Quy trình đăng ký Voice Brandname – Chi tiết cho doanh nghiệp

Quy trình đăng ký Voice Brandname là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo mọi cuộc gọi ra ngoài hiển thị đúng tên thương hiệu thay vì dãy số khô khan. Điều này không chỉ giúp nâng cao uy tín, chống giả mạo mà còn tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Bài viết này Buss Call sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và các bước đăng ký dịch vụ Voice Brandname tại Việt Nam.

Vì sao cần tìm hiểu quy trình đăng ký Voice Brandname?

Hiển thị tên công ty thay vì số điện thoại

Thay vì để khách hàng nhận cuộc gọi từ một số lạ, Voice Brandname cho phép hiển thị trực tiếp tên công ty. Điều này giúp thương hiệu dễ dàng tạo ấn tượng ngay từ lần đầu tiên, gia tăng khả năng khách hàng bắt máy và tin tưởng thông tin được cung cấp.

Ngăn chặn giả mạo, spam call

Tình trạng giả mạo số điện thoại để lừa đảo ngày càng phổ biến. Khi doanh nghiệp đăng ký Voice Brandname, mọi cuộc gọi sẽ được định danh rõ ràng, giảm thiểu nguy cơ bị kẻ xấu lợi dụng để giả danh. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường.

Bắt buộc để sử dụng dịch vụ cuộc gọi thương hiệu

Theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông, để triển khai dịch vụ cuộc gọi thương hiệu, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký và được cấp tên định danh số điện thoại. Đây là điều kiện tiên quyết trước khi tích hợp với hệ thống tổng đài ảo như Buss Call hay các giải pháp chăm sóc khách hàng đa kênh khác.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký Voice Brandname

Để quy trình đăng ký Voice Brandname diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông cũng như yêu cầu từ nhà mạng. Việc chuẩn bị chính xác ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian thẩm định và tránh tình trạng bị trả hồ sơ.

Giấy phép đăng ký kinh doanh / quyết định thành lập

Đây là giấy tờ bắt buộc nhằm chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Nếu là công ty, bạn cần cung cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; nếu là tổ chức, cần có quyết định thành lập. Tên pháp nhân trên giấy phép phải trùng khớp với tên thương hiệu dự định đăng ký Voice Brandname.

Giấy định danh số điện thoại (theo quy định Bộ TT&TT)

Mỗi số điện thoại sử dụng để hiển thị thương hiệu cần có giấy định danh, được cấp bởi cơ quan quản lý hoặc nhà mạng. Đây là cơ sở xác thực để đảm bảo số điện thoại thật sự thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và không bị giả mạo.

Căn cứ theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác, số điện thoại sử dụng cho Voice Brandname phải được định danh hợp lệ trước khi đăng ký.

Mẫu đơn đăng ký Voice Brandname (theo nhà mạng)

Mỗi nhà mạng (Viettel, VNPT, Mobifone) đều có mẫu đơn đăng ký Voice Brandname riêng. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn, bao gồm: tên định danh mong muốn, thông tin liên hệ, ngành nghề kinh doanh và cam kết sử dụng dịch vụ đúng mục đích.

Các giấy tờ bổ sung khác (nếu có)

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ như:

• Giấy ủy quyền nếu hồ sơ do đơn vị trung gian (ví dụ Buss Call) đứng ra thực hiện.
• Tài liệu chứng minh thương hiệu (giấy chứng nhận nhãn hiệu, logo đã đăng ký).
• Giấy xác nhận ngành nghề đặc thù nếu thương hiệu hoạt động trong các lĩnh vực nhạy cảm (ngân hàng, tài chính, bảo hiểm…).

Hồ sơ càng chuẩn xác thì quá trình thẩm định càng nhanh. Buss Call thường hỗ trợ khách hàng kiểm tra hồ sơ ngay từ đầu để hạn chế tối đa rủi ro bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 2002 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

Quy trình đăng ký Voice Brandname cho doanh nghiệp

Đăng ký Voice Brandname không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy trình theo quy định của nhà mạng và Bộ Thông tin & Truyền thông. Dưới đây là các bước cụ thể mà hầu hết doanh nghiệp đều phải trải qua:

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu

Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ: giấy phép kinh doanh, giấy định danh số điện thoại, mẫu đơn đăng ký và các tài liệu bổ sung (nếu có). Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian thẩm định hồ sơ.

Bước 2 – Nộp hồ sơ tại nhà mạng hoặc đơn vị trung gian

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Viettel, VNPT, Mobifone hoặc thông qua đơn vị trung gian như Buss Call – đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với nhà mạng. Lựa chọn nộp hồ sơ qua trung gian giúp quá trình trở nên nhanh chóng, tránh sai sót trong giấy tờ.

Bước 3 – Thẩm định hồ sơ & xác minh thông tin

Sau khi tiếp nhận, nhà mạng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, đối chiếu thông tin doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động và tên định danh. Ở bước này, doanh nghiệp có thể được yêu cầu bổ sung thêm tài liệu để chứng minh quyền sử dụng thương hiệu hoặc số điện thoại.

Việc thẩm định hồ sơ và xác minh thông tin được quy định rõ tại Thông tư 22/2020/TT-BTTTT; nhà mạng có quyền yêu cầu bổ sung tài liệu khi thấy cần thiết

Bước 4 – Cấp tên định danh & cấu hình trên hệ thống

Khi hồ sơ đã đạt yêu cầu, nhà mạng sẽ cấp tên định danh (Voice Brandname) cho doanh nghiệp. Đồng thời, kỹ thuật viên sẽ cấu hình tên định danh này trên hệ thống để khi gọi đi, cuộc gọi hiển thị đúng tên thương hiệu thay vì số điện thoại.

Bước 5 – Kích hoạt và sử dụng dịch vụ

Hoàn tất bước cấu hình, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng Voice Brandname trong các cuộc gọi chăm sóc khách hàng, telesales hay thông báo dịch vụ. Nếu tích hợp qua tổng đài ảo như Buss Call, tên định danh sẽ được đồng bộ hóa, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung và chuyên nghiệp hơn.

Nhờ việc tuân thủ đúng quy trình đăng ký Voice Brandname, doanh nghiệp không chỉ hợp pháp hóa hoạt động gọi điện thương hiệu mà còn tăng niềm tin với khách hàng, nâng cao hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Thời gian xử lý & phê duyệt hồ sơ

Mỗi hồ sơ đăng ký Voice Brandname sẽ được nhà mạng xem xét kỹ lưỡng trước khi cấp phép. Do đó, thời gian xử lý có thể khác nhau tùy vào mức độ đầy đủ và chính xác của hồ sơ.

Thời gian trung bình từ 5–7 ngày làm việc

Nếu hồ sơ đã chuẩn ngay từ đầu, quá trình thẩm định thường kéo dài 5–7 ngày làm việc. Một số trường hợp đơn giản, khi doanh nghiệp nộp trực tiếp qua đối tác uy tín như Buss Call, thời gian có thể được rút ngắn hơn nhờ quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi gửi lên nhà mạng.

Các trường hợp hồ sơ cần bổ sung

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị kéo dài thời gian phê duyệt vì hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa trùng khớp. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Tên định danh không khớp với tên trong giấy phép kinh doanh.
• Giấy định danh số điện thoại chưa được cập nhật.
• Thiếu giấy ủy quyền khi đăng ký qua bên trung gian.

Khi xảy ra tình huống này, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung hồ sơ. Điều đó đồng nghĩa với việc thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 3–5 ngày làm việc.

Những lý do phổ biến dẫn đến hồ sơ bị từ chối

Ngoài việc phải bổ sung, vẫn có những hồ sơ bị từ chối hoàn toàn do vi phạm quy định. Theo Cục Viễn thông – Bộ TT&TT, các trường hợp tên định danh gây nhầm lẫn, trùng với thương hiệu khác hoặc không minh bạch thông tin sẽ bị từ chối cấp phép. Một số nguyên nhân thường gặp:

• Tên định danh trùng hoặc gây nhầm lẫn với thương hiệu khác.
• Doanh nghiệp đăng ký ngành nghề nằm trong nhóm bị hạn chế hoặc chưa có đủ giấy tờ pháp lý.
• Hồ sơ không trung thực, thiếu minh bạch thông tin.

Để tránh rủi ro này, Buss Call luôn tư vấn và rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp, giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ được phê duyệt ngay từ lần đầu. 

Đăng ký Voice Brandname với các nhà mạng phổ biến

Mặc dù quy trình đăng ký Voice Brandname được Bộ TT&TT quy định chung, nhưng trên thực tế mỗi nhà mạng lớn tại Việt Nam lại có một số yêu cầu và thủ tục riêng. Doanh nghiệp nên nắm rõ để lựa chọn hình thức phù hợp, tránh mất thời gian.

