Tên định danh số điện thoại giúp doanh nghiệp hiển thị thương hiệu thay vì số lạ khi gọi hoặc nhắn tin cho khách hàng. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định, giải pháp bảo vệ uy tín và tăng tỷ lệ khách hàng nghe máy. Nếu bạn đang tìm cách đăng ký tên định danh số điện thoại, bài viết này Buss Call sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết kèm giải pháp triển khai hiệu quả.
Mục lục
Tên định danh số điện thoại là gì?
Trước khi bắt đầu thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của tên định danh số điện thoại. Đây không chỉ là quy định pháp lý mà còn là công cụ nhận diện thương hiệu trong liên lạc.
Khái niệm & vai trò trong liên lạc doanh nghiệp
Tên định danh số điện thoại (Brandname) là chuỗi ký tự do Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Khi doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi hoặc gửi SMS, hệ thống hiển thị tên thương hiệu thay vì số điện thoại.
Điều này mang lại 2 vai trò cốt lõi:
- Giúp khách hàng nhận diện rõ ràng ai đang liên hệ với mình.
- Tăng tính minh bạch và sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp.
Phân biệt “Tên định danh số điện thoại” và “Voice Brandname”
Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn. Thực tế:
- Tên định danh số điện thoại: khái niệm chung, áp dụng cho cả cuộc gọi và tin nhắn SMS.
- Voice Brandname: chỉ ứng dụng của tên định danh trong cuộc gọi thoại. Khi gọi đi, người nhận sẽ thấy tên thương hiệu thay vì số.
Trong khi SMS Brandname phục vụ chiến dịch nhắn tin, thì Voice Brandname lại tập trung vào hoạt động gọi ra, đặc biệt là telesales và chăm sóc khách hàng.
Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký tên định danh?
Không có tên định danh, cuộc gọi doanh nghiệp dễ bị khách hàng từ chối vì sợ cuộc gọi rác. Bên cạnh đó, Nghị định 91/2020/NĐ-CP đã quy định bắt buộc phải sử dụng tên định danh cho mục đích quảng cáo, nếu không sẽ bị nhà mạng chặn số.
Lợi ích khi có tên định danh số điện thoại
Khi triển khai các hoạt động liên lạc qua điện thoại hoặc SMS, vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp thường gặp phải chính là khách hàng không tin tưởng số lạ. Không ít cuộc gọi bị từ chối ngay từ những giây đầu tiên vì người nhận cho rằng đây là spam call. Chính vì vậy, tên định danh số điện thoại trở thành giải pháp tối ưu để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu và nâng cao tỷ lệ tiếp cận.
Bảo vệ thương hiệu, ngăn chặn giả mạo
Trong bối cảnh tình trạng giả mạo thương hiệu để lừa đảo khách hàng ngày càng gia tăng, tên định danh trở thành “chứng minh thư” cho mỗi cuộc gọi và tin nhắn. Khi thương hiệu hiển thị trực tiếp trên màn hình, khách hàng dễ dàng phân biệt đâu là liên hệ chính thống, đâu là cuộc gọi lừa đảo.
Điều này không chỉ bảo vệ uy tín doanh nghiệp mà còn giúp khách hàng yên tâm hơn khi nhận cuộc gọi. Một thương hiệu có tên định danh đồng nghĩa với việc đã được xác thực, minh bạch và đáng tin cậy.
Tăng độ tin cậy khi gọi điện cho khách hàng
Sự tin tưởng là nền tảng của mọi mối quan hệ kinh doanh. Nếu khách hàng nghi ngờ ngay từ lúc nhìn thấy số lạ, khả năng thành công của cuộc gọi gần như bằng 0. Khi có tên định danh số điện thoại, mỗi cuộc gọi trở thành một lần doanh nghiệp khẳng định thương hiệu và tạo sự thân thiện với khách hàng.
Khách hàng thường có tâm lý “sẵn sàng nghe” khi biết rõ ai đang liên hệ. Việc hiển thị tên định danh giúp doanh nghiệp loại bỏ rào cản tâm lý này, từ đó nâng cao trải nghiệm giao tiếp ngay từ giây đầu tiên.
Nâng cao tỷ lệ nghe máy & hiệu quả telesale/CSKH
Đối với các đội ngũ telesales, việc khách hàng nghe máy là điều kiện tiên quyết để triển khai kịch bản bán hàng. Một cuộc gọi không được nhấc máy đồng nghĩa với thời gian, công sức và chi phí bị lãng phí.
