Trong ngành tổ chức sự kiện, việc kết nối và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng là yếu tố quan trọng. Tổng đài sự kiện chính là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, tư vấn và xử lý yêu cầu hiệu quả. Vậy tổng đài sự kiện là gì? Lợi ích và ứng dụng cụ thể của nó như thế nào? Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mục lục
Tổng đài sự kiện là gì?
Tổng đài sự kiện là hệ thống liên lạc chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, hỗ trợ khách hàng và xử lý các yêu cầu liên quan đến sự kiện. Đây là giải pháp tối ưu giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức, đảm bảo sự kết nối nhanh chóng và hiệu quả giữa ban tổ chức và người tham gia.
Trước đây, nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình tổng đài truyền thống, phải kéo đường dây từ bưu điện, dẫn đến chi phí cao và hệ thống vận hành cồng kềnh. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, tổng đài ảo ngày càng được ưa chuộng nhờ tính linh hoạt, dễ triển khai và tích hợp nhiều tính năng hiện đại. Chỉ cần có kết nối internet, doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài sự kiện một cách thuận tiện, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất vận hành.
Xem thêm: Cloud Phone – Giải Pháp Gọi Điện Hiện Đại Cho Doanh Nghiệp
Lợi ích của tổng đài sự kiện
Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp
Hệ thống nghe – gọi hiện đại giúp tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác. Với hệ thống tổng đài tự động hoặc nhân viên tư vấn trực tiếp, khách hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin sự kiện, đăng ký tham gia, giải đáp thắc mắc hay xử lý các vấn đề phát sinh. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp và tăng cường sự kết nối với khách hàng.
Tiết kiệm chi phí và tối ưu nhân sự
So với mô hình tổng đài truyền thống, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư vào hạ tầng viễn thông. Doanh nghiệp không cần lắp đặt hệ thống dây kéo từ bưu điện hay duy trì đội ngũ nhân sự lớn để vận hành tổng đài. Thay vào đó, hệ thống có thể tự động xử lý nhiều tác vụ, giúp tối ưu nguồn lực mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
Tổng đài sự kiện mang đến sự nhanh chóng, chính xác và tiện lợi, giúp khách hàng an tâm và hài lòng hơn khi tham gia sự kiện. Hệ thống không chỉ hỗ trợ liên lạc mà còn tối ưu trải nghiệm người dùng với nhiều tính năng hiện đại:
- Tư vấn và hỗ trợ thông tin 24/7 trên đa nền tảng như smartphone, PC, tablet, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi.
- Đặt chỗ, đăng ký tham gia sự kiện trực tiếp qua tổng đài, đồng thời hỗ trợ giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố nhanh chóng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Gửi thông báo, nhắc lịch tự động qua SMS Brandname, ZNS, giúp khách hàng không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu khách hàng theo thời gian thực, cung cấp thông tin chi tiết giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa trải nghiệm sự kiện.
Xem thêm: Hợp nhất dữ liệu đa kênh giúp tối ưu chiến lược tiếp thị lên đến 70%
Buss Call – Giải pháp tổng đài sự kiện hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, chuyên nghiệp
Buss Call là giải pháp tổng đài đa kênh thông minh, giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng qua Internet một cách nhanh chóng, đồng thời quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ. Với hệ thống linh hoạt và hiện đại, Buss Call không chỉ tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng mà còn nâng tầm thương hiệu với hàng trăm đầu số tổng đài 1900 và 1800 chất lượng cao.
Tính năng nổi bật của Buss Call:
- Dễ dàng mở rộng theo nhu cầu doanh nghiệp, linh hoạt tăng hoặc giảm số lượng user.
- Thiết lập lời chào IVR chuyên nghiệp, tự động phân bổ khách hàng theo phím bấm để tối ưu hỗ trợ.
- Xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, đảm bảo không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng.
- API tích hợp phần mềm bên thứ ba như CRM, ERP, giúp tối ưu quản lý và chăm sóc khách hàng.
