TỔNG ĐÀI ANALOG LÀ GÌ? TÌM HIỂU VỀ CÔNG NGHỆ ANALOG

Tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ, bảo mật tốt, tích hợp VoIP liên kết giữa các chi nhánh, cài đặt lời chào tự động,… là những ưu điểm không thể không nhắc đến của tổng đài Analog. Vậy công nghệ Analog là gì? Nó bao gồm như bộ phận, thiết bị nào? Và có ưu nhược điểm ra sao? Cùng Buss Call tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

Tổng đài Analog là gì?

Tổng đài Analog là hệ thống điện thoại doanh nghiệp sử dụng tín hiệu analog để truyền thoại qua đường dây điện thoại truyền thống. Trong mô hình này, các máy lẻ trong văn phòng được kết nối về một tổng đài trung tâm, sau đó từ tổng đài này mới đi ra mạng điện thoại công cộng để thực hiện hoặc tiếp nhận cuộc gọi từ bên ngoài.

Về bản chất, tổng đài Analog phù hợp với mô hình liên lạc nội bộ và nghe gọi cơ bản tại văn phòng cố định. So với các hệ thống tổng đài hiện đại hơn, đây là công nghệ đơn giản hơn, dễ hình dung hơn, nhưng cũng có nhiều giới hạn về khả năng mở rộng, tích hợp phần mềm và làm việc linh hoạt.

Công nghệ Tổng đài Analog bao gồm những thiết bị nào?

Các bộ phận và thiết bị chính trong một hệ thống tổng đài Analog bao gồm:

1. Trung tâm tổng đài (PBX)

Đây là bộ phận trung tâm dùng để quản lý và điều phối cuộc gọi giữa các máy lẻ nội bộ và các line điện thoại ra ngoài. PBX là nơi quyết định cuộc gọi sẽ đi đâu, gọi nội bộ hay gọi ra mạng công cộng.

2. Thiết bị đầu cuối

Đây là các máy điện thoại bàn analog đặt tại từng vị trí làm việc. Mỗi máy thường được gán một số máy lẻ nội bộ để nhân viên có thể liên lạc với nhau trong văn phòng.

3. Đường dây điện thoại và line trung kế

Hệ thống cần có dây nối từ từng máy lẻ về PBX, đồng thời có các line trung kế để kết nối từ tổng đài ra mạng điện thoại công cộng. Đây là phần khiến mô hình Analog phụ thuộc khá nhiều vào hạ tầng vật lý và chất lượng đường dây

Phân tích ưu & nhược điểm của Tổng đài Analog

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về ưu điểm và nhược điểm của công nghệ Analog. Qua đây sẽ giúp khách hàng hiểu rằng doanh nghiệp mình có thật sự phù hợp để sử dụng công nghệ Analog hay không.

Ưu điểm:

1. Cho phép trang bị nhiều máy điện thoại: Hệ thống tổng đài Analog cho phép doanh nghiệp trang bị nhiều máy điện thoại, từng phòng ban hoặc từng nhân viên có một số nội bộ riêng biệt.
2. Liên lạc nội bộ miễn phí: Nhân viên có thể liên lạc từ phòng này sang phòng khác để thảo luận công việc mà không phải trả phí.
3. Quản lý phí thoại: Khách hàng có thể thiết lập phần mềm tính cước hoặc sử dụng máy in để quản lý chi phí thoại.
4. Chuyển cuộc gọi mà không thay đổi vị trí: Nhân viên có khả năng chuyển cuộc gọi cho người khác mà không cần di chuyển từ vị trí hiện tại.
5. Tích hợp VoIP giữa các trụ sở: Hệ thống tổng đài Analog có khả năng tích hợp VoIP để liên kết và liên lạc dễ dàng giữa các trụ sở của công ty.
6. Cài đặt đổ chuông tùy ý: Doanh nghiệp có thể cài đặt đổ chuông tại bất kỳ điện thoại nào trong công ty.
7. Bảo mật cuộc gọi nội bộ: Hệ thống tổng đài Analog đảm bảo bảo mật cho các cuộc gọi nội bộ.
8. Lời chào tự động: Doanh nghiệp có thể thiết lập lời chào tự động theo ý muốn của mình.
9. Hoạt động độc lập: Hệ thống tổng đài Analog có khả năng hoạt động độc lập mà không cần mạng và điện.
10. Chi phí lắp đặt rẻ hơn: So với các hệ thống tổng đài khác, hệ thống tổng đài Analog có chi phí lắp đặt thấp hơn.

