5 Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giá Tổng Đài Ảo

Giá tổng đài ảo phụ thuộc vào những yếu tố nào luôn là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi muốn triển khai. Bài viết dưới đây sẽ phân tích 5 yếu tố ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo mà mọi doanh nghiệp nên biết. Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết ngay nhé!

5 yếu tố ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo

Giá của dịch vụ tổng đài ảo không có một mức cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

1. Số lượng máy nhánh đăng ký

Chi phí của tổng đài ảo phụ thuộc vào số lượng máy nhánh mà doanh nghiệp đăng ký. Với các doanh nghiệp nhỏ chỉ cần vài máy nhánh, chi phí duy trì hàng tháng sẽ rất thấp. Ngược lại, những doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên cần máy nhánh riêng thì tổng chi phí sẽ tăng đáng kể.

Tuy nhiên, điểm cộng lớn của phần mềm tổng đài ảo là khả năng mở rộng linh hoạt. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng máy nhánh theo từng giai đoạn phát triển, mà không cần phải đầu tư phần cứng tốn kém như tổng đài truyền thống.

2. Các tính năng đi kèm

Mỗi tính năng của tổng đài ảo đều là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí dịch vụ. Các gói cơ bản thường bao gồm những tính năng thiết yếu như lời chào tự động (IVR), quản lý máy nhánh,…

Nếu doanh nghiệp cần các tính năng nâng cao hơn như tích hợp CRM, tăng dung lượng ghi âm,… chi phí sẽ tăng lên. Mặc dù giá cao hơn, việc đầu tư vào các tính năng này sẽ mang lại giá trị vượt trội, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình chăm sóc khách hàng toàn diện và tối ưu hiệu quả làm việc.

3. Hạ tầng và công nghệ triển khai

Hiện nay, có hai tổng đài ảo phổ biến nhất đó là:

• Tổng đài cloud (cloud PBX): Giải pháp này được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị phần cứng, chỉ cần thuê dịch vụ theo tháng. Với tổng đài cloud, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí ban đầu và dễ dàng mở rộng khi cần.
• Tổng đài on-premise (cài đặt tại chỗ): Hệ thống này được cài đặt ngay tại văn phòng doanh nghiệp. Vì phải đầu tư vào máy chủ và các thiết bị phần cứng chuyên dụng, chi phí ban đầu của giải pháp này thường rất cao. Đây là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ IT riêng và nhu cầu kiểm soát toàn bộ hệ thống.

Phần lớn doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn tổng đài cloud vì tính linh hoạt và khả năng tiết kiệm chi phí hiệu quả.

4. Loại đầu số sử dụng

Chi phí của tổng đài ảo còn phụ thuộc vào loại đầu số doanh nghiệp đăng ký:

• Đầu số 1800: Với đầu số này, doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ cước phí cuộc gọi của khách hàng. Đây là giải pháp giúp thu hút khách hàng hiệu quả và tạo sự chuyên nghiệp, dù chi phí vận hành có thể cao hơn.
• Đầu số 1900: Khách hàng sẽ chi trả cước phí cuộc gọi và doanh nghiệp được nhận lại một phần chiết khấu từ doanh thu.
• Đầu số cố định/di động: Những đầu số này có chi phí rẻ hơn và dễ triển khai hơn. Tuy nhiên, chúng kém chuyên nghiệp hơn so với đầu số 1800 hoặc 1900.

Việc lựa chọn đầu số phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí duy trì cũng như chiến lược chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

5. Nhà cung cấp dịch vụ

Nhà cung cấp dịch vụ cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo. Mỗi nhà cung cấp sẽ có chính sách giá, gói dịch vụ và các chương trình khuyến mãi khác nhau.

Các nhà cung cấp uy tín thường có mức giá ổn định, đi kèm với chất lượng dịch vụ tốt, độ bảo mật cao và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. Ngược lại, một số nhà cung cấp mới có thể đưa ra mức giá cạnh tranh để thu hút khách hàng.

Bên cạnh đó, nhiều nhà cung cấp cũng đưa ra ưu đãi khi đăng ký dài hạn hoặc các gói dịch vụ trọn gói. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ thông tin từ nhà cung cấp để tận dụng những ưu đãi này, từ đó đưa ra quyết định phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất.

Cách tối ưu chi phí khi triển khai tổng đài ảo

Có nhiều cách để tối ưu chi phí khi triển khai tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo hiểm chất lượng như:

1. Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và tình hình thực tế để chọn gói dịch vụ phù hợp. Hãy tập trung vào những tính năng cần thiết, tránh chọn thừa để không gây lãng phí.