Theo thống kê từ nhiều doanh nghiệp đã triển khai, tỷ lệ nghe máy của khách hàng tăng lên rõ rệt khi hiển thị tên định danh. Điều này trực tiếp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng khả năng chốt đơn và giữ chân khách hàng.
Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng, việc gọi bằng số định danh còn tạo cảm giác chuyên nghiệp. Khách hàng sẵn sàng lắng nghe và hợp tác, thay vì ngắt máy vội vàng như với các số lạ.
Tuân thủ quy định pháp luật chống spam call
Không chỉ mang lại lợi ích trong hoạt động kinh doanh, việc đăng ký tên định danh số điện thoại còn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân khi thực hiện quảng cáo qua tin nhắn hoặc cuộc gọi đều phải sử dụng tên định danh.
Nếu không đăng ký, doanh nghiệp sẽ bị nhà mạng chặn số và có thể đối mặt với mức xử phạt hành chính. Đây là rủi ro không nhỏ, đặc biệt với những đơn vị phụ thuộc nhiều vào kênh gọi điện và SMS để tiếp cận khách hàng.
Sở hữu tên định danh không chỉ tránh được các rắc rối pháp lý, còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong mọi hoạt động truyền thông.
Quy định pháp lý liên quan đến tên định danh số điện thoại
Để hiểu rõ cơ sở pháp lý, doanh nghiệp cần nắm chắc nội dung nghị định hiện hành.
Quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông
Theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP:
- Tên định danh có tối đa 11 ký tự, sử dụng chữ Latin, số hoặc ký tự (-), (_), (.) và khoảng trắng.
- Không được dùng ký tự vi phạm thuần phong mỹ tục, không gây hiểu nhầm.
- Có thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp, phải gia hạn khi hết hạn.
Ai có quyền đăng ký tên định danh?
Mọi tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh đều có thể đăng ký, không giới hạn số lượng tên định danh. Tuy nhiên, mỗi tên định danh là duy nhất và được quản lý bởi Bộ TT&TT.
Điều này mở ra cơ hội cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn tập đoàn lớn có thể bảo vệ thương hiệu trên kênh thoại và SMS.
Giấy định danh số điện thoại – yêu cầu & hiệu lực
Giấy chứng nhận tên định danh là văn bản chính thức xác nhận quyền sử dụng của doanh nghiệp. Thời hạn hiệu lực là 3 năm, trước khi hết hạn cần nộp hồ sơ gia hạn ít nhất 15 ngày.
Hồ sơ và thủ tục đăng ký tên định danh số điện thoại
Để triển khai thành công đăng ký tên định danh số điện thoại, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và thực hiện theo đúng quy trình mà Bộ Thông tin & Truyền thông (Cục An toàn thông tin) quy định. Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan, nộp thiếu giấy tờ hoặc làm sai mẫu biểu dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian xử lý. Vì vậy, việc nắm rõ thành phần hồ sơ cũng như từng bước đăng ký là yếu tố quan trọng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhanh chóng nhận được giấy chứng nhận tên định danh.
Hồ sơ cần chuẩn bị (giấy phép kinh doanh, giấy tờ pháp lý)
Một bộ hồ sơ đầy đủ cần phải có các tài liệu sau:
- Đối với doanh nghiệp/tổ chức:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập.
- Bản khai đăng ký tên định danh theo mẫu do Bộ TT&TT ban hành.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu thương hiệu hoặc nhãn hiệu (nếu có).
- Đối với hộ kinh doanh cá thể:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản khai đăng ký tên định danh.
- Giấy tờ sở hữu thương hiệu hoặc logo (nếu có).
- Đối với cá nhân:
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu.
- Bản khai đăng ký tên định danh.
- Giấy tờ sở hữu thương hiệu (nếu có).
Điểm quan trọng là tất cả giấy tờ phải được chứng thực, đảm bảo tính pháp lý. Nếu doanh nghiệp đăng ký nhiều tên định danh một lúc, chỉ cần nộp một bản sao giấy phép kinh doanh đã công chứng.
Các bước đăng ký chi tiết (step-by-step)
Để đăng ký thành công tên định danh số điện thoại, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp tập hợp các giấy tờ cần thiết và hoàn thiện bản khai đăng ký theo mẫu.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Có hai hình thức nộp hồ sơ:
- Gửi trực tiếp qua đường bưu điện tới Trung tâm Ứng cứu khẩn cấp không gian mạng Việt Nam (VNCERT/CC) – Cục An toàn thông tin.
- Nộp trực tuyến tại Cổng dịch vụ công: dichvucong.mic.gov.vn.
Bước 3: Tiếp nhận và thông báo kết quả
Trong vòng 01 ngày làm việc, Cục An toàn thông tin sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về mức lệ phí cần nộp.
Bước 4: Nộp lệ phí
Doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản lệ phí theo thông tin tài khoản được quy định, đồng thời gửi xác nhận giao dịch qua email.
Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận tên định danh
Ngay sau khi xác nhận khoản phí đã được nộp, Cục An toàn thông tin sẽ gửi Giấy chứng nhận qua email đăng ký trong hồ sơ. Đây là văn bản có hiệu lực pháp lý, cho phép doanh nghiệp chính thức sử dụng tên định danh.
Thời gian xử lý & kết quả trả về
Thời gian xử lý hồ sơ thường khá nhanh, chỉ từ 1 – 3 ngày làm việc tùy theo phương thức nộp hồ sơ và độ chính xác của tài liệu. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung.
Kết quả trả về gồm:
- Thông báo chấp thuận hoặc từ chối hồ sơ.
- Hướng dẫn nộp lệ phí và phí duy trì.
- Giấy chứng nhận tên định danh khi đã hoàn tất thủ tục.
Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ (Cục ATTT – Bộ TT&TT)
Đơn vị duy nhất có thẩm quyền cấp và quản lý tên định danh số điện thoại là Cục An toàn thông tin – Bộ Thông tin & Truyền thông. Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp hoặc gián tiếp qua nhà cung cấp dịch vụ (như Buss Call) để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi.
Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và làm việc đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai, hạn chế tối đa tình trạng bị từ chối hoặc chậm cấp giấy chứng nhận.
Buss Call hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký tên định danh số điện thoại
Không phải doanh nghiệp nào cũng rành thủ tục hành chính, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ. Đây là lúc dịch vụ từ Buss Call trở thành giải pháp toàn diện.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hợp lệ
Buss Call giúp doanh nghiệp kiểm tra giấy tờ, đảm bảo hồ sơ đáp ứng đúng mẫu quy định.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với nhà mạng / cơ quan quản lý
Doanh nghiệp không cần trực tiếp nộp hồ sơ, Buss Call có thể đại diện xử lý toàn bộ quy trình với Cục ATTT và nhà mạng.
Tích hợp tên định danh trực tiếp vào tổng đài ảo BussCall
Sau khi được cấp, tên định danh sẽ được cấu hình ngay trong hệ thống tổng đài ảo BussCall. Điều này giúp đồng bộ từ khâu gọi thoại đến SMS.
Tư vấn giải pháp chống spam call toàn diện
Ngoài đăng ký tên định danh, Buss Call cung cấp giải pháp chống spam call, báo cáo thông minh và quản lý chiến dịch đa kênh.
Kết luận
Tên định danh số điện thoại không chỉ là yêu cầu pháp lý, đây là công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và hiệu quả liên lạc. Nếu bỏ qua, nguy cơ bị khách hàng từ chối nghe máy, bị chặn số hoặc xử phạt là rất cao.
Đăng ký định danh ngay hôm nay để bảo vệ thương hiệu và mở rộng kênh giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng. Buss Call sẵn sàng hỗ trợ từ A-Z để doanh nghiệp triển khai nhanh chóng và hiệu quả.
Liên hệ Buss Call để được tư vấn miễn phí, nhận giải pháp tổng đài ảo tích hợp tên định danh chỉ trong vài ngày.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp nhỏ có cần đăng ký tên định danh không?
Có. Mọi tổ chức, cá nhân khi muốn gọi hoặc nhắn tin quảng cáo đều phải đăng ký.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều tên định danh không?
Hoàn toàn có thể. Mỗi tên định danh phải nộp hồ sơ riêng nhưng không giới hạn số lượng.
Nếu bị giả mạo tên định danh thì xử lý thế nào?
Cần báo ngay tới Cục ATTT và nhà mạng để được hỗ trợ điều tra và xử lý.
Có thể chuyển đổi tên định danh không?
Có, nhưng doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp lại hoặc sửa đổi theo quy định.
