Làm sao kết nối với tổng đài ảo khi bất chợt mất điện hoặc internet

Sự thay thế của dịch vụ tổng đài ảo cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống đã giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nhiều rủi ro và sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, sẽ không có bất kỳ phần mềm nào hoàn toàn hoàn hảo tuyệt đối. Các hoạt động của tổng đài ảo phụ thuộc chủ yếu vào internet, vì vậy sẽ không tránh khỏi trường hợp gián đoạn trong quá trình sử dụng khi xảy ra mất điện, ngắt internet bất chợt.

Hãy cùng Buss Call đọc bài viết dưới đây để tìm ra biện pháp xử lý, kết nối với tổng đài ảo khi xảy ra mất điện hoặc mất Internet.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là một dịch vụ thoại hoạt động dựa trên nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho doanh nghiệp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.

Cài đặt tổng đài ảo rất đơn giản, mỗi doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP hoặc cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động. Dịch vụ tổng đài ảo này cung cấp những tính năng tương tự một tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà không yêu cầu đầu tư nhiều vào hệ thống tổng đài vật lý gây tốn kém.

 

Lợi ích tổng đài ảo đối với doanh nghiệp?

1. Tối ưu hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn

Trong quá trình sử dụng tổng đài truyền thống, nhiều doanh nghiệp phải bỏ ra số tiền lớn để mua tổng đài điện thoại và lắp đặt nhiều phần cứng tại cơ sở làm việc. Hơn nữa, mô hình này đòi hỏi nhân viên nội bộ có kỹ năng để quản trị thông tin và bảo trì kỹ thuật cho các thiết bị điện thoại.

Dịch vụ tổng đài ảo mang đến những lợi ích vượt trội so với tổng đài truyền thống bằng cách ảo hoá cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp. Giao tiếp, kết nối và liên lạc được định tuyến thông qua mạng internet. Các doanh nghiệp chỉ cần cài đặt một bộ định tuyến và thiết bị điện thoại IP.

2. Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Việc trang bị cho nhân viên tổng đài các công cụ chuyên nghiệp tăng cường năng suất làm việc. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tối ưu quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng khả năng và tốc độ làm việc của nhân viên tổng đài thông qua hệ thống làm việc hợp nhất.

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp đáp ứng tối ưu nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và tận dụng đa kênh của khách hàng. Hơn nữa, dịch vụ tổng đài ảo sử dụng một hệ thống thống nhất trên hầu hết các phương tiện liên lạc.

3. Nâng cao chuyên nghiệp hóa cho doanh nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp được trang bị thiết bị đầu cuối IP hiện đại và chuyên nghiệp để đáp ứng các mục tiêu sử dụng. Thiết bị điện thoại IP không chỉ hỗ trợ các chức năng cơ bản như nghe và gọi, mà còn có nhiều tính năng đặc biệt như tự động gọi, hộp thư thoại…

4. Dễ dàng tích hợp với nhiều giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn

Dịch vụ tổng đài ảo có thể dễ dàng tích hợp với nhiều tính năng hỗ trợ nhân viên tổng đài và giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đặc biệt là trong quản lý bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Xem thêm: 12 tính năng Tổng đài ảo Buss Call không thể bỏ qua.

 

Khi mất điện hoặc internet, xử lý như thế nào để kết nối tổng đài ảo?

1. Có nhà cung cấp internet dự phòng

Hệ thống Buss Call hoạt động yêu cầu doanh nghiệp có hai yếu tố chính là điện và internet. Để đảm bảo dịch vụ tổng đài ảo không bị gián đoạn, ngoài việc trang bị nguồn điện dự phòng, doanh nghiệp cần sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ internet dự phòng.

Cuộc gọi thoại qua IP chỉ cần kết nối internet với độ trễ thấp, do đó bất kỳ loại kết nối internet nào cũng có thể hoạt động. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà cung cấp mạng di động làm nguồn dự phòng cho văn phòng và tổ chức của mình.

Điều cần thiết cho doanh nghiệp là một modem LTE và doanh nghiệp có thể bật modem này trong thời gian hệ thống ngừng hoạt động để khôi phục kết nối internet.

2. Kết nối với nguồn điện dự phòng

Khi xác định rằng hệ thống điện thoại nội bộ của doanh nghiệp bị gián đoạn do mất điện, doanh nghiệp cần kết nối hệ thống với nguồn điện dự phòng như UPS, máy phát điện mà doanh nghiệp đang có.

Để khôi phục dịch vụ tổng đài ảo hoạt động bình thường, doanh nghiệp cần cung cấp nguồn điện cho đường truyền internet của hệ thống như modem, bộ chuyển mạch, bộ định tuyến, thiết bị điện thoại VoIP…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xác định nhà cung cấp dịch vụ internet cho tổ chức của mình để không bị ảnh hưởng bởi sự cố mất điện. Trong trường hợp sự cố xảy ra từ nhà cung cấp internet, doanh nghiệp cần liên hệ với họ để khôi phục hoạt động bình thường cho hệ thống.

3. Chuyển sang kết nối với ứng dụng tổng đài ảo trên điện thoại thông minh

Một lợi ích tuyệt vời của hệ thống tổng đài ảo là người dùng có thể thực hiện cuộc gọi và nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu chỉ cần điện thoại có pin đầy và kết nối internet.

Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổng đài ảo từ Buss Call, họ có thể yêu cầu cài đặt ứng dụng trên điện thoại thông minh của nhân viên tổng đài. Điều này không chỉ giúp hệ thống hoạt động liên tục ngay cả khi có mất điện tại cơ sở làm việc, mà còn giúp tổng đài viên nhận cuộc gọi một cách linh hoạt hơn.

4. Chuyển tiếp cuộc gọi đến văn phòng kinh doanh khác

Nếu văn phòng của doanh nghiệp cần tiếp nhận nhiều cuộc gọi từ khách hàng thông qua thiết bị di động, doanh nghiệp cần xử lý nhanh để không làm gián đoạn các cuộc gọi.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều cơ sở, chi nhánh, bạn có thể chuyển tiếp tất cả các cuộc gọi bị gián đoạn đến các văn phòng khác. Phương pháp này thường được sử dụng trong các tổng đài call center khi doanh nghiệp gặp sự cố và cần chuyển tiếp cuộc gọi đến một chi nhánh khác.

5. Chuyển tiếp cuộc gọi sang hộp thư thoại (voicemail)

Nếu không thể thực hiện cuộc gọi trên thiết bị di động, doanh nghiệp không cần lo lắng. Người gọi vẫn có thể để lại tin nhắn trong hộp thư thoại của người dùng.

Hộp thư thoại được xử lý hoàn toàn hiện đại bởi nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, ngay cả khi doanh nghiệp gặp sự cố mất điện hoặc mất kết nối internet.

6. Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài thông minh

Trong trường hợp sự cố xảy ra từ nhà cung cấp, việc chọn nhà cung cấp tổng đài ảo ổn định là rất quan trọng.

VOIP24H (Buss Call) đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường VoIP và cung cấp giải pháp tổng đài ảo cho nhiều công ty, doanh nghiệp lớn. Chúng tôi tự tin có khả năng đáp ứng và hỗ trợ tư vấn cũng như giải quyết các sự cố để đảm bảo hệ thống.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.