TỔNG ĐÀI ANALOG LÀ GÌ? TÌM HIỂU VỀ CÔNG NGHỆ ANALOG

Tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ, bảo mật tốt, tích hợp VoIP liên kết giữa các chi nhánh, cài đặt lời chào tự động,… là những ưu điểm không thể không nhắc đến của tổng đài Analog. Vậy công nghệ Analog là gì? Nó bao gồm như bộ phận, thiết bị nào? Và có ưu nhược điểm ra sao? Cùng Buss Call tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

Tổng đài Analog là gì?

Công nghệ Analog là một công nghệ truyền thông âm thanh truyền thống sử dụng tín hiệu dạng sóng liên tục để truyền tải âm thanh. Trong hệ thống tổng đài Analog, các tín hiệu thoại được chuyển đổi thành dạng sóng điện analog trước khi truyền đi qua các đường dây điện thoại.

Công nghệ Tổng đài Analog bao gồm những thiết bị nào?

Các bộ phận và thiết bị chính trong một hệ thống tổng đài Analog bao gồm:

1. Trung tâm tổng đài (PBX): Đây là trái tim của hệ thống tổng đài Analog, nơi quản lý và điều khiển các cuộc gọi. PBX điều phối cuộc gọi đến và đi ra, quản lý các cuộc gọi nội bộ và liên lạc với mạng điện thoại công cộng (PSTN).
2. Đầu cuối điện thoại: Đây là các thiết bị sử dụng để thực hiện và nhận cuộc gọi. Đầu cuối điện thoại Analog có thể là điện thoại bàn thông thường hoặc các thiết bị không dây như điện thoại không dây hoặc tai nghe.
3. Đường dây điện thoại: Là các đường dây vật lý kết nối giữa PBX và đầu cuối điện thoại. Các đường dây này truyền tải tín hiệu âm thanh dạng sóng điện analog giữa các thành phần trong hệ thống tổng đài.

Phân tích ưu & nhược điểm của Tổng đài Analog

Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về ưu điểm và nhược điểm của công nghệ Analog. Qua đây sẽ giúp khách hàng hiểu rằng doanh nghiệp mình có thật sự phù hợp để sử dụng công nghệ Analog hay không.

Ưu điểm:

1. Cho phép trang bị nhiều máy điện thoại: Hệ thống tổng đài Analog cho phép doanh nghiệp trang bị nhiều máy điện thoại, từng phòng ban hoặc từng nhân viên có một số nội bộ riêng biệt.
2. Liên lạc nội bộ miễn phí: Nhân viên có thể liên lạc từ phòng này sang phòng khác để thảo luận công việc mà không phải trả phí.
3. Quản lý phí thoại: Khách hàng có thể thiết lập phần mềm tính cước hoặc sử dụng máy in để quản lý chi phí thoại.
4. Chuyển cuộc gọi mà không thay đổi vị trí: Nhân viên có khả năng chuyển cuộc gọi cho người khác mà không cần di chuyển từ vị trí hiện tại.
5. Tích hợp VoIP giữa các trụ sở: Hệ thống tổng đài Analog có khả năng tích hợp VoIP để liên kết và liên lạc dễ dàng giữa các trụ sở của công ty.
6. Cài đặt đổ chuông tùy ý: Doanh nghiệp có thể cài đặt đổ chuông tại bất kỳ điện thoại nào trong công ty.
7. Bảo mật cuộc gọi nội bộ: Hệ thống tổng đài Analog đảm bảo bảo mật cho các cuộc gọi nội bộ.
8. Lời chào tự động: Doanh nghiệp có thể thiết lập lời chào tự động theo ý muốn của mình.
9. Hoạt động độc lập: Hệ thống tổng đài Analog có khả năng hoạt động độc lập mà không cần mạng và điện.
10. Chi phí lắp đặt rẻ hơn: So với các hệ thống tổng đài khác, hệ thống tổng đài Analog có chi phí lắp đặt thấp hơn.

Nhược điểm:

1. Không sử dụng với mạng LAN: Hệ thống tổng đài Analog không tương thích với mạng LAN, cần có đường dây điện thoại riêng biệt.
2. Hạn chế tính năng: Công nghệ Analog chủ yếu chỉ hỗ trợ các tính năng cơ bản như nghe và gọi.
3. Cần nâng cấp phần cứng để mở rộng: Để mở rộng, hệ thống tổng đài Analog cần nâng cấp phần cứng như gắn thêm card hỗ trợ, nâng cấp loại tổng đài và kéo thêm đường dây.
4. Giới hạn kết nối đồng thời: Chỉ có thể kết nối một cuộc gọi trong cùng một thời điểm.
5. Không hỗ trợ API: Hệ thống tổng đài Analog không hỗ trợ API để kết nối với phần mềm ERP hoặc CRM.
6. Bận line thường xuyên: Có thể gặp tình trạng bận line và bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng.
7. Chi phí sửa chữa, bảo trì và nâng cấp cao: Chi phí cho việc sửa chữa, bảo trì và nâng cấp hệ thống tổng đài Analog khá cao.
8. Không quản lý file ghi âm và cuộc gọi: Không thể quản lý file ghi âm hay cuộc gọi trao đổi giữa nhân viên và khách hàng.
9. Khách hàng gọi từ bên ngoài chậm: Nhân viên ở ngoài gọi về công ty thông qua hệ thống tổng đài Analog thường gặp trễ.

