Tính năng nổi bật giúp Buss Call khác biệt
Không chỉ dừng lại ở một hệ thống tổng đài ảo cơ bản, ứng dụng tổng đài ảo – Buss Call mang đến bộ tính năng toàn diện – được thiết kế chuyên sâu cho nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp, từ telesales, CSKH đến quản lý hiệu suất và tối ưu chi phí.
Điều phối & xử lý cuộc gọi thông minh
Ghi âm & báo cáo toàn diện
Kết nối hệ thống & nền tảng quản lý
Bảo mật cao & tối ưu chi phí
Cơ chế vận hành của hệ thống tổng đài ảo
Tổng đài ảo (Virtual PBX hoặc Cloud PBX) vận hành hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để thực hiện và quản lý các cuộc gọi qua Internet. Toàn bộ quá trình gọi – nhận – điều phối – giám sát đều được xử lý tập trung trên hệ thống máy chủ đặt tại các Data Center có tiêu chuẩn bảo mật cao.
Khác với tổng đài truyền thống cần phần cứng và dây dẫn cố định, tổng đài ảo cho phép triển khai nhanh chóng, sử dụng linh hoạt và mở rộng không giới hạn về mặt địa lý hoặc số lượng người dùng.
Quy trình xử lý cuộc gọi trong hệ thống tổng đài ảo
Khi khách hàng sử dụng tổng đài ảo, thì quy trình xử lý sẽ được thực hiện như sau:
- Tiếp nhận cuộc gọi đến: Khách hàng gọi đến số tổng đài (1900, 1800 hoặc số SIP), hệ thống tự động tiếp nhận cuộc gọi.
- Kích hoạt IVR: Lời chào được phát tự động kèm hướng dẫn thao tác (bấm phím để chọn bộ phận).
- Phân phối cuộc gọi (ACD): Hệ thống định tuyến cuộc gọi về đúng máy nhánh hoặc nhóm nhân viên theo thiết lập có sẵn.
- Xử lý và kết nối: Nhân viên nhận cuộc gọi qua thiết bị được kết nối Internet như Softphone, IP Phone hoặc app di động.
- Ghi nhận và lưu trữ: Hệ thống tự động ghi âm, lưu lịch sử, phân loại cuộc gọi và đồng bộ vào báo cáo.
Các bước sẽ được bộ phận kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ và xử lý 24/7 khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình sử dụng.
Hệ thống quản lý trung tâm
Tất cả các cuộc gọi – bao gồm cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ – đều được hiển thị trên một giao diện dashboard quản trị duy nhất. Tại đây, quản trị viên có thể:
- Theo dõi trạng thái của các máy nhánh theo thời gian thực
- Nghe lại ghi âm, kiểm tra chất lượng xử lý của từng nhân viên
- Xuất báo cáo tổng hợp theo ngày, tuần, tháng hoặc theo nhóm phụ trách
- Cấu hình các kịch bản điều hướng cuộc gọi, lời chào, thời gian làm việc…
Với các thao tác đơn giản dễ thực hiện, quản trị viên có thể sử dụng toàn bộ chức năng của hệ thống quản lý trung tâm dễ dàng.
Hạ tầng vận hành và bảo mật
Về hạ tầng và tính năng bảo mật, tổng đài ảo Buss Call đã đạt được những thành tích nổi bật như:
- Hạ tầng cloud giúp doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị vật lý
- Hệ thống được đặt tại các Data Center đạt chuẩn quốc tế (như ISO/IEC 27001:2022), đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn dữ liệu
- Việc phân quyền người dùng rõ ràng giúp kiểm soát truy cập và giới hạn thao tác theo cấp độ nhân sự (Agent, Supervisor, Admin)
Qua đó hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu suất vận hành, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tiết kiệm chi phí đáng kể so với mô hình tổng đài truyền thống.
Ứng dụng tổng đài ảo vào các loại hình kinh doanh
Tổng đài ảo có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều ngành nghề như Thương mại điện tử, Du lịch, Vận tải, Y tế, Giáo dục, Bất Động Sản, Nha Khoa,… đáp ứng tối đa cuộc gọi telesales với quy mô khách hàng lớn phù hợp với từng loại hình kinh doanh khác nhau. Dưới đây là một vài ví dụ tiêu biểu:
- Doanh nghiệp thương mại điện tử: xử lý hàng trăm cuộc gọi mỗi ngày từ khách hàng đặt hàng, đổi trả.
