổ nguồn lực hợp lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo tích hợp CRM
Việc triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tuyệt vời như:
1. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Với thông tin chi tiết được hiển thị khi cuộc gọi đến, tổng đài viên dễ dàng nắm bắt nhu cầu và phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác. Khách hàng sẽ không phải lặp lại thông tin nhiều lần, từ đó cảm thấy được quan tâm và hài lòng hơn với dịch vụ.
2. Tăng hiệu suất và năng suất làm việc
Tổng đài ảo tích hợp CRM sở hữu nhiều tác vụ như lưu trữ dữ liệu, định tuyến cuộc gọi, báo cáo thống kê,… Nhờ đó, đội ngũ nhân sự sẽ giảm tác được các công đoạn thủ công, có thêm thời gian để tập trung vào việc xử lý và chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp cũng dễ dàng đo lường hiệu suất và tối ưu nguồn lực.
3. Quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ
Tất cả thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, phản hồi và các kênh liên lạc đều được tập trung và đồng bộ hóa trong hệ thống CRM. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu một cách khoa học, giảm thiểu rủi ro thất thoát thông tin và dễ dàng phân tích để xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
4. Tối ưu chi phí vận hành
Tổng đài ảo được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng đắt đỏ như tổng đài truyền thống.
Ngoài ra, nhờ khả năng quản lý và phân tích dữ liệu hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng chính xác hơn, tránh lãng phí nguồn lực.
5. Gia tăng khả năng cạnh tranh
Ngày nay, thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại, chuyên nghiệp là điều thiết yếu. Khả năng phản hồi nhanh chóng và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng giúp doanh nghiệp nổi bật hơn hẳn. Đồng thời cũng nền tảng vững chắc để giữ chân khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Kết luận
Việc tổng đài ảo tích hợp CRM không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành giải pháp chiến lược để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu vận hành doanh nghiệp. Giải pháp này phù hợp với mọi quy mô từ nhỏ đến lớn, giúp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính hiện đại và hiệu quả lâu dài.
Buss Call – giải pháp tổng đài ảo thông minh của VOIP24H, tích hợp CRM và nhiều tính năng vượt trội như ghi âm cuộc gọi, báo cáo chi tiết, định tuyến thông minh,… Hãy liên hệ ngay Hotline 1900 2002 hoặc truy cập tại https://www.busscall.vn/dich-vu-tong-dai-ao/ để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm giải pháp đột phá này!
Những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo tích hợp CRM
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo tích hợp CRM, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp.
1. Có cần đầu tư thiết bị phần cứng để sử dụng không?
Tổng đài ảo tích hợp CRM hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, chỉ cần có kết nối internet là có thể sử dụng. Doanh nghiệp không cần đầu tư máy chủ hay các thiết bị phức tạp như tổng đài truyền thống, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí ban đầu.
2. Chi phí triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM có cao không?
Chi phí triển khai tổng đài ảo tích hợp CRM phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng máy nhánh, các tính năng tích hợp chuyên sâu, và nhà cung cấp dịch vụ bạn lựa chọn.
Để nhận báo giá chi tiết và chính xác nhất, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 1900 2002 để được hỗ trợ tốt nhất.
3. Dữ liệu khách hàng có được bảo mật không?
Tổng đài ảo tích hợp CRM luôn đặt vấn đề bảo mật lên hàng đầu. Hệ thống được trang bị các cơ chế mã hóa tiên tiến, phân quyền truy cập nghiêm ngặt và sao lưu dữ liệu định kỳ, đảm bảo mọi thông tin của khách hàng luôn được bảo vệ an toàn tốt nhất.
4. Có thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển không?
Có. Tổng đài ảo tích hợp CRM hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên có khả năng mở rộng linh hoạt.
Khi quy mô doanh nghiệp tăng trưởng, có thể dễ dàng tăng số lượng máy nhánh, bổ sung tính năng hoặc tích hợp thêm các kênh chăm sóc khách hàng.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