Mặc dù có nhiều lợi ích cho việc chăm sóc khách hàng, hệ thống tổng đài Analog đã trở nên lỗi thời và hiện đang được thay thế bởi các hệ thống tổng đài ảo hiện đại.

Tổng đài Analog hoạt động như thế nào? 

Tổng đài Analog giống như một “bản đồ đường dây” kết nối các máy điện thoại trong công ty với nhau và với mạng điện thoại công cộng (PSTN).

Quy trình cơ bản:

• Mỗi bàn làm việc có một máy điện thoại bàn gắn với một “máy lẻ” (extension).
• Tất cả máy lẻ đều đấu nối về một tủ tổng đài đặt tại văn phòng.
• Từ tủ tổng đài này, một số đường dây trung kế (line) sẽ nối ra bên ngoài (nhà mạng).

Khi người dùng nhấc máy:

• Gọi nội bộ → cuộc gọi chỉ “chạy” trong mạng dây nội bộ của công ty.
• Gọi ra ngoài → tổng đài sẽ “mượn” một line analog kết nối ra mạng điện thoại công cộng.

Toàn bộ quá trình đều dùng tín hiệu analog (dạng điện áp) để truyền cuộc gọi. Vì vậy:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng đường dây.
• Dây càng dài, càng cũ → càng dễ nhiễu, rè, mất tín hiệu.

Doanh nghiệp nào phù hợp với tổng đài Analog?

Mặc dù đang dần nhường chỗ cho các công nghệ hiện đại, tổng đài Analog vẫn chưa hoàn toàn lỗi thời. Trong một số trường hợp nhất định, đây vẫn là giải pháp tạm ổn nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện sau:

Quy mô nhỏ, ít phòng ban, ít đầu số

Doanh nghiệp chỉ cần vài máy lẻ nội bộ, không có nhu cầu mở rộng chi nhánh, không yêu cầu nhiều tính năng nâng cao.

Hạ tầng đã lắp đặt sẵn từ lâu

Văn phòng đã kéo dây, lắp tổng đài từ trước, giờ chỉ cần duy trì thêm một thời gian để khấu hao hết chi phí đầu tư ban đầu.

Ít yêu cầu tích hợp phần mềm

Không cần kết nối với CRM, ERP, phần mềm bán hàng,…  chủ yếu là nghe/gọi nội bộ và ra ngoài.

Câu hỏi thường gặp về tổng đài Analog

Dưới đây là phần những câu hỏi thường gặp về tổng đài Analog các doanh nghiệp có thể tham khảo:

1. Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng tổng đài Analog không?

Nếu doanh nghiệp rất nhỏ, ít phòng ban, hầu như chỉ cần nghe/gọi cơ bản và đã lắp sẵn hệ thống từ lâu, tổng đài Analog vẫn có thể tạm dùng được.

2. Tổng đài Analog có ghi âm cuộc gọi được không?

Có, nhưng không phải là tính năng “mặc định”. Thường phải gắn thêm thiết bị ghi âm riêng hoặc cấu hình thêm nhiều phần cứng/phần mềm trung gian. Điều này khiến chi phí và độ phức tạp tăng lên.

3. Tổng đài Analog có báo cáo chi tiết như tổng đài ảo không?

Đa phần tổng đài Analog không có hoặc rất hạn chế về báo cáo. Khó xem được tổng số cuộc gọi, tỉ lệ bỏ máy, thời gian chờ, hiệu suất theo nhân viên,… Quản lý thường phải dựa vào cảm tính hoặc thống kê thủ công.

4. Tổng đài Analog có làm việc từ xa được không?

Gần như là không (hoặc rất bất tiện), vì hệ thống phụ thuộc vào:

• Máy bàn tại văn phòng
• Hệ thống dây kéo nội bộ
• Nhân viên phải ngồi đúng vị trí mới nghe/gọi được.

Lắp đặt Tổng đài ảo uy tín ở đâu?

BUSS CALL tự hào là một doanh nghiệp có kinh nghiệm trên 10 năm. Chuyên cung cấp các loại tổng đài ảo dùng để chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp như autocall, tổng đài IP, contact center,…

admin