- Trung tâm tư vấn: dễ dàng kết nối và phân bổ cuộc gọi đến đúng chuyên viên.
- Công ty bảo hiểm và tài chính: hỗ trợ khách hàng 24/7 với hệ thống ghi âm đầy đủ.
- Doanh nghiệp đa chi nhánh: sử dụng số tổng đài ảo thống nhất, liên lạc nội bộ miễn phí.
Những tình huống trên cho thấy tổng đài ảo không chỉ tiết kiệm mà còn chuyên nghiệp và hiệu quả cao.
Dùng thử tổng đài ảo miễn phí Buss Call tốt nhất
Nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư, có thể đăng ký trải nghiệm dùng thử tổng đài ảo miễn phí để đánh giá tính năng và hiệu quả thực tế.
Trong thời gian dùng thử, doanh nghiệp được cấp số ảo, tạo máy nhánh, thiết lập lời chào, ghi âm cuộc gọi… hoàn toàn miễn phí. Đây là cơ hội tốt để kiểm tra mức độ phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế trước khi đi vào triển khai chính thức.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể test thực tế các tính năng IVR, ACD, ghi âm, báo cáo, tích hợp CRM mà không tốn chi phí đầu tư ban đầu.
Lắp đặt tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp
Triển khai lắp đặt tổng đài ip không phức tạp, nhưng để hệ thống vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ về thông tin người dùng, đầu số, hạ tầng mạng và mục tiêu sử dụng. Tất cả được cấu hình trên nền tảng cloud, không cần thiết bị phần cứng, không kéo dây, dễ triển khai chỉ trong 1–2 ngày.
Dưới đây là quy trình từng bước để triển khai tổng đài ảo Buss Call:
Bước 1: Khảo sát nhu cầu và mô hình sử dụng
Trước khi bắt đầu triển khai, Buss Call sẽ tiến hành tìm hiểu kỹ mô hình hoạt động và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống phù hợp nhất.
- Xác định tổng số lượng người dùng (agent), phòng ban, chi nhánh sử dụng hệ thống
- Làm rõ mục tiêu chính: chăm sóc khách hàng, telesales, quản lý nội bộ hay đa kênh tích hợp CRM
- Từ đó, chọn gói dịch vụ, số lượng máy nhánh và các tính năng cần cấu hình như: IVR, ACD, ghi âm, AutoCall, Callbot…
Giai đoạn này giúp định hình chính xác kiến trúc hệ thống tổng đài phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Bước 2: Lựa chọn đầu số tổng đài phù hợp
Sau khi đã có kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp sẽ chọn đầu số thể hiện thương hiệu và mục đích sử dụng, đảm bảo chuyên nghiệp và dễ nhận diện với khách hàng.
- Doanh nghiệp sẽ lựa chọn đầu số: 1800, 1900, số SIP hoặc số cố định theo vùng
- Nhà cung cấp hỗ trợ đăng ký hoặc chuyển đổi đầu số theo yêu cầu và cấu trúc nhận diện thương hiệu
Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp sở hữu một danh tính liên lạc rõ ràng và dễ nhớ trong mắt khách hàng.
Bước 3: Cấu hình hệ thống trên nền tảng cloud
Tiếp đến, đội ngũ kỹ thuật của Buss Call sẽ thiết lập hệ thống tổng đài ảo trên nền tảng điện toán đám mây, tối ưu khả năng quản lý và vận hành linh hoạt.
- Nhà cung cấp tiến hành tạo hệ thống tổng đài ảo Buss Call trên hạ tầng cloud
- Thiết lập máy nhánh, nhóm người dùng, phân quyền và kịch bản định tuyến cuộc gọi
- Cấu hình tính năng IVR, lời chào thương hiệu, lịch làm việc, quản lý cuộc gọi nhỡ, hộp thư thoại…
Bước này đảm bảo hệ thống vận hành đúng kịch bản, linh hoạt theo mô hình của từng doanh nghiệp.
Bước 4: Cài đặt phần mềm và thiết bị đầu cuối
Khi hệ thống đã sẵn sàng, nhân viên doanh nghiệp chỉ cần cài đặt phần mềm hoặc kết nối thiết bị đầu cuối, không cần đầu tư phần cứng phức tạp hay kéo dây.
- Nhân sự có thể sử dụng thiết bị hiện có như:
- Laptop hoặc PC (cài Softphone)
- Smartphone (app tổng đài)
- IP Phone (nếu có sẵn)
- Hệ thống không yêu cầu lắp đặt phần cứng hoặc kéo dây, chỉ cần kết nối mạng Internet ổn định
Mọi nhân viên đều có thể bắt đầu sử dụng tổng đài ở bất kỳ đâu chỉ với kết nối Internet ổn định.
Bước 5: Đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống
Để đảm bảo mọi người vận hành trơn tru, Buss Call sẽ tổ chức hướng dẫn và đào tạo chi tiết, giúp nhân viên nắm vững thao tác, còn quản trị viên quản lý dễ dàng.
- Hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm Softphone để gọi, nhận cuộc gọi, tra lịch sử
- Đào tạo quản trị viên về dashboard quản lý, theo dõi thống kê, báo cáo cuộc gọi và phân quyền người dùng
- Cung cấp tài liệu thao tác nhanh, hỗ trợ kỹ thuật từ xa hoặc tại chỗ (nếu cần)
Hoạt động đào tạo giúp doanh nghiệp khai thác tối đa khả năng của tổng đài trong công việc hằng ngày.
Bước 6: Kiểm tra hệ thống và nghiệm thu
Cuối cùng, hệ thống sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng và chạy thử toàn diện trước khi bàn giao chính thức, đảm bảo mọi tính năng hoạt động ổn định và đạt chuẩn chất lượng.
- Tiến hành gọi thử từ số ngoài vào tổng đài, test lời chào, IVR, chuyển máy, ghi âm
- Kiểm tra chất lượng đường truyền VoIP, khả năng xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi
- Hoàn thiện hệ thống và bàn giao vận hành chính thức
Giai đoạn nghiệm thu giúp doanh nghiệp an tâm đưa hệ thống vào vận hành chính thức với hiệu suất tối ưu.
Với quy trình trên, thời gian triển khai hệ thống tổng đài ảo thông thường chỉ mất 1–2 ngày làm việc nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ thông tin và hạ tầng mạng ổn định.
Cách đăng ký tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp
Để hệ thống đăng ký tổng đài ảo hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước 3 yếu tố cốt lõi: đầu số, nền tảng tổng đài, và thiết bị đầu cuối. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng phần:
Chọn và đăng ký đầu số phù hợp
Đầu số là yếu tố bắt buộc để tổng đài có thể gọi ra và nhận cuộc gọi từ khách hàng. Tùy theo mục đích sử dụng và đối tượng khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại sau:
- Đầu số 1900: Khách hàng trả phí khi gọi, doanh nghiệp được chiết khấu từ nhà mạng.
- Đầu số 1800: Miễn phí cho người gọi, doanh nghiệp chịu toàn bộ cước phí.
- Đầu số cố định (điện thoại bàn): Gọi – nhận hai chiều, thường dùng cho văn phòng cố định.
- Đầu số Voice Brandname: Gọi ra hiển thị tên thương hiệu thay vì số, giúp tăng uy tín và độ nhận diện.
Khách hàng có thể tùy chọn số tổng đài đẹp bằng cách vào website hoặc nhanh nhất là liên hệ với chúng tôi để được tư vấn đầy đủ nhất.
Thiết lập hệ thống tổng đài trung tâm
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Bao nhiêu nhân sự sẽ dùng tổng đài?
- Có cần kết nối API với phần mềm CRM, ERP không?
- Ngân sách dành cho hệ thống tổng đài là bao nhiêu?
Những yếu tố này sẽ giúp lựa chọn được gói cước và cấu hình tổng đài phù hợp, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt tài nguyên khi sử dụng thực tế.
Trang bị thiết bị cần thiết để sử dụng
Tùy theo môi trường làm việc và thói quen sử dụng của nhân viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều thiết bị đầu cuối sau:
- Điện thoại IP có dây: Lý tưởng cho nhân viên văn phòng cố định.
- Điện thoại IP không dây: Cho phép di chuyển khi nghe gọi.
- Softphone trên máy tính: Cài phần mềm, sử dụng tai nghe call center – phù hợp telesales.
- App tổng đài trên smartphone: Giải pháp linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa hoặc di chuyển nhiều.
Tìm hiểu các thiết bị đầu cuối với những chức năng, công dụng và giác cả chi tiết nhất
TẠI ĐÂY.
Tư vấn thuê tổng đài ảo giá rẻ tại Buss Call. Để lại số điện thoại để được tư vấn cụ thể nhất.