Đăng ký Voice Brandname Viettel

• Viettel là nhà mạng có lượng thuê bao lớn nhất Việt Nam, nên phần lớn doanh nghiệp đều lựa chọn đăng ký Voice Brandname tại đây.
• Hồ sơ cần có: giấy phép kinh doanh, giấy định danh số điện thoại, mẫu đơn đăng ký theo form Viettel.
• Viettel thường yêu cầu tên định danh trùng hoặc liên quan trực tiếp đến thương hiệu đã đăng ký để đảm bảo tính minh bạch.
• Thời gian xử lý: trung bình 5–7 ngày làm việc.

Đăng ký Voice Brandname VNPT

• VNPT có quy định khắt khe về việc sử dụng đúng mục đích của Voice Brandname.
• Ngoài hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu thương hiệu (như giấy chứng nhận nhãn hiệu).
• VNPT thường thẩm định hồ sơ khá kỹ, vì vậy thời gian xử lý có thể kéo dài hơn so với Viettel.

Đăng ký Voice Brandname Mobifone

• Mobifone hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ khá tốt trong việc triển khai dịch vụ Voice Brandname.
• Hồ sơ thường tương tự các nhà mạng khác, tuy nhiên Mobifone có quy trình linh hoạt hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp đăng ký thông qua đối tác trung gian.
• Với sự hỗ trợ từ Buss Call, nhiều doanh nghiệp đăng ký Voice Brandname Mobifone đã rút ngắn thời gian xử lý chỉ còn khoảng 5 ngày làm việc.

Ngoài 3 nhà mạng lớn (Viettel, VNPT, Mobifone), một số nhà mạng khác như ITel, Vietnamobile… cũng cung cấp dịch vụ Voice Brandname nhưng ít phổ biến hơn trên thị trường. 

Điểm khác nhau giữa các nhà mạng khi đăng ký

• Mẫu đơn đăng ký: mỗi nhà mạng có form riêng, bắt buộc doanh nghiệp phải điền chính xác.
• Yêu cầu bổ sung hồ sơ: VNPT thường khắt khe hơn, trong khi Mobifone linh hoạt hơn.
• Thời gian xử lý: Viettel nhanh hơn nếu hồ sơ chuẩn; VNPT có thể lâu hơn do khâu thẩm định.
• Chi phí duy trì: tùy chính sách của từng nhà mạng, nhưng nhìn chung không chênh lệch quá nhiều.

Nhà mạng	Hồ sơ yêu cầu	Thời gian xử lý	Điểm nổi bật	Chi phí duy trì
Viettel	Giấy phép kinh doanh, giấy định danh, mẫu đơn Viettel	5–7 ngày	Phổ biến nhất, nhiều DN lựa chọn	Trung bình
VNPT	Như Viettel + có thể yêu cầu giấy chứng nhận thương hiệu	7–10 ngày	Khắt khe, phù hợp DN lớn	Có thể cao hơn
Mobifone	Hồ sơ đơn giản, hỗ trợ qua trung gian	~5 ngày	Linh hoạt, phù hợp DN vừa & nhỏ	Hợp lý
Vietnamobile / ITel	Hồ sơ cơ bản (ít phổ biến)	7 ngày	Áp dụng cho nhóm khách hàng nhỏ lẻ	Thấp

Lưu ý khi đăng ký Voice Brandname

Đăng ký Voice Brandname tưởng đơn giản nhưng thực tế lại có nhiều chi tiết cần chú ý. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp dễ mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ hoặc bị từ chối hoàn toàn. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chuẩn ngay từ đầu

Một bộ hồ sơ đầy đủ, trùng khớp thông tin giữa giấy phép kinh doanh, giấy định danh số điện thoại và mẫu đơn đăng ký sẽ giúp quá trình phê duyệt nhanh chóng. Sai sót nhỏ như viết sai tên công ty, thiếu dấu mộc hoặc không có giấy ủy quyền cũng đủ khiến hồ sơ bị trả lại.

Tên định danh phải trùng hoặc liên quan đến thương hiệu đã đăng ký

Theo quy định, tên Voice Brandname phải có sự liên quan chặt chẽ đến tên pháp nhân hoặc thương hiệu đã được đăng ký nhãn hiệu. Điều này nhằm tránh tình trạng lợi dụng đăng ký để mạo danh thương hiệu khác. Ví dụ, Công ty TNHH Buss Call chỉ có thể đăng ký tên định danh “Buss Call” hoặc biến thể có liên quan, chứ không thể dùng tên một thương hiệu không thuộc quyền sở hữu.

