Thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài là những thiết bị mà người dùng trực tiếp sử dụng để thực hiện và nhận cuộc gọi trên hệ thống. Các thiết bị này có thể là điện thoại IP, điện thoại Wi-Fi, điện thoại tiếp tân, phần mềm softphone trên máy tính hoặc ứng dụng softphone trên smartphone.
Điểm chung của các thiết bị đầu cuối là đều đóng vai trò kết nối người dùng với hệ thống tổng đài thông qua công nghệ VoIP trên nền tảng Internet. Nói đơn giản, đây là “điểm chạm” cuối cùng giữa người dùng và tổng đài trong quá trình nghe gọi. Người ta thường dùng thuật ngữ thiết bị đầu cuối để chỉ các thiết bị của người dùng cuối. Hãy cùng BUSS CALL tìm hiểu chi tiết.
Thiết bị đầu cuối là gì?
Thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài ảo là những thiết bị mà người dùng cuối có thể sử dụng để kết nối và tham gia vào hệ thống. Các loại thiết bị đầu cuối bao gồm điện thoại IP, điện thoại wifi, điện thoại tiếp tân, phần mềm softphone trên máy tính và phần mềm softphone trên smartphone. Những thiết bị này cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi thông qua giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol) qua mạng Internet.
Chức năng của thiết bị đầu cuối
- Kết nối với tổng đài IP qua môi trường Internet và giao thức SIP (Session Initiation Protocol).
- Giải mã tín hiệu và mã từ tổng đài IP thành tín hiệu âm thanh để người dùng có thể nghe được. Điều này bao gồm giải mã các tín hiệu thoại và âm thanh từ gói dữ liệu nhận được qua mạng Internet.
- Mã hóa tín hiệu âm thanh từ người dùng thành các tín hiệu và dữ liệu để truyền qua mạng Internet. Điều này đảm bảo rằng âm thanh và tín hiệu thoại được đóng gói và truyền qua mạng một cách hiệu quả và đảm bảo chất lượng cuộc gọi.
Chọn loại thiết bị đầu cuối nào cho người dùng
Không có một loại thiết bị đầu cuối nào phù hợp cho mọi vị trí. Việc lựa chọn nên dựa vào môi trường làm việc, mức độ di chuyển của nhân sự, yêu cầu ổn định cuộc gọi và ngân sách đầu tư ban đầu.
Điện thoại IP
- Điện thoại IP là một loại thiết bị được kết nối với hệ thống tổng đài IP thông qua đường LAN cắm trực tiếp trên điện thoại. Đây là một lựa chọn phổ biến được sử dụng bởi khoảng 70% người dùng do tính ổn định cao và phù hợp với môi trường làm việc văn phòng.
- Nếu văn phòng đã có dây mạng, điện thoại IP thông thường là lựa chọn ổn định và tiết kiệm chi phí. Các mẫu điện thoại IP phổ biến bao gồm Yealink Sip-T19 E2, Yealink sip-T21 E2 và Grandstream GXP 1610. Nếu bạn muốn một thiết kế đẹp cho sếp, bạn có thể chọn Yealink T40P.
- Nếu văn phòng không có dây mạng, điện thoại IP dùng Wifi là lựa chọn. Các mẫu điện thoại Wifi phổ biến bao gồm Yealink W53P và Yealink W56P.
- Đối với tiếp tân, các mẫu điện thoại phổ biến là Yealink Sip-T27G và Grandstream GXP 2140.
Nói ngắn gọn, điện thoại IP nên được ưu tiên cho những vị trí cần nghe gọi ổn định và thao tác liên tục trong suốt ngày làm việc.
Phần mềm Softphone cho máy tính
- Phần mềm Softphone cho máy tính là một ứng dụng gọi điện được cài đặt trực tiếp trên máy tính, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi qua tai nghe thông thường hoặc tai nghe Callcenter như Jabra UC150 Mono. Nó được sử dụng phổ biến trong các bộ phận call center và đối với những người làm việc thường xuyên trên máy tính. Chất lượng của phần mềm softphone thường khá ổn định.
- Phần mềm softphone tương tự như ứng dụng Skype, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi âm thanh và video thông qua máy tính.
- Có một số phần mềm softphone phổ biến như Zoiper, X-lite và tất cả đều miễn phí.
- Điểm nổi bật của phần mềm softphone là nó giúp người dùng tiện lợi trong việc thực hiện cuộc gọi qua máy tính và được sử dụng rộng rãi trong môi trường call center cũng như cho những người làm việc trên máy tính hàng ngày.
Đây là phương án rất hợp với đội ngũ cần vừa gọi điện vừa thao tác trên phần mềm, CRM hoặc các công cụ xử lý khách hàng khác.
Xem thêm: Softphone tốt nhất cho Doanh nghiệp
Phần mềm Softphone cho Di Động
- Phần mềm Softphone cho Di Động là một ứng dụng được cài đặt trực tiếp trên smartphone, như Viber, Zalo và các ứng dụng tương tự. Phần mềm này kết nối với tổng đài IP thông qua môi trường Internet.
- Phần mềm Softphone cho Di Động sử dụng tài nguyên của điện thoại như loa và micro để thực hiện cuộc gọi. Nó phù hợp cho những người thường xuyên di chuyển và sử dụng kết nối WiFi, 3G, 4G.