- Gửi thông báo, nhắc lịch sự kiện tự động qua SMS Brandname, ZNS hoặc email, giúp khách hàng cập nhật thông tin kịp thời.
- Chiến dịch gọi tự động theo từng tệp khách hàng tiềm năng, hỗ trợ marketing và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
- Nghe và nhận cuộc gọi linh hoạt trên cả máy tính và ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp vận hành mọi lúc, mọi nơi.
So sánh tổng đài sự kiện Buss Call với cách làm truyền thống
Để các doanh nghiệp dễ dàng hình dung sự khác biệt, dưới đây là bảng so sánh giữa giải pháp tổng đài sự kiện Buss Call và phương thức vận hành truyền thống:
| Tiêu chí | Không dùng tổng đài / dùng số di động cá nhân | Dùng tổng đài sự kiện Buss Call |
| Quản lý cuộc gọi | Phân tán, khó kiểm soát | Tập trung trên một hệ thống duy nhất |
| Số lượng cuộc gọi đồng thời | Bị giới hạn bởi từng số điện thoại | Linh hoạt, dễ mở rộng số line đồng thời |
| Lưu lịch sử & ghi âm | Gần như không có | Ghi âm, lưu lịch sử đầy đủ, tra cứu nhanh |
| Phân luồng cuộc gọi | Gọi nhầm người, nhầm bộ phận | IVR tự động chuyển đúng bộ phận phụ trách |
| Báo cáo & đo lường | Không có, hoặc làm thủ công rất mất thời gian | Báo cáo realtime, đầy đủ chỉ số |
| Tính chuyên nghiệp trong mắt khách | Mang tính cá nhân, thiếu thống nhất | Hotline riêng cho sự kiện, thương hiệu đồng nhất |
| Tái sử dụng cho các sự kiện khác | Khó tái sử dụng, phải thiết lập lại | Dễ nhân bản kịch bản, nhóm số, chiến dịch |
| Hỗ trợ từ nhà cung cấp | Tự xử lý mọi vấn đề | Có đội ngũ Buss Call hỗ trợ từ khâu thiết kế đến vận hành |
Tạm kết
Tổng đài sự kiện là giải pháp không thể thiếu trong việc tối ưu hóa công tác tổ chức và quản lý sự kiện. Đầu tư vào một hệ thống tổng đài hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tối ưu quy trình vận hành, đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp về tổng đài sự kiện
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về tổng đài sự kiện và các giải đáp mà doanh nghiệp có thể tham khảo khi cần triển khai hệ thống:
1. Sự kiện chỉ diễn ra vài ngày, có nên triển khai tổng đài riêng không?
Với mô hình tổng đài ảo, việc thiết lập một hotline riêng cho sự kiện rất nhanh và linh hoạt. Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng mà vẫn có một kênh liên lạc chuyên nghiệp. Chúng có thể được sử dụng luôn cho những hoạt động chăm sóc khách hàng hàng ngày của doanh nghiệp. Hoặc có thể được tái sử dụng cho các chiến dịch sau.
2. Mất bao lâu để triển khai tổng đài sự kiện?
Thời gian triển khai tổng đài ảo thông thường từ 3–5 ngày, tùy theo quy mô và yêu cầu của mỗi sự kiện. Để được tư vấn chi tiết và báo giá phù hợp, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với Buss Call.
3. Tổng đài sự kiện có cần lắp đặt thêm thiết bị không?
Với tổng đài ảo Buss Call, doanh nghiệp chỉ cần:
- Thiết bị hiện có (máy tính, smartphone, tai nghe)
- Kết nối internet ổn định
Trong quá trình triển khai, không cần kéo dây hay lắp đặt tổng đài vật lý cồng kềnh
4. Có thể dùng số 1900/1800 cho sự kiện không?
Tùy nhu cầu thương hiệu và mức độ đầu tư, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng:
- Số di động, số cố định
- Đầu số 1900/1800
Buss Call có thể tư vấn lựa chọn loại số phù hợp với từng loại sự kiện và ngân sách.
Thông tin liên hệ: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H): TRỤ SỞ CHÍNH CHI NHÁNH CHI NHÁNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn
