TỔNG ĐÀI ẢO NGÀNH DU LỊCH – GIẢI PHÁP LIÊN LẠC TOÀN DIỆN

Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, ngành du lịch đang đứng trước những cơ hội và thách thức mới trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình vận hành. Một trong những giải pháp tiên tiến và hiệu quả nhất đang được các doanh nghiệp du lịch lựa chọn chính là tổng đài ảo ngành du lịch. Với khả năng cung cấp các dịch vụ liên lạc linh hoạt, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, tổng đài ảo đang trở thành công cụ không thể thiếu giúp các doanh nghiệp du lịch không chỉ tối ưu hóa hoạt động mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng, nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Một số hạn chế hệ thống tổng đài ảo ngành du lịch

Dưới đây là một số hạn chế về tổng đài ảo ngành du lịch:

• Khách hàng không hài lòng vì phải lặp lại nhiều lần các thông tin đã cung cấp trước đó.
• Mất quá nhiều thời gian để tra cứu và cung cấp thông tin vé máy bay cho khách hàng.
• Hệ thống không nhận diện được khách hàng cũ khi họ liên hệ lại với công ty.
• Khách hàng gặp khó khăn trong việc liên lạc lại với chuyên viên tư vấn trước đây.
• Không có công cụ tự động thông báo giờ khởi hành, giờ trả phòng… và hoàn toàn phụ thuộc vào hướng dẫn viên.
• Thiếu thông tin cuộc gọi đầy đủ, khiến công ty gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống khiếu nại.
• Bảo trì và nâng cấp tổng đài mất nhiều thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến thẩm mỹ văn phòng.
• Dữ liệu bị phân tán, không tập trung, trải rộng trên nhiều nền tảng khác nhau.
• Công ty bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng do hotline thường xuyên bận, và hệ thống không ghi nhận các cuộc gọi nhỡ.

Tổng đài ảo ngành du lịch giải quyết vấn đề như thế nào? 

Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời

Tổng đài ảo giúp tiếp nhận một lượng lớn cuộc gọi đồng thời chỉ qua một số hotline duy nhất. Hạn chế tình trạng quá tải, ngăn chặn việc bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ giữ được sự liên lạc liên tục với khách hàng mà còn nâng cao khả năng xử lý các yêu cầu một cách hiệu quả.

Quản lý và phân loại cuộc gọi linh hoạt

Tổng đài ảo ngành du lịch có khả năng phân luồng cuộc gọi một cách tự động, giúp khách hàng dễ dàng được chuyển đến chi nhánh hoặc văn phòng phù hợp trong hệ thống. Hệ thống không chỉ rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng mà còn tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, tối ưu hóa quy trình hỗ trợ khách hàng.

Tự động ghi nhớ thông tin cuộc gọi

Với tính năng “Luật khách quen”, tổng đài ảo ghi nhớ và lưu trữ thông tin về các cuộc gọi trước đó giữa nhân viên và khách hàng. Nhờ đó, khi khách hàng liên hệ lại, hệ thống tự động kết nối họ với chuyên viên đã tư vấn trước đó, tạo ra sự liên tục trong trải nghiệm dịch vụ và làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Xem thêm: Tính năng ghi nhớ số máy nhánh của tổng đài Buss Call

Hiển thị thông tin khách hàng qua Popup cuộc gọi đến

Tổng đài ảo ngành du lịch cung cấp tính năng popup hiển thị thông tin khách hàng ngay khi họ gọi vào. Nhân viên có thể nhanh chóng nhận diện khách hàng cũ và cá nhân hóa cuộc gọi, mang đến trải nghiệm tốt hơn và cảm giác được quan tâm cho khách hàng.

Tích hợp hệ thống tổng đài với CRM/ERP

Một ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo ngành du lịch là khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thông qua bộ API chuẩn. Nhân viên thao tác trực tiếp các cuộc gọi trên phần mềm quản lý, giúp nâng cao tính đồng bộ và hiệu quả công việc.

Giải pháp tự động hóa cuộc gọi

Tổng đài ảo còn cung cấp các giải pháp tự động hóa như tự động gọi để nhắc nhở khách hàng về giờ khởi hành, giờ trả phòng, hoặc gửi lời cảm ơn sau chuyến đi. Tất cả đều được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả thông qua công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói (Text to Speech), giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Cuộc gọi thương hiệu – Voice Brandname

Với tính năng Voice Brandname, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi thương hiệu, giúp tăng tỷ lệ khách hàng nghe máy lên đến 95%. Đây là cách hiệu quả để khẳng định thương hiệu và tránh nhầm lẫn, đồng thời nâng cao độ tin cậy đối với khách hàng.

Dễ dàng chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại

Tổng đài ảo lưu trữ và ghi âm tất cả các cuộc gọi, giúp doanh nghiệp có cơ sở để trích xuất dữ liệu khi cần thiết. Điều này rất hữu ích trong việc chăm sóc khách hàng, giải quyết các khiếu nại một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Tiết kiệm chi phí vận hành

Một lợi ích không thể bỏ qua là khả năng tiết kiệm chi phí của Tổng đài ảo ngành du lịch. Doanh nghiệp có thể giảm đến 50% chi phí cước và vận hành, đặc biệt là trong trường hợp có công tác ở nước ngoài. Góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong khi giảm thiểu chi phí phát sinh.

Ứng dụng tổng đài ảo trong từng giai đoạn hành trình khách du lịch

Trong ngành du lịch, khách hàng thường trải qua nhiều điểm chạm trước, trong và sau chuyến đi. Việc kết nối kịp thời và đồng nhất trên toàn hành trình sẽ quyết định mức độ hài lòng và khả năng quay lại của khách. Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp hỗ trợ khách mọi lúc, mọi nơi, ở từng giai đoạn như sau:

Trước chuyến đi: tư vấn & chốt booking

Ở giai đoạn này, khách thường:

• Gọi hỏi thông tin tour, lịch trình, giá, điều kiện thanh toán.
• Cần được tư vấn so sánh nhiều lựa chọn khác nhau.
• Hỏi về visa, bảo hiểm, chính sách huỷ/đổi,…

Tổng đài ảo hỗ trợ:

• Phân phối cuộc gọi về đúng nhóm tư vấn viên theo loại tour (tour nội địa, tour quốc tế, tour Free & Easy,…) hoặc theo chi nhánh.
• Popup thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến, giúp nhân viên nắm được lịch sử tư vấn, những lần trao đổi trước đó.
• Ghi âm toàn bộ cuộc gọi, giúp quản lý nghe lại và đánh giá chất lượng tư vấn, training nhân sự mới.

Trong chuyến đi: hỗ trợ 24/7

Khi khách đang trong hành trình, mọi vấn đề phát sinh đều cần xử lý nhanh:

• Trễ chuyến bay, nhỡ chuyến, đổi giờ khởi hành.
• Muốn đổi phòng, thêm dịch vụ, nâng hạng.
• Gặp sự cố tại điểm đến và cần được hỗ trợ ngay.

Tổng đài ảo giúp:

• Duy trì tổng đài 24/7, có thể dễ dàng phân ca trực, chuyển cuộc gọi giữa các nhóm hỗ trợ.
• Chuyển cuộc gọi linh hoạt giữa điều hành tour, hướng dẫn viên, bộ phận chăm sóc khách hàng mà khách không phải gọi nhiều số khác nhau.
• Lưu lại toàn bộ lịch sử trao đổi, giúp các bộ phận phối hợp nhanh khi có sự cố.

Sau chuyến đi: chăm sóc & upsell

Sau khi khách kết thúc chuyến đi, đây là thời điểm phù hợp để:

• Khảo sát mức độ hài lòng.
• Giới thiệu các chương trình ưu đãi, gợi ý tour tiếp theo.
• Xử lý các phản hồi, khiếu nại (nếu có) một cách chuyên nghiệp.

Tổng đài ảo hỗ trợ:

• Tự động gọi khảo sát (auto call) theo danh sách khách sau tour, kết hợp ghi nhận đánh giá.
• Gửi thông báo hoặc nhắc nhở về các chương trình khuyến mãi, tour mới.

Kết nối với CRM, giúp lưu toàn bộ lịch sử chăm sóc để lần sau tư vấn viên nắm rõ gu du lịch của khách.

Vì sao nên chọn tổng đài ảo ngành du lịch Buss Call? 

Buss Call tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp tổng đài ảo đa kênh. Với bảng giá dịch vụ đa dạng và linh hoạt, Buss Call đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn. Nhờ tích hợp nhiều tính năng tiên tiến, tổng đài ảo ngành du lịch – Buss Call giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và cải thiện hiệu quả vận hành.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn

phuongthao