Chi phí duy trì hàng năm & gia hạn dịch vụ

Sau khi được cấp tên định danh, doanh nghiệp cần duy trì dịch vụ theo chu kỳ hàng năm. Chi phí này tùy vào nhà mạng và số lượng dịch vụ được cấp. Nếu không gia hạn đúng hạn, tên định danh có thể bị thu hồi, khiến doanh nghiệp phải đăng ký lại từ đầu. Thao khảo giá Voice Brandname để có những lựa chọn tốt nhất.

Đảm bảo tuân thủ quy định chống spam call

Voice Brandname không phải “lá bùa” để doanh nghiệp thoải mái spam khách hàng. Các cuộc gọi quảng cáo không được sự đồng ý của khách hàng vẫn có thể bị chặn hoặc khiếu nại. 

Theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP, việc sử dụng tên định danh để thực hiện cuộc gọi quảng cáo không có sự đồng ý của khách hàng được coi là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt.

Doanh nghiệp nên sử dụng Voice Brandname đúng mục đích: chăm sóc khách hàng, thông báo dịch vụ, xác thực giao dịch… để vừa nâng cao uy tín vừa tránh rủi ro pháp lý.

Doanh nghiệp nên rà soát kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ và chỉ sử dụng Voice Brandname trong phạm vi cho phép. Đây là cách giúp thương hiệu vừa chuyên nghiệp vừa an toàn về mặt pháp lý.

Buss Call – Giải pháp đăng ký Voice Brandname nhanh chóng

Không ít doanh nghiệp than phiền rằng quy trình đăng ký Voice Brandname đăng ký Voice Brandname mất nhiều thời gian vì hồ sơ sai sót hoặc phải bổ sung nhiều lần. Hiểu được điều đó, Buss Call mang đến giải pháp trọn gói giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức, thời gian và đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu.

Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn ngay từ đầu

Đội ngũ Buss Call am hiểu quy định của Bộ TT&TT và yêu cầu cụ thể của từng nhà mạng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết về giấy tờ cần thiết, rà soát nội dung hồ sơ để tránh thiếu sót.

Đại diện doanh nghiệp làm việc với nhà mạng

Thay vì tự mình mất thời gian đi lại và làm việc với nhiều bộ phận, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho Buss Call đại diện nộp hồ sơ, theo dõi quá trình thẩm định và xử lý các yêu cầu phát sinh từ nhà mạng.

Tích hợp Voice Brandname vào tổng đài ảo Buss Call

Sau khi được cấp tên định danh, Buss Call hỗ trợ cấu hình trực tiếp vào hệ thống tổng đài ảo Buss Call, giúp doanh nghiệp có ngay giải pháp gọi điện chuyên nghiệp, đồng bộ từ hiển thị thương hiệu đến quản lý cuộc gọi.

Cam kết triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Với kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm khách hàng, Buss Call cam kết rút ngắn thời gian đăng ký, giảm thiểu tối đa rủi ro bị trả hồ sơ. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào kinh doanh, mọi thủ tục pháp lý và kỹ thuật đã có Buss Call đồng hành.

Kết luận

Quy trình đăng ký Voice Brandname không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn là bước đi chiến lược để doanh nghiệp khẳng định uy tín trên thị trường. Khi mọi cuộc gọi hiển thị đúng tên thương hiệu, khách hàng sẽ dễ dàng nhận diện, tin tưởng và hợp tác hơn. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi hồ sơ chuẩn, tuân thủ quy định của Bộ TT&TT và từng nhà mạng.

Với sự đồng hành của Buss Call, doanh nghiệp có thể yên tâm từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi kích hoạt dịch vụ. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo Voice Brandname hoạt động ổn định, tích hợp sẵn vào tổng đài ảo cho hoạt động chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. 

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Đăng ký Voice Brandname mất bao lâu?

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ từ 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác. Với sự hỗ trợ từ Buss Call, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian nhờ quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi gửi lên nhà mạng.

Doanh nghiệp chưa có giấy định danh số điện thoại có đăng ký được không?

Không. Giấy định danh số điện thoại là điều kiện bắt buộc. Nếu chưa có, doanh nghiệp cần làm thủ tục định danh tại nhà mạng trước, sau đó mới có thể đăng ký Voice Brandname.

Chi phí duy trì Voice Brandname là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào từng nhà mạng và gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn. Ngoài phí đăng ký ban đầu, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì hàng năm để giữ hiệu lực của tên định danh.

Một doanh nghiệp có thể có nhiều Voice Brandname không?

Có. Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều tên định danh khác nhau, miễn là chúng đều có sự liên quan đến thương hiệu hoặc sản phẩm của doanh nghiệp, đồng thời được nhà mạng chấp thuận.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn