PHẦN MỀM ERP LÀ GÌ? PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP NÀO?

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý toàn diện được thiết kế để tích hợp và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tài nguyên của một doanh nghiệp. Với khả năng kết hợp nhiều ứng dụng thành các module trong một gói phần mềm duy nhất, ERP giúp tự động hóa và cải thiện hiệu quả các hoạt động từ quản lý mua hàng, sản xuất, đến kế toán và bán hàng. Đối với loại doanh nghiệp nào, phần mềm ERP lại trở nên phù hợp? Đây chính là câu hỏi mà nhiều doanh nhân quan tâm.

 

Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, có nghĩa là quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tích hợp, kết hợp nhiều ứng dụng thành các module trong một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và liên tục qua các phòng ban và quy trình như quản lý mua hàng, sản xuất, nhân sự…

Một hệ thống ERP cơ bản thường bao gồm các module sau:

• Quản lý mua hàng: Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.
• Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng…
• Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu chí (lô, hạn sử dụng, vị trí…); Báo cáo tồn kho.
• Quản lý Kế toán – Tài chính – Bán hàng: Bao gồm các chức năng kế toán, tài chính và bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát tài chính và các công việc liên quan.
• Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và nguyên vật liệu.
• Báo cáo quản trị: Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh quý/năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

Phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phần mềm quản trị ERP là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và phức tạp, đặc biệt là những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý các giao dịch và tài nguyên. Đối với những doanh nghiệp như vậy, việc sử dụng ERP có thể giúp họ tránh được những rủi ro không đáng có và tối ưu hóa quy trình quản lý.

Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng ERP bao gồm:

• Số lượng giao dịch lớn, quy mô hoạt động phức tạp đang gây khó khăn trong quản lý.
• Tình trạng sai sót thường xuyên trong nhập liệu, dẫn đến các vấn đề như lượng hàng tồn kho không chính xác, giao nhầm đơn hàng, hoặc khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
• Hệ thống quản lý hiện tại không linh hoạt và cồng kềnh.
• Sử dụng nhiều ứng dụng hoặc công cụ riêng lẻ mà không mang lại hiệu quả và tốn kém.
• Mong muốn tăng cường chuyển đổi số và cần giải pháp hỗ trợ quản lý và điều hành hiệu quả hơn.

Do đó, phần mềm ERP có thể giúp các doanh nghiệp này tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc.

Lợi ích Phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp

Việc đầu tư vào phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Lưu trữ và kiểm soát thông tin khách hàng: Phần mềm ERP cho phép tổ chức lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ thông tin liên hệ đến lịch sử mua hàng và các tương tác trước đó. Điều này giúp cải thiện quản lý mối quan hệ với khách hàng và tăng cơ hội kinh doanh.
• Gia tăng hiệu suất quá trình sản xuất, cung ứng sản phẩm và dịch vụ: Phần mềm ERP tích hợp các quy trình sản xuất và cung ứng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ quản lý lịch trình sản xuất đến tồn kho và vận chuyển. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu thời gian không hiệu quả.
• Tăng hiệu quả quản lý dự án: Phần mềm ERP cung cấp các công cụ quản lý dự án tích hợp, giúp theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện các dự án một cách hiệu quả hơn, từ việc đặt mục tiêu đến hoàn thành dự án.
• Kiểm soát tài chính, giảm chi phí: Phần mềm ERP cho phép tổ chức quản lý tài chính một cách chặt chẽ hơn, từ quản lý hóa đơn đến dự toán và báo cáo tài chính. Điều này giúp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
• Gia tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ: Phần mềm ERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận có thể dễ dàng truy cập thông tin và tương tác với nhau, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc và sự hiểu biết chung trong tổ chức.

Tạm kết

Tóm lại, việc đầu tư vào phần mềm ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn mang lại nhiều lợi ích về quản lý, tài chính và tương tác trong tổ chức. Hy vọng rằng thông tin về phần mềm ERP đã cung cấp sẽ hữu ích cho quý vị trong quá trình lựa chọn và triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn đang quan tâm đến việc tích hợp phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh và quản lý bán hàng vào hệ thống CRM/ERP của mình, chúng tôi xin giới thiệu phần mềm Buss Call. Việc tích hợp phần mềm chuyên biệt về chăm sóc khách hàng và bán hàng sẽ gia tăng sức mạnh cho hệ thống ERP của doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng trên các kênh bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tránh khó khăn khi phát triển một phần mềm CSKH đa kênh từ đầu.