Hướng dẫn tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho

Bạn đang sử dụng CRM Zoho để quản lý khách hàng và muốn nâng cao hiệu quả liên lạc? Việc tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho sẽ giúp đồng bộ dữ liệu và tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng. Trong bài viết này, Buss Call sẽ hướng dẫn chi tiết cách kết nối nhanh chóng, đơn giản nhưng mang lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp.

Tổng quan về CRM Zoho

CRM Zoho là một trong những giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM) phổ biến hàng đầu hiện nay. Hệ thống này hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần có Internet người dùng có thể quản lý dữ liệu, giám sát hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng ở bất kỳ đâu.

Hiện nay, CRM Zoho được hơn 250.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới tin dùng. Không chỉ giúp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng tập trung, Zoho còn cung cấp các công cụ báo cáo thông minh, phân tích dữ liệu giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác.

Một trong những điểm mạnh của CRM Zoho là khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều nền tảng khác nhau: Email, Facebook, Zalo, tổng đài điện thoại ảo, chatbot, ERP, kế toán,… Nhờ vậy, toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng được đồng bộ, nhất quán và chuyên nghiệp hơn.

Có thể nói, CRM Zoho là công cụ quản lý dữ liệu khách hàng tuyệt vời giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu trải nghiệm và thúc đẩy doanh thu một cách bền vững.

Các tính năng nổi bật của CRM Zoho

CRM Zoho sở hữu nhiều tính năng nổi bật có thể kể đến như:

• Tự động hóa quy trình bán hàng: CRM Zoho sẽ  thu thập và phân loại khách hàng tiềm năng, phân bổ cho nhân viên phù hợp và theo dõi toàn bộ hành trình từ khi khởi tạo đến lúc chốt đơn. Các tác vụ lặp lại như gửi email, tạo lịch hẹn, cập nhật trạng thái đều được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.
• Quản lý tương tác đa kênh: Hỗ trợ tích hợp nhiều kênh liên lạc như Email, Facebook, Zalo,… giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.
• Trợ lý AI – Zia:  Zia là trợ lý ảo thông minh của Zoho giúp dự đoán xu hướng bán hàng, gợi ý cách tiếp cận khách hàng hiệu quả, cảnh báo bất thường trong dữ liệu và tự động hóa nhiều quy trình phức tạp.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo tùy chỉnh, dashboard trực quan và phân tích phễu bán hàng để doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tích hợp & tùy chỉnh: CRM Zoho tích hợp linh hoạt với Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp, QuickBooks… Đồng thời, người dùng có thể tùy chỉnh giao diện, trường dữ liệu, quy trình theo nhu cầu riêng.
• Ứng dụng di động: Hệ thống có thể được sử dụng trên cả nền tảng web và ứng dụng di động (iOS/Android), giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.

Lợi ích khi tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho

Việc kết nối tổng đài ảo với CRM Zoho mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

• Hiển thị thông tin khách hàng tức thì: Khi có cuộc gọi đến, hệ thống tự động hiển thị thông tin khách hàng. Nhân viên có thể nắm bắt ngay, từ đó phản hồi chính xác và chuyên nghiệp hơn.
• Ghi âm & lưu trữ toàn bộ lịch sử cuộc gọi: Tất cả cuộc gọi đều được hệ thống ghi âm và lưu trữ lại. Điều này không chỉ giúp người quản lý dễ dàng theo dõi mà còn là  cơ sở dữ liệu quan trọng trong đào tạo và xử lý khiếu nại.
• Đồng bộ dữ liệu tự động: Thông tin từ cuộc gọi (thời lượng, ghi chú, kết quả,…) được đồng bộ trực tiếp vào hồ sơ khách hàng trên CRM.  Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể xem lại, đảm bảo tính liên tục và chuyên nghiệp.
• Tăng hiệu suất telesales & CSKH: Thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau, nhân viên có thể thực hiện mọi tác vụ trên một hệ thống duy nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và nâng cao hiệu quả công việc.
• Báo cáo & phân tích thông minh: Cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy,… giúp quản lý đưa ra quyết định chính xác và cải thiện chiến lược CSKH.
• Trải nghiệm khách hàng liền mạch: Tất cả các kênh như email, Zalo, Facebook, live chat…, sẽ được đồng bộ. Doanh nghiệp có thể quản lý tất cả tương tác khách hàng trên một nền tảng, tạo trải nghiệm liền mạch và tăng sự hài lòng.

Hướng dẫn tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho

Để kết nối tổng đài ảo với CRM Zoho, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào CRM Zoho để tạo API Key và các thông tin xác thực cần thiết (Client ID, Client Secret).

Bước 2: Đăng nhập vào CRM Zoho. Vào Setup (Cài đặt) > Developer Space (Không gian nhà phát triển) > API. Tạo API Key / Auth Token để kết nối với hệ thống bên ngoài. Ghi lại thông tin xác thực (Client ID, Client Secret, Redirect URL).

Bước 3: Truy cập vào tổng đài ảo, vào phần CRM Integration, chọn CRM Zoho trong danh sách hệ thống hỗ trợ. Nhập thông tin API Key, Client ID, Client Secret từ CRM Zoho. Thiết lập chế độ đồng bộ dữ liệu: Real-time (tức thì) hoặc Scheduled (định kỳ).

Bước 4: Kiểm tra tích hợp bằng cách thực hiện một cuộc gọi thử từ tổng đài. Đảm bảo hệ thống hiển thị popup thông tin khách hàng, đồng thời tự động lưu lại lịch sử cuộc gọi (thời lượng, ghi chú, ghi âm).

Bước 5: Hướng dẫn telesales/CSKH cách thao tác trực tiếp trên CRM Zoho xem popup, ghi chú, tạo ticket ngay khi nhận cuộc gọi. Đào tạo cách truy xuất lịch sử và ghi âm cuộc gọi để phục vụ chăm sóc khách hàng.

Bước 6: Sử dụng các báo cáo để phân tích hiệu quả cuộc gọi (tỷ lệ bắt máy, thời lượng trung bình, tỷ lệ chốt đơn). Điều chỉnh kịch bản, phân bổ nhân sự và tối ưu các cài đặt hệ thống để cải thiện hiệu suất.

Lưu ý: Hướng dẫn chi tiết này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quy trình tích hợp. Tuy nhiên, với mỗi hệ thống tổng đài có thể có những khác biệt nhỏ.

Buss Call – Giải pháp tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho

Nếu CRM Zoho là “trung tâm quản lý dữ liệu khách hàng”, thì Buss Call chính là “cánh tay đắc lực” giúp doanh nghiệp tối ưu mọi cuộc gọi và chăm sóc khách hàng trực tiếp trên hệ thống. Lựa chọn Buss Call sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều trải nghiệm tuyệt vời như:

• Tích hợp nhanh chóng, vận hành mượt mà: Tổng đài ảo được thiết kế với API tương thích sẵn với CRM Zoho. Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng chỉ với vài bước cấu hình đơn giản.
• Tối ưu chi phí, phù hợp với mọi quy mô: Là hệ thống tổng đài ảo trên nền tảng đám mây, không đòi hỏi đầu tư phần cứng phức tạp. Với Buss Call, doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng giảm máy nhánh và các tính năng một cách linh hoạt theo nhu cầu.
• Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng hỗ trợ, đảm bảo quá trình tích hợp diễn ra nhanh chóng, hạn chế gián đoạn. Hệ thống được bảo mật nhiều lớp, tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn về an toàn dữ liệu.
• Dùng thử miễn phí: Doanh nghiệp có thể dùng thử 28 ngày miễn phí để trải nghiệm thực tế. Từ đó đánh giá hiệu quả trước khi quyết định đầu tư lâu dài.

Chọn Buss Call đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có trong tay một giải pháp tổng đài ảo hiện đại, tích hợp hoàn hảo với CRM Zoho, giúp tối ưu chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Kết luận về tổng đài ảo với CRM Zoho

Việc tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao năng suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng toàn diện.

Với hệ thống tổng đài ảo Buss Call tương thích hoàn hảo cùng CRM Zoho, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa vận hành, tiết kiệm chi phí và quản lý dữ liệu tập trung. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất!

FAQ về tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho:

1. Quy trình tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho có phức tạp không?

Không. Quy trình tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho tương đối đơn giản. Chỉ với vài bước cấu hình cơ bản qua API, hai hệ thống sẽ tự động đồng bộ.

2. Chi phí tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho có cao không?

Chi phí tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: gói dịch vụ tổng đài ảo, gói dịch vụ CRM Zoho,…

Để được báo giá chi tiết và chính xác nhất, doanh nghiệp có thể liên hệ với Buss Call qua hotline 1900 2002.

3. Việc tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho có ảnh hưởng đến hoạt động gọi điện hằng ngày không?

Không. Quá trình tích hợp diễn ra nhanh chóng và mượt mà, không làm gián đoạn hoạt động telesales hay CSKH thường xuyên.

4. Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho không?

Tích hợp tổng đài ảo với CRM Zoho là giải pháp lý tưởng cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ startup cho tới các tập đoàn lớn. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách hiệu quả.