- Tuy chất lượng và độ ổn định của phần mềm Softphone cho Di Động phụ thuộc vào tài nguyên của smartphone và chất lượng, tốc độ của kết nối WiFi, 3G, 4G. Do đó, thường thì độ ổn định của phần mềm Softphone cho Di Động không cao bằng điện thoại IP và phần mềm softphone trên máy tính.
Nếu cần độ ổn định cao, nên ưu tiên điện thoại IP. Nếu cần tiết kiệm chi phí và làm việc trên máy tính nhiều, softphone PC là phương án hợp lý. Nếu ưu tiên di chuyển, softphone trên smartphone sẽ phù hợp hơn. Đây là logic lựa chọn nên bám khi triển khai thực tế.
So sánh các loại thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài
Mỗi loại thiết bị đầu cuối có đặc điểm và cách sử dụng khác nhau. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ sự khác biệt đó:
| Tiêu chí | Điện thoại IP (IP Phone) | Softphone trên máy tính | Softphone trên smartphone |
| Thiết bị sử dụng | Máy điện thoại IP riêng, đặt trên bàn | Phần mềm trên PC/laptop | App trên điện thoại |
| Kết nối | Cắm mạng LAN/WiFi | Dùng internet của máy tính | Dùng 3G/4G/5G hoặc WiFi |
| Độ ổn định cuộc gọi | Ổn định nhất | Tương đối ổn định, phụ thuộc cấu hình máy | Kém ổn định nhất, dễ bị ảnh hưởng bởi sóng mạng |
| Tính di động | Gần như cố định, ít di chuyển | Di động trong phạm vi mang theo laptop | Linh hoạt nhất, mang đi mọi nơi |
| Chi phí ban đầu | Cao hơn (phải mua từng máy IP riêng) | Thấp, tận dụng máy tính sẵn có | Thấp, tận dụng smartphone sẵn có |
| Phù hợp với | Lễ tân, kế toán, phòng ban ngồi cố định | Call center, CSKH, telesales, nhân viên văn phòng | Đội sale thị trường, kỹ thuật, giao nhận, quản lý hay di chuyển |
Bảng so sánh này cho thấy không có thiết bị nào “tốt nhất” trong mọi tình huống. Mỗi loại phù hợp với một vai trò khác nhau, nên cách triển khai hiệu quả nhất thường là kết hợp nhiều loại thiết bị đầu cuối trong cùng một hệ thống.
Kết Luận
Các thiết bị đầu cuối sắp xếp theo độ ổn định về chất lượng cuộc gọi. Điện thoại IP > Phần mềm softphone trên Máy Tính > Phần mềm Softphone trên điện thoại. Doanh nghiệp bạn cần tư vấn liên hệ với phòng kinh doanh của Buss Call theo thông tin bên dưới.
Câu hỏi thường gặp về thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài:
1. Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải mua điện thoại IP không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu với softphone trên máy tính hoặc smartphone. Điện thoại IP nên được ưu tiên cho các vị trí quan trọng như lễ tân, tổng đài viên, quầy giao dịch, nơi cần sự ổn định tốt. Khi doanh nghiệp lớn hơn có thể bổ sung dần điện thoại IP cho các vị trí cần thiết.
2. Softphone có thể thay thế hoàn toàn điện thoại IP không?
Về mặt tính năng, softphone có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu nghe/gọi, thậm chí còn có nhiều tiện ích hơn (tích hợp CRM, ghi chú, popup thông tin…). Nhưng xét một khía cạnh khác điện thoại IP vẫn có lợi thế về độ ổn định và sự đơn giản cho người dùng không rành công nghệ. Lý tưởng nhất là kết hợp cả hai, tùy vị trí công việc.
3. Dùng softphone trên smartphone có ổn định không?
Softphone trên smartphone rất linh hoạt, nhưng độ ổn định phụ thuộc:
- Sóng 3G/4G/5G hoặc WiFi nơi nhân viên đang đứng.
- Cấu hình điện thoại, mức độ “quá tải” của máy.
Nếu nhân sự di chuyển nhiều, softphone mobile là lựa chọn tốt, nhưng với các vị trí cần nghe/gọi liên tục, ít gián đoạn, vẫn nên có điện thoại IP hoặc Softphone trên PC + tai nghe làm “điểm tựa” chính.
4. Một nhân viên có thể dùng nhiều loại thiết bị đầu cuối cùng lúc không?
Có. Cùng một tài khoản máy nhánh, bạn có thể đăng nhập trên:
- Điện thoại IP,
- Softphone trên PC,
- Softphone trên smartphone (tùy cách cấu hình & chính sách sử dụng).
5. Thiết bị đầu cuối có ảnh hưởng đến chất lượng tổng đài không?
Rất nhiều. Cùng một hệ thống tổng đài, nếu thiết bị đầu cuối chất lượng kém, tai nghe tệ, mạng yếu, trải nghiệm cuộc gọi chắc chắn sẽ không tốt.
Ngược lại, khi doanh nghiệp đầu tư đúng mức cho thiết bị đầu cuối (IP phone ổn định, tai nghe tốt, máy tính phù hợp), chất lượng cuộc gọi sẽ rõ ràng, ít nhiễu, ít gián đoạn hơn rất nhiều.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
