SO SÁNH SOFTPHONE VÀ HARDPHONE

Cùng với sự tiến bộ của công nghệ, việc sử dụng điện thoại trong công việc càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các loại điện thoại hiện nay, nhiều người dùng vẫn đang băn khoăn không biết nên lựa chọn softphone hay hardphone. Vậy, để giúp các bạn có được quyết định đúng đắn nhất, chúng tôi sẽ so sánh hai loại điện thoại này trong bài viết dưới đây.

Softphone là gì?

Softphone là một loại phần mềm mô phỏng điện thoại, cho phép người dùng thực hiện, nhận và quản lý cuộc gọi thông qua mạng Internet. Công nghệ này cho phép người dùng kết nối và giao tiếp không cần sử dụng các thiết bị điện thoại truyền thống, thay vào đó sử dụng máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng kết nối Internet.

Softphone có thể tích hợp các tính năng như gọi thoại và gọi video, giúp người dùng tương tác linh hoạt với đối tác hoặc đồng nghiệp. Để sử dụng softphone, người dùng cần có các trang thiết bị sau:

• Thiết bị có kết nối Internet (mạng LAN, WiFi). Mặc dù có thể sử dụng 3G, tuy nhiên chất lượng kết nối không được đảm bảo.
• Tai nghe có micro hoặc tai nghe call center chuyên nghiệp để cải thiện chất lượng cuộc gọi.
• Máy tính với card âm thanh và cấu hình mạnh để đảm bảo hiệu suất của phần mềm.
• Tổng đài VoIP, trong đó softphone thường đóng vai trò như một máy nhánh trong hệ thống tổng đài.
• Softphone là một xu hướng phổ biến trong việc liên lạc và truyền thông hiện nay, mang lại sự linh hoạt và tiện ích cho người dùng trong môi trường làm việc hiện đại.

Ưu điểm và nhược điểm của Softphone 

Ưu điểm 

• Sử dụng Softphone giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần đầu tư vào hệ thống phần cứng phức tạp và đắt đỏ. Chỉ cần một laptop hoặc smartphone là đủ để bắt đầu sử dụng, và có thể làm việc ở bất kỳ đâu.
• Softphone giải quyết vấn đề liên lạc giữa các chi nhánh và phòng ban khác nhau của doanh nghiệp thông qua việc tích hợp trực tiếp vào tổng đài ảo. Điều này giúp thống nhất kênh liên lạc giữa các bộ phận và chi nhánh, cũng như quản lý thông tin cuộc gọi một cách dễ dàng hơn.
• Softphones cho phép kết nối với đồng nghiệp và đối tác từ bất kỳ đâu một cách thuận tiện. Chúng có thể cài đặt trên máy tính bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh, điều này giúp người dùng có thể sử dụng chúng trên các thiết bị họ sử dụng hàng ngày.
• Ngoài tính năng nghe gọi thông thường, Softphone còn tích hợp nhiều tính năng ưu việt như ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, tích hợp đầu số, đàm thoại nhiều bên, và nhiều tính năng khác.

Nhược điểm

Softphone là hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào kết nối Internet. Điều này có nghĩa là bất kỳ sự cố nào như mất điện, bão, hoặc băng thông không đủ đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và sẵn có của hệ thống. Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp phải trang bị thêm hệ thống điện thoại truyền thống để dự phòng.

So sánh Softphone và Hardphone

	Hardphone	Softphone
Đặc điểm bên ngoài	Một thiết bị vật lí, hoạt động tương tự như analog, tuy nhiên hoạt động trên VoIP thay vì đường dây điện thoại	Cung cấp chức năng tương tự như hardphone nhưng tồn tại như một phần của phần mềm được cài đặt trên máy tính, smartphone hay tablet.
Giao diện	Mẫu mã đa dạng với phím bấm vật lí quen thuộc. Ngoài ra một số dòng còn có thêm màn hình cảm ứng với GUI (Graphics User Interface) đầy đủ	Hoạt động trên phần mềm và có thể thao tác với bàn phím hoặc chuột
Chất lượng cuộc gọi	Có chất lượng cuộc gọi tốt vì thiết bị được dành riêng để xử lí cuộc gọi	Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào phần mềm, thiết bị và độ ổn định của internet
Tính năng tổng thể	Với mỗi dòng điện thoại sẽ có những tính năng khác nhau và không thể tuỳ chỉnh được	Vì là ứng dụng nên softphone có thể tuỳ chỉnh, mở rộng và tương tác
Độ khó khi sử dụng	Người dùng đã quen thuộc với điện thoại bàn trước đây thì việc sử dụng IP phone khá dễ dàng	Dễ dàng sử dụng với các phím bấm quen thuộc như bàn phím số trên điện thoại di động
Tính di động	Tính di động không được đánh giá cao vì kích thước khá lớn, đi kèm với đường dây dẫn	Softphone hoạt động mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị máy tính/điện thoại có kết nối internet
Chi phí	Vì là thiết bị vật lý nên cần bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu khá cao	Đỡ áp lực về tài chính hơn vì không phải đầu tư phần cứng ban đầu.Thay vào đó doanh nghiệp sẽ trả phí cho nhà cung cấp phần mềm theo thời gian sử dụng mong muốn

Nên chọn lựa Hardphone hay Softphone cho tổng đài của doanh nghiệp

Khi quyết định chọn giữa Hardphone và Softphone cho tổng đài của doanh nghiệp, cần xem xét các yếu tố như tính linh hoạt, chất lượng cuộc gọi, và chi phí để đảm bảo lựa chọn phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Hardphone thích hợp cho những người quan tâm đến chất lượng cuộc gọi và hoạt động ổn định nhất có thể, mặc dù không cần thiết phải quan tâm đến tính di động hoặc chi phí mua phần cứng mới. Một số người dùng cũng có thể ưa thích trải nghiệm của Hardphone chuyên dụng và đã quen thuộc với điện thoại truyền thống.

Trái lại, Softphones là lựa chọn lý tưởng cho các công ty tập trung vào tính linh hoạt và khả năng mở rộng trên nền tảng VoIP của họ, cũng như những người quan tâm đến việc tối ưu hóa chi phí. Chúng cũng phù hợp cho người dùng cần một nền tảng di động có thể sử dụng từ máy tính, tablet hoặc smartphone khi làm việc ở xa.

Tùy thuộc vào mục tiêu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, có thể chọn cài đặt từng loại cho các bộ phận khác nhau hoặc kết hợp cả hai để tối ưu hóa hiệu suất và linh hoạt trong việc liên lạc.