Nhược điểm:

1. Không sử dụng với mạng LAN: Hệ thống tổng đài Analog không tương thích với mạng LAN, cần có đường dây điện thoại riêng biệt.
2. Hạn chế tính năng: Công nghệ Analog chủ yếu chỉ hỗ trợ các tính năng cơ bản như nghe và gọi.
3. Cần nâng cấp phần cứng để mở rộng: Để mở rộng, hệ thống tổng đài Analog cần nâng cấp phần cứng như gắn thêm card hỗ trợ, nâng cấp loại tổng đài và kéo thêm đường dây.
4. Giới hạn kết nối đồng thời: Chỉ có thể kết nối một cuộc gọi trong cùng một thời điểm.
5. Không hỗ trợ API: Hệ thống tổng đài Analog không hỗ trợ API để kết nối với phần mềm ERP hoặc CRM.
6. Bận line thường xuyên: Có thể gặp tình trạng bận line và bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng.
7. Chi phí sửa chữa, bảo trì và nâng cấp cao: Chi phí cho việc sửa chữa, bảo trì và nâng cấp hệ thống tổng đài Analog khá cao.
8. Không quản lý file ghi âm và cuộc gọi: Không thể quản lý file ghi âm hay cuộc gọi trao đổi giữa nhân viên và khách hàng.
9. Khách hàng gọi từ bên ngoài chậm: Nhân viên ở ngoài gọi về công ty thông qua hệ thống tổng đài Analog thường gặp trễ.

Mặc dù có nhiều lợi ích cho việc chăm sóc khách hàng, hệ thống tổng đài Analog đã trở nên lỗi thời và hiện đang được thay thế bởi các hệ thống tổng đài ảo hiện đại.

Tổng đài Analog hoạt động như thế nào? 

Tổng đài Analog giống như một “bản đồ đường dây” kết nối các máy điện thoại trong công ty với nhau và với mạng điện thoại công cộng (PSTN).

Quy trình cơ bản:

• Mỗi bàn làm việc có một máy điện thoại bàn gắn với một “máy lẻ” (extension).
• Tất cả máy lẻ đều đấu nối về một tủ tổng đài đặt tại văn phòng.
• Từ tủ tổng đài này, một số đường dây trung kế (line) sẽ nối ra bên ngoài (nhà mạng).

Khi người dùng nhấc máy:

• Gọi nội bộ → cuộc gọi chỉ “chạy” trong mạng dây nội bộ của công ty.
• Gọi ra ngoài → tổng đài sẽ “mượn” một line analog kết nối ra mạng điện thoại công cộng.

Toàn bộ quá trình đều dùng tín hiệu analog (dạng điện áp) để truyền cuộc gọi. Vì vậy:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng đường dây.
• Dây càng dài, càng cũ → càng dễ nhiễu, rè, mất tín hiệu.

Doanh nghiệp nào phù hợp với tổng đài Analog?

Mặc dù đang dần nhường chỗ cho các công nghệ hiện đại, tổng đài Analog vẫn chưa hoàn toàn lỗi thời. Trong một số trường hợp nhất định, đây vẫn là giải pháp tạm ổn nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện sau:

Quy mô nhỏ, ít phòng ban, ít đầu số

Doanh nghiệp chỉ cần vài máy lẻ nội bộ, không có nhiều chi nhánh và không cần các tính năng nâng cao như CRM, báo cáo hoặc làm việc từ xa.

Hạ tầng đã lắp đặt sẵn từ lâu

Nếu văn phòng đã kéo dây và đầu tư hệ thống từ trước, doanh nghiệp có thể tiếp tục dùng trong một thời gian để tận dụng hạ tầng cũ.

Ít yêu cầu tích hợp phần mềm

Nếu nhu cầu chủ yếu chỉ là nghe gọi nội bộ và gọi ra ngoài, không cần tích hợp với ERP, CRM hoặc phần mềm bán hàng, Analog vẫn có thể đáp ứng ở mức cơ bản.

Câu hỏi thường gặp về tổng đài Analog

Dưới đây là phần những câu hỏi thường gặp về tổng đài Analog các doanh nghiệp có thể tham khảo:

1. Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng tổng đài Analog không?

Nếu doanh nghiệp rất nhỏ, ít phòng ban, hầu như chỉ cần nghe/gọi cơ bản và đã lắp sẵn hệ thống từ lâu, tổng đài Analog vẫn có thể tạm dùng được.

2. Tổng đài Analog có ghi âm cuộc gọi được không?

Có, nhưng không phải là tính năng “mặc định”. Thường phải gắn thêm thiết bị ghi âm riêng hoặc cấu hình thêm nhiều phần cứng/phần mềm trung gian. Điều này khiến chi phí và độ phức tạp tăng lên.

3. Tổng đài Analog có báo cáo chi tiết như tổng đài ảo không?

Đa phần tổng đài Analog không có hoặc rất hạn chế về báo cáo. Khó xem được tổng số cuộc gọi, tỉ lệ bỏ máy, thời gian chờ, hiệu suất theo nhân viên,… Quản lý thường phải dựa vào cảm tính hoặc thống kê thủ công.

4. Tổng đài Analog có làm việc từ xa được không?

Gần như là không (hoặc rất bất tiện), vì hệ thống phụ thuộc vào:

• Máy bàn tại văn phòng
• Hệ thống dây kéo nội bộ
• Nhân viên phải ngồi đúng vị trí mới nghe/gọi được.

Lắp đặt Tổng đài ảo uy tín ở đâu?

BUSS CALL tự hào là một doanh nghiệp có kinh nghiệm trên 10 năm. Chuyên cung cấp các loại tổng đài ảo dùng để chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp như autocall, tổng đài IP, contact center,…

Lương Nhi

Tôi là Lương Nhi – BTV tại Buss Call, chuyên về chuyển đổi số và giải pháp liên lạc đám mây, giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả và tăng năng suất vượt trội.