Làm sao kết nối với tổng đài ảo khi bất chợt mất điện hoặc internet

Sự thay thế của dịch vụ tổng đài ảo cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống đã giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nhiều rủi ro và sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, sẽ không có bất kỳ phần mềm nào hoàn toàn hoàn hảo tuyệt đối. Các hoạt động của tổng đài ảo phụ thuộc chủ yếu vào internet, vì vậy sẽ không tránh khỏi trường hợp gián đoạn trong quá trình sử dụng khi tổng đài ảo khi bất chợt mất điện.

Hãy cùng Buss Call đọc bài viết dưới đây để tìm ra biện pháp xử lý, kết nối tổng đài ảo khi bất chợt mất điện hoặc mất Internet.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một dịch vụ thoại hoạt động dựa trên nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho doanh nghiệp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.

Cài đặt tổng đài ảo rất đơn giản, mỗi doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động. Dịch vụ tổng đài ảo này cung cấp những tính năng tương tự một tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà không yêu cầu đầu tư nhiều vào hệ thống tổng đài vật lý gây tốn kém.

Lợi ích tổng đài ảo đối với doanh nghiệp?

1. Tối ưu hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn

Trong quá trình sử dụng tổng đài truyền thống, nhiều doanh nghiệp phải bỏ ra số tiền lớn để mua tổng đài điện thoại và lắp đặt nhiều phần cứng tại cơ sở làm việc. Hơn nữa, mô hình này đòi hỏi nhân viên nội bộ có kỹ năng để quản trị thông tin và bảo trì kỹ thuật cho các thiết bị điện thoại.

Dịch vụ tổng đài ảo mang đến những lợi ích vượt trội so với tổng đài truyền thống bằng cách ảo hoá cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp. Giao tiếp, kết nối và liên lạc được định tuyến thông qua mạng internet. Các doanh nghiệp chỉ cần cài đặt một bộ định tuyến và thiết bị điện thoại IP.

2. Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Việc trang bị cho nhân viên tổng đài các công cụ chuyên nghiệp tăng cường năng suất làm việc. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tối ưu quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng khả năng và tốc độ làm việc của nhân viên tổng đài thông qua hệ thống làm việc hợp nhất.

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp đáp ứng tối ưu nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và tận dụng đa kênh của khách hàng. Hơn nữa, dịch vụ tổng đài ảo sử dụng một hệ thống thống nhất trên hầu hết các phương tiện liên lạc.

3. Nâng cao chuyên nghiệp hóa cho doanh nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp được trang bị thiết bị đầu cuối IP hiện đại và chuyên nghiệp để đáp ứng các mục tiêu sử dụng. Thiết bị điện thoại IP không chỉ hỗ trợ các chức năng cơ bản như nghe và gọi, mà còn có nhiều tính năng đặc biệt như tự động gọi, hộp thư thoại…

4. Dễ dàng tích hợp với nhiều giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn

Dịch vụ tổng đài ảo có thể dễ dàng tích hợp với nhiều tính năng hỗ trợ nhân viên tổng đài và giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đặc biệt là trong quản lý bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Xem thêm: 12 tính năng Tổng đài ảo Buss Call không thể bỏ qua.

Tổng đài ảo khi bất chợt mất điện hoặc internet, xử lý như thế nào để kết nối?

1. Có nhà cung cấp internet dự phòng

Hệ thống tổng đài ảo Buss Call vận hành dựa trên hai yếu tố bắt buộc: điện và internet. Vì vậy, ngoài đường truyền internet chính, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm một đường internet dự phòng để sẵn sàng sử dụng khi nhà mạng chính gặp sự cố.

Doanh nghiệp có thể:

• Đăng ký thêm một nhà cung cấp internet khác để dự phòng
• Hoặc sử dụng mạng di động 4G/5G + modem LTE làm đường truyền tạm thời

Khi xảy ra sự cố, chỉ cần bật đường internet dự phòng, kết nối lại modem/thiết bị và tổng đài ảo sẽ nhanh chóng hoạt động trở lại.

2. Kết nối với nguồn điện dự phòng

Mất điện đồng nghĩa hệ thống modem, router, switch và thiết bị VoIP cũng “tắt ngúm”, tổng đài ảo sẽ lập tức mất kết nối. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị nguồn điện dự phòng như UPS, máy phát điện… và kiểm tra định kỳ để đảm bảo luôn sẵn sàng.