Thay vì đầu tư ngay một gói lớn, doanh nghiệp có thể bắt đầu với gói cơ bản để vận hành thử. Sau khi sử dụng, nếu thấy cần thêm tính năng, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng.

Tương tự, hãy đăng ký số lượng máy nhánh vừa đủ cho đội ngũ hiện tại. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng này sau, tận dụng tính linh hoạt của tổng đài ảo để tối ưu chi phí.

2. Tận dụng các chương trình khuyến mãi

Hầu hết các nhà cung cấp tổng đài ảo đều có các chương trình khuyến mãi, đặc biệt khi ký hợp đồng dài hạn. Hãy cân nhắc ký hợp đồng 6 tháng hoặc 1 năm để hưởng mức giá ưu đãi hơn so với việc thanh toán hàng tháng.

Nhiều nhà cung cấp, trong đó có Buss Call, cho phép doanh nghiệp trải nghiệm tổng đài ảo miễn phí từ 7–14 ngày. Đây là cơ hội để kiểm chứng tính ổn định, tiện ích và đánh giá sự phù hợp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3. Chọn nhà cung cấp uy tín

Đừng ngại so sánh giá và tính năng giữa các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra gói dịch vụ tốt nhất. Hãy ưu tiên chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết sự cố nhanh chóng, tránh lãng phí thời gian và các chi phí phát sinh không mong muốn.

Làm như thế nào để biết được giá của dịch vụ tổng đài ảo?

Để biết được giá của dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể tham khảo các cách sau:

1. Xem bảng giá niêm yết từ nhà cung cấp

Hầu hết các nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín đều công khai bảng giá trong các tài liệu giới thiệu hoặc trên website. Bảng giá này thường được chia thành nhiều gói, từ cơ bản đến nâng cao, với các mức giá và tính năng tương ứng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bảng giá này chỉ mang tính chất tham khảo, chưa bao gồm các yêu cầu đặc biệt hoặc tính năng nâng cao.

2. Đăng ký tư vấn trực tiếp

Để có báo giá chính xác, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp. Đội ngũ tư vấn sẽ khảo sát chi tiết về quy mô nhân sự, số lượng máy nhánh,… Sau khi phân tích, doanh nghiệp sẽ nhận được bảng báo giá chi tiết và phù hợp nhất.

Kết luận

Chi phí triển khai tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách chính xác và lựa chọn được gói dịch vụ tốt nhất.

Bài viết trên đây là những thông tin chi tiết về 5 yếu tố ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo. Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc triển khai tổng đài ảo, hãy liên hệ ngay với Buss Call để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.

FAQ về yếu tố ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về các yếu tố ảnh hưởng đến giá tổng đài ảo:

1. Khi doanh nghiệp mở rộng và phát triển, chi phí tổng đài ảo có tăng mạnh không?

Chi phí của tổng đài ảo sẽ tăng theo số lượng máy nhánh và các tính năng bổ sung, nhưng không tăng đột biến. Đây là lợi thế lớn so với tổng đài truyền thống, vì tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng mà không cần đầu tư thêm phần cứng đắt đỏ.

2. Các gói dịch vụ khuyến mãi có ảnh hưởng đến giá lâu dài không?

Nhiều nhà cung cấp có các chương trình khuyến mãi cho khách hàng đăng ký mới hoặc hợp đồng dài hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chú ý đến giá sau khuyến mãi để tránh chi phí tăng đột ngột khi hết ưu đãi.

3. Nhà mạng khác nhau có ảnh hưởng đến giá cước không?

Đương nhiên là có. Cước phí cuộc gọi có thể chênh lệch giữa các nhà mạng như Viettel, VNPT, MobiFone… Vì vậy, với cùng một loại đầu số 1800/1900, mức cước có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà mạng cung cấp dịch vụ.

4. Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì chi phí có tăng nhiều không?

Không nhất thiết. Với tổng đài ảo, các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh chỉ cần sử dụng chung một hệ thống duy nhất. Mỗi chi nhánh sẽ có các máy nhánh riêng, giúp tiết kiệm đáng kể so với việc phải đầu tư từng tổng đài truyền thống riêng lẻ. Doanh nghiệp chỉ cần trả thêm chi phí cho các máy nhánh phát sinh.

5. Có phát sinh chi phí ẩn khi triển khai tổng đài ảo không?

Tất cả các nhà cung cấp uy tín đều công khai chi phí minh bạch, bao gồm phí khởi tạo, phí duy trì, cước gọi và các khoản phí nâng cấp. Doanh nghiệp cần cẩn trọng với những đơn vị thiếu minh bạch để tránh phát sinh chi phí bất ngờ.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn