Giải Pháp Tổng Đài Ảo Cho Công Ty Nhiều Chi Nhánh

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc quản lý liên lạc luôn là một thách thức: số điện thoại rời rạc, khó đồng bộ thương hiệu và tốn kém chi phí. Tổng đài ảo chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp kết nối một hotline duy nhất, quản lý tập trung và vận hành linh hoạt. Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết giải pháp tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh ngay bài viết dưới đây nhé!

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (Cloud PBX/Virtual PBX) là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet (VoIP – Voice over Internet Protocol) thay vì các thiết bị phần cứng cồng kềnh như tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Không cần lắp đặt phần cứng, giảm chi phí bảo trì và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu.
• Toàn bộ cuộc gọi được giám sát, ghi âm, thống kê và báo cáo trực tiếp theo thời gian thực.
• Kết nối liền mạch với CRM, Email, Zalo OA, SMS Brandname,… giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
• Thêm bớt máy nhánh, chi nhánh chỉ với vài thao tác, phù hợp cho cả công ty nhỏ và doanh nghiệp lớn.
• Nhân viên có thể nhận và gọi điện trên điện thoại, laptop hoặc ứng dụng di động, đảm bảo liên lạc thông suốt ở bất kỳ đâu.

Bên cạnh nhiều ưu điểm vượt trội, tổng đài ảo cũng tồn tại một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc trực tiếp vào tốc độ và độ ổn định của mạng.
• Có nguy cơ bị tấn công mạng (hack, nghe lén, spam call) nếu không được bảo mật tốt.
• Mặc dù không tốn phí phần cứng ban đầu, doanh nghiệp vẫn cần trả chi phí dịch vụ hàng tháng cho nhà cung cấp.
• Nhân viên có thể mất thời gian làm quen với giao diện quản trị hoặc ứng dụng mới, nhất là khi tích hợp với CRM hay hệ thống đa kênh.

Lợi ích nổi bật của tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh

Đối với các công ty nhiều chi nhánh, lựa chọn tổng đài ảo mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời như:

Kết nối thống nhất và đồng bộ thương hiệu

Với tổng đài ảo, toàn bộ chi nhánh của doanh nghiệp có thể sử dụng một số hotline duy nhất, giúp hình ảnh trở nên chuyên nghiệp và nhất quán. Khách hàng chỉ cần gọi vào số này để được điều hướng đến chi nhánh hoặc phòng ban phù hợp mà không phải nhớ nhiều số khác nhau.

Bên cạnh đó, hệ thống cho phép gọi nội bộ miễn phí giữa các chi nhánh thông qua Internet, giúp giảm đáng kể chi phí liên lạc nội bộ và tăng hiệu quả phối hợp công việc.

Quản lý tập trung và thông minh

Những hoạt động gọi đến – gọi đi, ghi âm và báo cáo đều được hiển thị trên một giao diện quản trị duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, giám sát và điều hành toàn bộ hệ thống liên lạc của doanh nghiệp.

Hệ thống còn có khả năng phân phối cuộc gọi tự động, chuyển đến chi nhánh gần nhất hoặc đến nhân viên đang rảnh, đảm bảo khách hàng luôn được kết nối nhanh chóng mà không bị gián đoạn.

Vận hành linh hoạt và tối ưu chi phí

Là hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp không cần đầu tư các thiết bị vật lý tại từng chi nhánh. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu và hạn chế chi phí bảo trì.

Khi mở thêm chi nhánh hoặc cần bổ sung nhân viên, doanh nghiệp chỉ cần thêm máy nhánh trên hệ thống, quá trình diễn ra nhanh chóng mà không cần lắp đặt phức tạp. Đồng thời, nhân viên có thể gọi/nhận cuộc gọi trực tiếp trên máy tính hoặc smartphone, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả như khi có mặt tại văn phòng.

Các tính năng cần có của tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh

Để đáp ứng nhu cầu quản lý liên lạc lớn, tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh cần sở hữu những tính năng sau:

IVR – Hệ thống trả lời tự động

IVR là một tính năng không thể thiếu đối với tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh. IVR (Interactive Voice Response) cho phép doanh nghiệp thiết lập menu hướng dẫn để khách hàng thao tác nhanh bằng phím bấm, ví dụ nhấn 1 để gặp kinh doanh, nhấn 2 để kết nối bộ phận kỹ thuật. Nhờ vậy, khách hàng được định tuyến đến đúng nơi cần thiết, giảm thời gian chờ đợi và đồng thời giảm áp lực cho nhân viên lễ tân.

Định tuyến, chuyển tiếp cuộc gọi thông minh

Hệ thống có thể tự động định tuyến và chuyển tiếp cuộc gọi đến chi nhánh hoặc nhân viên phù hợp nhất dựa trên các quy tắc đã cài đặt trước, chẳng hạn khách hàng gọi từ khu vực Hà Nội sẽ được kết nối tới chi nhánh Hà Nội. Điều này giúp mọi yêu cầu được xử lý kịp thời, không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.

Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đến và đi đều được ghi âm và lưu trữ tự động. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để kiểm soát chất lượng dịch vụ, phục vụ đào tạo nhân sự và làm căn cứ minh bạch khi giải quyết khiếu nại. Bên cạnh đó, dữ liệu này còn giúp doanh nghiệp phân tích hành vi khách hàng để cải thiện quy trình chăm sóc.

Tích hợp CRM

Khi tích hợp tổng đài ảo với hệ thống CRM, thông tin khách hàng (lịch sử giao dịch, ghi chú liên quan) sẽ tự động hiển thị trên màn hình nhân viên mỗi khi có cuộc gọi đến. Điều này giúp tư vấn cá nhân hóa, nâng cao sự hài lòng và củng cố niềm tin của khách hàng.

Báo cáo và thống kê

Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết theo thời gian thực về số lượng cuộc gọi, tỷ lệ cuộc gọi nhỡ, thời gian đàm thoại trung bình và hiệu suất của từng nhân viên. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng có cái nhìn tổng quan để đưa ra các quyết định cải thiện quy trình và phân bổ nhân sự hiệu quả.

Hỗ trợ đa nền tảng (Softphone)

Tính năng này cho phép nhân viên sử dụng máy tính hoặc điện thoại thông minh để thực hiện và nhận cuộc gọi, thay vì chỉ phụ thuộc vào điện thoại bàn. Nhờ đó, họ có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, tăng tính linh hoạt và hiệu quả, đặc biệt là khi làm việc từ xa hay đi công tác.

Buss Call – Giải pháp tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh

Ngày nay, xu hướng Voip đang dần được phổ biến và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và Buss Call là giải pháp tổng đài ảo vận hành trên nền tảng đám mây, cho phép doanh nghiệp kết nối thông suốt giữa các chi nhánh, văn phòng và đội ngũ nhân viên ở nhiều địa điểm. Hệ thống giúp duy trì liên lạc nội bộ nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và mang lại sự linh hoạt tối đa cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

• Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ tương tác với khách hàng trên một nền tảng duy nhất.
• Giao diện thiết kế thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên mới lẫn nhà quản lý.
• Khả năng mở rộng máy nhánh nhanh chóng, phù hợp với mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời lượng trung bình, tỷ lệ bỏ lỡ, hiệu suất làm việc của từng nhân viên và chi nhánh.
• Đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng đồng hành, xử lý nhanh chóng mọi sự cố hay yêu cầu nâng cấp của doanh nghiệp.

Kết luận

Đây là một giải pháp tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh, giúp kết nối toàn bộ hệ thống qua một hotline duy nhất và quản lý tập trung. Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, hệ thống còn giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng bộ thương hiệu và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Với Buss Call, doanh nghiệp có trong tay một nền tảng tổng đài ảo hiện đại, dễ mở rộng, tích hợp đa kênh và vận hành ổn định. Liên hệ ngay khi có nhu cầu để được tư vấn tốt nhất!

FAQ về tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và câu trả lời về tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh:

Chi phí triển khai tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh khoảng bao nhiêu?

Chi phí triển khai tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: máy nhánh, tính năng,…. Với Buss Call, các gói dịch vụ được  thiết kế linh hoạt, chỉ từ vài trăm nghìn đồng/tháng, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn hệ thống lớn nhiều chi nhánh. Để nhận báo giá chi tiết vui lòng liên hệ hotline 1900 2002.

Tổng đài ảo cho công ty nhiều chi nhánh có dễ lắp đặt và sử dụng không?

Việc triển khai tổng đài ảo rất đơn giản và nhanh chóng. Doanh nghiệp chỉ cần một đường truyền Internet ổn định cùng các thiết bị đầu cuối như điện thoại IP, máy tính hoặc điện thoại thông minh là có thể sử dụng ngay. Hệ thống đi kèm với giao diện quản trị trực quan, thân thiện, giúp cả nhân viên lẫn quản lý dễ dàng làm quen và vận hành hiệu quả.

Làm thế nào để mở rộng hệ thống khi công ty mở thêm chi nhánh mới?

Đây là một trong những ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo. Khi mở thêm chi nhánh, doanh nghiệp chỉ cần bổ sung thiết bị đầu cuối hoặc tài khoản người dùng và kết nối vào hệ thống hiện có. Toàn bộ quá trình được thực hiện nhanh chóng, linh hoạt và không gây gián đoạn đến hoạt động chung.

Tổng đài ảo có phù hợp với doanh nghiệp dưới 10 nhân sự không?

Tổng đài ảo rất phù hợp với doanh nghiệp dưới 10 nhân sự vì chi phí thấp, dễ triển khai, vẫn tạo hình ảnh chuyên nghiệp với số tổng đài riêng và lời chào tự động. Doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý tập trung, tránh bỏ lỡ khách hàng và dễ dàng mở rộng khi phát triển, nên đây là lựa chọn tối ưu ngay từ giai đoạn khởi đầu.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn