HIỆN ĐẠI HOÁ LIÊN LẠC VỚI TỔNG ĐÀI DOANH NGHIỆP

Trong thời đại công nghệ ngày nay, sự hiện đại hóa không chỉ là một xu hướng mà còn là một bước tiến quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong lĩnh vực liên lạc, việc chuyển từ phương tiện truyền thống sang các giải pháp hiện đại là chìa khóa mở cánh cửa cho một loạt các cơ hội mới và cải tiến. Tiêu biểu cho sự hiện đại hóa này là sự ra đời của các hệ thống tổng đài doanh nghiệp tiên tiến. Không chỉ đơn giản là một phương tiện giao tiếp, tổng đài doanh nghiệp ngày nay trở thành trung tâm của mọi hoạt động liên lạc, từ tương tác với khách hàng đến quản lý nội bộ. Việc này đã đưa ra những thay đổi đáng kể trong cách doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, cũng như cách nhân viên tương tác và làm việc với nhau.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những khía cạnh quan trọng của sự hiện đại hóa liên lạc thông qua việc tích hợp tổng đài doanh nghiệp, và làm thế nào nó đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ số hóa ngày nay.

Những khó khăn khi chưa sử dụng tổng đài doanh nghiệp?

Khi không sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp, việc liên lạc thường phát sinh rất nhiều vấn đề:

Mỗi người một số điện thoại

Nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng, kế toán… đều dùng số cá nhân để trao đổi với khách. Khi khách cần hỗ trợ lại, họ không biết gọi vào đâu cho chắc chắn. Doanh nghiệp gần như không kiểm soát được chất lượng và lịch sử trao đổi.

Chi phí liên lạc cao nhưng khó kiểm soát

Cước gọi ra cho khách hàng, liên lạc nội bộ giữa các chi nhánh, giữa các bộ phận… đều dồn vào nhiều sim lẻ. Cuối tháng nhìn hóa đơn tổng thì “choáng”, nhưng không biết khoản nào đang lãng phí, không đánh giá được hiệu quả theo từng nhóm.

Thiếu sự thống nhất trong quy trình chăm sóc khách hàng

Không có kịch bản nghe – gọi chung, mỗi nhân viên xử lý theo cách riêng. Khách hàng có thể nhận được câu trả lời khác nhau cho cùng một vấn đề, trải nghiệm bị “hên xui”, khó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu.

Không nắm được số lượng và chất lượng cuộc gọi

Doanh nghiệp không có báo cáo: mỗi ngày có bao nhiêu cuộc gọi đến, bao nhiêu cuộc gọi bị nhỡ, vấn đề khách hàng hỏi nhiều nhất là gì, nhân viên nào đang xử lý nhiều cuộc nhất… Việc ra quyết định thường dựa trên cảm tính hơn là dữ liệu.

Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Khi mở thêm chi nhánh, tuyển thêm nhân sự, việc “chắp vá” thêm sim, thêm số điện thoại khiến hệ thống ngày càng rối. Thay vì hỗ trợ tăng trưởng, liên lạc lại trở thành rào cản cho việc mở rộng.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu nghĩ đến việc “hiện đại hoá” hệ thống liên lạc nội bộ và với khách hàng bằng một giải pháp tổng đài doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Tổng đài doanh nghiệp là gì?

Tổng đài doanh nghiệp là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ cuộc gọi đến – đi trên một nền tảng thống nhất. Thay vì mỗi nhân viên dùng một số điện thoại riêng, doanh nghiệp sử dụng một (hoặc một vài) hotline làm “điểm chạm” chính với khách hàng, sau đó:

• Tự động phân phối cuộc gọi đến đúng phòng ban/nhân viên phụ trách
• Ghi nhận lịch sử cuộc gọi, ghi âm, trạng thái xử lý
• Kết nối với các hệ thống khác như CRM, phần mềm bán hàng, chăm sóc khách hàng

Với các giải pháp hiện đại như BussCall, tổng đài doanh nghiệp không chỉ phục vụ liên lạc, mà còn trở thành công cụ quản trị dữ liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Có nên tích hợp tổng đài doanh nghiệp với CRM?

Việc tích hợp tổng đài doanh nghiệp với CRM (Customer Relationship Management) mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. 

