Trải nghiệm khách hàng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu này, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào các giải pháp liên lạc hiện đại nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu vận hành. Là một trong số đó, VATCOM đã lựa chọn triển khai tổng đài ảo Buss Call để nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và quản lý cuộc gọi. Vậy Buss Call đã giúp VATCOM giải quyết những bài toán vận hành như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Giới thiệu về VATCOM
Công ty TNHH Thương mại và Giải pháp Tự động hóa Việt Nam (VATCOM) là đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị và giải pháp cho hệ thống điều khiển, đo lường công nghiệp. Với hơn 15 năm hoạt động, VATCOM đã triển khai nhiều dự án trong các lĩnh vực trọng điểm như dầu khí, điện lực, hóa chất, lọc hóa dầu, thép và công nghiệp chế biến,… góp phần nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp.
Sở hữu đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới đối tác công nghệ toàn cầu, VATCOM cung cấp giải pháp trọn gói: Tư vấn, thiết kế, tích hợp hệ thống, lắp đặt, vận hành và chuyển giao công nghệ. Mỗi dự án đều được tư vấn và hỗ trợ xuyên suốt, giúp khách hàng triển khai hệ thống hiệu quả và đúng tiến độ.
Trải qua hơn một thập kỷ phát triển, VATCOM đã khẳng định vị thế là một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tích hợp hệ thống tự động hóa tại Việt Nam.
Các dự án của đơn vị được triển khai trên phạm vi toàn quốc, từ các giàn khoan ngoài khơi đến những nhà máy công nghiệp quy mô lớn của các đối tác danh tiếng như: NSRP, Hòa Phát, JVPC, PVEP POC, PV GAS South, Nuiphao Mining, An Hòa Paper, MICCO, PTSC, PPS, PetroVietnam CNG, Vedan, Messer, Air Liquide, DLC, DAP Vinachem, VJG, KNOC,…
Bài toán chăm sóc khách hàng của VATCOM
Mỗi ngày, VATCOM tiếp nhận lượng lớn cuộc gọi từ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp để tư vấn, triển khai dự án và hỗ trợ kỹ thuật. Mỗi cuộc gọi không chỉ đơn thuần là việc trao đổi thông tin mà còn đóng vai trò then chốt giúp đảm bảo tiến độ dự án và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thế nhưng, cùng với sự gia tăng về số lượng dự án, hệ thống liên lạc hiện tại của VATCOM dần bộc lộ nhiều bất cập tạo ra rào cản lớn cho cả quy trình quản lý lẫn chất lượng chăm sóc khách hàng.
- Khó quản lý và theo dõi chất lượng cuộc gọi: Cuộc gọi tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật diễn ra liên tục mỗi ngày. Các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi lịch sử, kiểm soát chất lượng cũng như đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự.
- Chi phí vận hành tổng đài tăng cao: Việc mở rộng tổng đài truyền thống đòi hỏi khoản đầu tư không nhỏ cho hạ tầng và bảo trì. Điều này buộc doanh nghiệp phải chật vật cân bằng giữa chi phí vận hành và hiệu quả thực tế.
- Chưa tối ưu trải nghiệm: Hệ thống thiếu sự linh hoạt khi xử lý lượng lớn cuộc gọi cùng lúc, khiến tỷ lệ bỏ lỡ tăng cao và thời gian phản hồi bị kéo dài. Hệ quả là trải nghiệm khách hàng bị suy giảm, làm gián đoạn tiến độ hỗ trợ và triển khai các dự án.
Vì sao VATCOM lựa chọn Buss Call?
Trước yêu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu quy trình vận hành, VATCOM đặt ra mục tiêu xây dựng một hệ thống tổng đài hiện đại: quản lý tập trung, theo dõi dữ liệu theo thời gian thực và linh hoạt mở rộng theo quy mô doanh nghiệp. Đó là lý do VATCOM quyết định tìm kiếm một giải pháp tối ưu để nâng tầm hiệu quả quản lý cuộc gọi và chăm sóc khách hàng.
Sau quá trình tìm hiểu và đánh giá kỹ lưỡng, VATCOM đã tin tưởng lựa chọn giải pháp tổng đài Buss Call từ Voip24h. Hệ thống được triển khai theo đúng nhu cầu của VATCOM, trang bị đầy đủ các tính năng như: quản lý cuộc gọi tập trung, phân bổ cuộc gọi thông minh, lưu trữ lịch sử tương tác và báo cáo real-time trực quan,…
Kết quả sau khi VATCOM triển khai giải pháp tổng đài Buss Call
Sau khi đưa hệ thống tổng đài Buss Call vào vận hành, VATCOM từng bước tối ưu quy trình liên lạc, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng. Không chỉ giải quyết những hạn chế của hệ thống tổng đài truyền thống, Buss Call còn giúp VATCOM xây dựng một quy trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi chuyên nghiệp, đồng bộ hơn.
Quản lý tập trung: Tất cả cuộc gọi đều được quản lý trên cùng một hệ thống, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi lịch sử liên lạc, kiểm soát hiệu suất làm việc của từng nhân sự. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian quản lý thủ công và nâng cao hiệu quả trong quá trình vận hành.
Nâng cao chất lượng: Tính năng định tuyến thông minh giúp điều hướng khách hàng đến đúng nhân sự, xóa bỏ thời gian chờ đợi và giảm thiểu tỷ lệ cuộc gọi nhỡ. Bên cạnh đó, toàn bộ cuộc gọi đều được ghi âm và lưu trữ tạo cơ sở để tra cứu thông tin chính xác, xử lý khiếu nại nhanh chóng và chuẩn hóa chất lượng tư vấn.
Tối ưu chi phí: Việc chuyển đổi sang hệ thống tổng đài ảo giúp VATCOM tiết kiệm đáng kể chi phí hạ tầng ban đầu. Chỉ cần có kết nối Internet, doanh nghiệp đã có thể vận hành mượt mà, đồng thời dễ dàng nâng cấp hoặc gia tăng số lượng máy nhánh khi mở rộng chi nhánh và quy mô nhân sự.
Dễ dàng giám sát và đào tạo đội ngũ: Thông qua báo cáo được cập nhật theo thời gian thực, ban quản lý có thể nhanh chóng đánh giá chất lượng tư vấn, phát hiện những điểm cần cải thiện. Nhờ đó, chất lượng phục vụ được duy trì đồng đều và hiệu quả làm việc của đội ngũ từng bước được nâng cao.
Kết luận
Việc triển khai tổng đài ảo Buss Call đã giúp VATCOM chuẩn hóa hệ thống liên lạc theo hướng hiện đại, đồng bộ và quản lý dễ dàng. Không chỉ tối ưu quy trình xử lý cuộc gọi và nâng tầm trải nghiệm khách hàng, hệ thống tổng đài còn giải phóng áp lực vận hành, kích hoạt năng suất cho đội ngũ và tạo nền tảng vững chắc cho định hướng phát triển dài hạn của thương hiệu.