Khi mất điện:

• Ưu tiên cấp điện lại cho modem, router, switch, IP Phone/softphone, sau đó mới đến các thiết bị khác
• Kiểm tra lại toàn bộ đường dây cấp nguồn cho hệ thống mạng

Việc chủ động nguồn điện dự phòng sẽ giúp tổng đài ảo khôi phục nhanh hơn, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn liên lạc với khách hàng.

3. Chuyển sang kết nối với ứng dụng tổng đài ảo trên điện thoại thông minh

Một lợi thế lớn của tổng đài ảo là không “trói chân” nhân viên vào bàn làm việc. Chỉ cần điện thoại còn pin và có 3G/4G/5G, tư vấn viên vẫn có thể nghe – gọi bình thường.

Doanh nghiệp nên:

• Cài sẵn ứng dụng tổng đài ảo Buss Call trên smartphone cho đội ngũ CSKH/telesales
• Thiết lập sẵn tài khoản đăng nhập, phân quyền rõ ràng

Khi văn phòng mất điện hoặc internet, nhân viên chỉ cần chuyển sang dùng app trên điện thoại, sử dụng mạng di động để tiếp tục nhận cuộc gọi của khách hàng mà không bị gián đoạn.

4. Chuyển tiếp cuộc gọi đến văn phòng kinh doanh khác

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/văn phòng, bạn có thể cấu hình chuyển tiếp cuộc gọi về một điểm vẫn đang hoạt động ổn định. Đây là cách nhiều call center sử dụng khi một địa điểm gặp sự cố hạ tầng.

Gợi ý:

• Thiết lập sẵn kịch bản: khi chi nhánh A mất điện/mất mạng → tự động chuyển cuộc gọi vào chi nhánh B hoặc C
• Thông báo nội bộ rõ ràng để đội ngũ ở các chi nhánh nhận biết và chủ động tiếp nhận thêm cuộc gọi

Nhờ đó, khách hàng vẫn được hỗ trợ, doanh nghiệp không bỏ lỡ cơ hội chỉ vì một văn phòng gặp sự cố kỹ thuật tạm thời.

5. Chuyển tiếp cuộc gọi sang hộp thư thoại (voicemail)

Trong trường hợp bất khả kháng – không thể dùng điện thoại bàn, smartphone hay chuyển tiếp sang chi nhánh khác – hộp thư thoại (voicemail) là “phao cứu sinh” quan trọng.

Với voicemail, khách hàng:

• Có thể để lại lời nhắn, nhu cầu hoặc thông tin liên hệ
• Hệ thống sẽ lưu lại toàn bộ nội dung, doanh nghiệp xử lý sau khi khôi phục điện hoặc internet

Doanh nghiệp nên cấu hình thêm tính năng gửi voicemail về email của bộ phận CSKH hoặc quản lý. Nhờ đó, ngay khi hệ thống hoạt động trở lại, đội ngũ có thể rà soát toàn bộ lời nhắn và chủ động gọi lại cho khách hàng.

6. Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài thông minh

Cuối cùng, để hạn chế tối đa rủi ro, việc lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín là yếu tố then chốt. Hạ tầng, cách thiết kế hệ thống và đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẽ quyết định doanh nghiệp “đau đầu” hay “nhàn đầu” khi có sự cố.

VOIP24H (Buss Call) là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường VoIP, triển khai giải pháp tổng đài ảo cho nhiều doanh nghiệp ở đa dạng lĩnh vực. Khi lựa chọn Buss Call, doanh nghiệp được hưởng lợi từ:

• Hạ tầng server đặt tại Việt Nam, độ trễ thấp, ổn định cao
• Cam kết uptime 99,9% và cơ chế giám sát hệ thống chủ động
• Tích hợp đa kênh: CRM, Zalo OA, SMS/Voice Brandname, tổng đài đa kênh
• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7, xử lý nhanh khi có sự cố

Nhờ đó, ngay cả khi xảy ra mất điện hoặc mất internet đột ngột, doanh nghiệp vẫn có kịch bản dự phòng rõ ràng và có đội ngũ đồng hành xử lý cùng.

VOIP24H (Buss Call) đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường VoIP và cung cấp giải pháp tổng đài ảo cho nhiều công ty, doanh nghiệp lớn. Chúng tôi tự tin có khả năng đáp ứng và hỗ trợ tư vấn cũng như giải quyết các sự cố tổng đài ảo khi bất chợt mất điện để đảm bảo hệ thống.

admin