Tích Hợp API Tổng Đài VOIP Vào Hệ Thống CRM, ERP

Hệ thống tổng đài thời đại 4.0 đòi hỏi không chỉ đơn thuần là một hệ thống nghe gọi, mà cần phải là một tổng đài thông minh, có khả năng tích hợp và kết nối với các hệ thống phần mềm hiện có của khách hàng như CRM, ERP. Hãy cùng Buss Call tìm hiểu về việc tích hợp API tổng đài VOIP vào hệ thống CRM, ERP ngay sau đây.

API Là Gì?

API là viết tắt của cụm từ “Application Programming Interface” – giao diện lập trình ứng dụng. Nó cung cấp khả năng truy xuất đến một tập hàm thường được sử dụng và cho phép trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.

Trong hệ thống tổng đài ảo, API cho phép các phần mềm khác như CRM, ERP,… kết nối với tổng đài để truy xuất thông tin số điện thoại, file ghi âm và các thông tin khác. Nhờ tích hợp API tổng đài VOIP, các ứng dụng có thể tương tác và sử dụng dữ liệu từ tổng đài một cách thuận tiện và linh hoạt, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Tích hợp API tổng đài VOIP của BUSS CALL

Việc tích hợp API tổng đài vào CRM, ERP giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu cuộc gọi vào đúng nơi đang quản lý khách hàng và vận hành nội bộ. Khi đó, nhân viên không cần chuyển qua lại giữa nhiều màn hình để tìm số điện thoại, kiểm tra lịch sử gọi hay tra cứu file ghi âm, mà có thể thao tác trực tiếp trên phần mềm đang dùng hằng ngày.Đây là cách giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, hạn chế bỏ sót dữ liệu và tạo ra quy trình làm việc liền mạch hơn giữa sale, chăm sóc khách hàng, kế toán hoặc các bộ phận liên quan. Với các doanh nghiệp có lượng cuộc gọi lớn, đây là một bước rất quan trọng để nâng cao hiệu quả xử lý và kiểm soát chất lượng dịch vụ.

Tính Năng API Tổng Đài Ảo BUSS CALL

1. Tính năng xử lý cuộc gọi:

a. Click to Dial:

• Click to Dial cho phép nhân viên gọi trực tiếp từ giao diện CRM hoặc ERP chỉ bằng một thao tác bấm vào số điện thoại thay vì phải copy, dán hoặc quay số thủ công. Tính năng này giúp rút ngắn thao tác lặp lại trong ngày và đặc biệt hữu ích với đội ngũ sales hoặc CSKH có khối lượng gọi lớn.

b. Popup Call:

• Popup Call giúp hiển thị thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến. Khi tích hợp API, hệ thống tổng đài có thể gửi số điện thoại vào CRM để truy xuất hồ sơ khách hàng, lịch sử giao dịch hoặc các ghi chú trước đó, từ đó nhân viên có đủ ngữ cảnh trước khi bắt máy. Đây là một tính năng rất quan trọng để rút ngắn thời gian tra cứu và nâng cao trải nghiệm hỗ trợ.

c. Missed Call Event (Thông báo cuộc gọi nhỡ):

• Khi có cuộc gọi nhỡ, hệ thống có thể gửi sự kiện này sang CRM hoặc ERP để tạo cảnh báo, ghi nhận vào lịch sử hoặc hỗ trợ quy trình gọi lại. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm nguy cơ bỏ sót các cuộc gọi quan trọng và dễ kiểm soát hơn các tình huống khách hàng chưa được phản hồi.

d. Transfer Call:

• Tính năng chuyển cuộc gọi trực tiếp từ phần mềm giúp nhân viên thao tác nhanh hơn khi cần chuyển khách đến đúng bộ phận phụ trách mà không phải rời khỏi CRM hoặc ERP. Điều này đặc biệt hữu ích trong các quy trình có nhiều phòng ban cùng tham gia xử lý.

e. Hangup Call (Kết thúc cuộc gọi trực tiếp trên phần mềm):

• Việc kết thúc cuộc gọi trực tiếp trên phần mềm giúp nhân viên thao tác thuận tiện hơn và giữ toàn bộ quá trình xử lý trong cùng một giao diện. Đây là chi tiết nhỏ nhưng có giá trị lớn trong việc tối ưu trải nghiệm làm việc hằng ngày.

2. Tính năng lấy lịch sử cuộc gọi, file ghi âm:

Tích hợp API tổng đài VOIP kết nối với phần mềm CRM, ERP để:

• Lấy lịch sử cuộc gọi khách hàng và lưu trực tiếp trên phần mềm.
• Nghe file ghi âm trên phần mềm (có thể không cần lưu file).
• Lấy các thông tin cuộc gọi như số gọi, thời gian gọi, trạng thái cuộc gọi, thời lượng cuộc gọi,… giúp tối ưu quản lý và cung cấp thông tin chính xác về cuộc gọi khách hàng.

Nếu bạn đang muốn tích hợp API tổng đài VOIP của BUSS CALL vào hệ thống CRM, ERP cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ hỗ trợ và hướng dẫn bạn 24/7, kể cả ngày Lễ.

Kết luận

Tích hợp API tổng đài VoIP vào CRM, ERP không chỉ là một lớp kết nối kỹ thuật mà là một bước giúp doanh nghiệp tổ chức lại dữ liệu cuộc gọi theo cách tập trung và hữu ích hơn cho vận hành. Khi được triển khai đúng, doanh nghiệp có thể rút ngắn thao tác, giảm nhập liệu thủ công, tăng tốc phản hồi khách hàng và kiểm soát lịch sử tương tác rõ ràng hơn. Điều quan trọng là doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu tích hợp, phạm vi dữ liệu cần đồng bộ và khả năng phối hợp kỹ thuật ngay từ đầu để hệ thống thực sự hỗ trợ vận hành thay vì chỉ dừng ở mức “có API”.

Lương Nhi

Tôi là Lương Nhi – BTV tại Buss Call, chuyên về chuyển đổi số và giải pháp liên lạc đám mây, giúp doanh nghiệp kết nối hiệu quả và tăng năng suất vượt trội.