• Tăng Cường Trải Nghiệm Khách Hàng: Tích hợp giữa tổng đài doanh nghiệp và CRM giúp cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến. Nhân viên có thể xem lịch sử tương tác, thông tin đặt hàng và yêu cầu trước đó, giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và chuyên nghiệp cho khách hàng.
• Tăng Cường Khả Năng Tương Tác: Tích hợp giữa hai hệ thống giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch. Nhân viên có thể thực hiện các hành động như chuyển cuộc gọi, ghi âm, và cập nhật thông tin khách hàng mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Nâng Cao Hiệu Suất Nhân Viên: Tích hợp giúp giảm thiểu thời gian mà nhân viên phải dành để tìm kiếm thông tin khách hàng. Thông tin được tự động hiển thị khi có cuộc gọi, giúp nhân viên làm việc một cách hiệu quả hơn.

Giải pháp tổng đài doanh nghiệp của Buss Call

Nâng Cao Tính Ổn Định

Buss Call không chỉ là một giải pháp tổng đài, mà là một hệ thống được thiết kế để đảm bảo tính ổn định cao. Với cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể tin tưởng vào sự ổn định của hệ thống trong mọi tình huống. Điều này giúp đảm bảo rằng các cuộc gọi quan trọng sẽ luôn được xử lý một cách suôn sẻ.

Tăng Hiệu Suất Làm Việc

Buss Call giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc thông qua các tính năng tiên tiến như chuyển cuộc gọi, ghi âm, và hiển thị số, tạo điều kiện cho một quy trình làm việc mượt mà và hiệu quả. Sự linh hoạt trong quản lý cuộc gọi và tương tác khách hàng giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường khả năng phản hồi và phục vụ khách hàng.

Giao Diện Thông Minh, Dễ Sử Dụng

Giao diện của Buss Call được thiết kế thông minh và tinh tế, đồng thời dễ sử dụng cho cả người mới sử dụng và người có kinh nghiệm. Sự tương tác trực quan và tích hợp các tính năng quan trọng giúp người dùng dễ dàng tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống mà không gặp khó khăn.

Hiện đại hóa liên lạc với tổng đài doanh nghiệp không chỉ là thay một hệ thống cũ bằng một hệ thống mới. Đó là bước chuyển từ việc “chỉ nghe – gọi” sang quản trị trải nghiệm khách hàng và dữ liệu một cách chủ động. Nếu bạn đang muốn rà soát lại hệ thống liên lạc hiện tại hoặc tìm một giải pháp tổng đài doanh nghiệp bài bản, hãy để BussCall tư vấn và cùng bạn xây dựng “xương sống” liên lạc cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp về tổng đài doanh nghiệp BussCall

1. Triển khai tổng đài doanh nghiệp BussCall có cần đầu tư nhiều thiết bị không?

Không nhất thiết. Tùy hiện trạng, doanh nghiệp có thể dùng IP phone, softphone trên máy tính hoặc ứng dụng trên điện thoại. BussCall sẽ tư vấn phương án phù hợp để tối ưu chi phí đầu tư ban đầu.

2. Nhân viên làm việc từ xa có dùng được tổng đài không?

Có. Chỉ cần có kết nối Internet, nhân viên có thể đăng nhập tài khoản để nghe – gọi ngay trên thiết bị cá nhân, vẫn hiển thị số hotline của doanh nghiệp.

3. BussCall có tích hợp với CRM hiện tại của doanh nghiệp không?

BussCall hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng CRM phổ biến. Với hệ thống riêng, đội ngũ kỹ thuật sẽ trao đổi để đề xuất phương án kết nối phù hợp.

4. Dữ liệu ghi âm và lịch sử cuộc gọi được lưu trữ như thế nào?

Toàn bộ lịch sử cuộc gọi và file ghi âm được lưu trữ trên hệ thống theo tiêu chuẩn bảo mật. Doanh nghiệp có thể phân quyền truy cập, tải về và lưu trữ theo chính sách nội bộ.

5. Chi phí sử dụng tổng đài doanh nghiệp BussCall được tính ra sao?

Chi phí sẽ phụ thuộc vào số lượng máy nhánh, tính năng sử dụng và lưu lượng cuộc gọi. Bạn có thể tham khảo bảng giá tổng đài ảo BussCall hoặc liên hệ trực tiếp để được tư vấn gói phù hợp với quy mô và ngân sách.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn

phuongthao