Dịch vụ gọi tự động Auto Call – Giải pháp liên lạc giúp tiết kiệm chi phí

Trong thời đại công nghệ 4.0, sự bùng nổ của công nghệ đã lan tỏa khắp mọi nơi trên thế giới. Các công cụ tự động hóa đã trở nên quen thuộc và hỗ trợ con người trong những hoạt động nhỏ nhất trong cuộc sống hàng ngày. Các doanh nghiệp từ mọi ngành nghề dịch vụ khách hàng cũng không nằm ngoài xu hướng này. Dịch vụ Auto Call đã dần thay thế các giải pháp liên hệ và chăm sóc khách hàng truyền thống. Điều này cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và mang đến trải nghiệm hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Gọi tự động Auto Call là gì?

Dịch vụ Gọi tự động Auto Call cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến danh sách hàng trăm, hàng nghìn khách hàng đã được lập sẵn. Khi khách hàng nhận cuộc gọi, hệ thống sẽ tự động phát ra nội dung doanh nghiệp muốn thông báo, được cá nhân hóa cho từng người nhận thông qua công nghệ tiên tiến.

Các cuộc gọi ra tự động đã được lập trình trước và ghi âm. Sau khi nhập danh sách số điện thoại khách hàng thông qua file Excel và cài đặt thời gian cụ thể, hệ thống sẽ tự động thực hiện loạt cuộc gọi ra.

Dịch vụ Auto Call giúp tránh ảnh hưởng của cảm xúc con người và hạn chế thời gian làm việc bị ràng buộc trong hành chính. Điều này giúp tối ưu hóa trao đổi với khách hàng và tránh các tác động xấu có thể xảy ra trong giao tiếp. Do đó, dịch vụ Auto Call đang dẫn đầu xu hướng, vượt trội hơn cả các phương pháp truyền thống.

 

Cách hoạt động của dịch vụ Auto Call?

Dịch vụ Auto Call bao gồm hai cách hoạt động khác nhau:

1. Tương tác với khách hàng một chiều:

Phù hợp cho doanh nghiệp muốn thực hiện cuộc gọi đến khách hàng với mục đích giới thiệu sản phẩm mới hoặc thông báo về chương trình khuyến mãi. Các doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị nội dung lời chào trước đó đã được ghi âm sẵn. Sau đó, áp dụng hệ thống Auto Call, tổng đài viên không cần phải trực tiếp thực hiện cuộc gọi ra.

2. Tương tác với khách hàng hai chiều:

Thích hợp cho cả doanh nghiệp và khách hàng muốn tương tác qua lại với nhau. Doanh nghiệp cần cài đặt nội dung và thiết lập chương trình để điều hướng khách hàng bấm phím 1, 2, 3, 4… tùy theo nhu cầu tư vấn. Sau đó, khách hàng sẽ được chuyển hướng đến tổng đài viên phù hợp, như nhấn phím 1 để gặp nhân viên tư vấn hoặc nhấn phím 2 để gặp nhân viên kỹ thuật, và cùng nhau tương tác trực tiếp.

Các lĩnh vực thường áp dụng Auto Call

Doanh nghiệp đang ngày càng áp dụng dịch vụ Auto Call vì nó mang lại nhiều lợi ích đáng kể như quy trình tự động, bảo mật thông tin và tối ưu hóa chi phí nhân lực.

Cụ thể, dịch vụ gọi tự động được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sau:

1. Ngân hàng: Gọi tự động được sử dụng trong quy trình gọi điện cung cấp mã OTP cho khách hàng hoặc thông báo tới hạn thanh toán.
2. Nhà phát triển ứng dụng/ dịch vụ: Gọi tự động giúp các nhà phát triển bảo mật thông tin khách hàng và mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho họ.
3. Các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình số/ kỹ thuật số: Auto Call là lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp này để chạy các chiến dịch quảng bá sản phẩm mới, dịch vụ và cả nhắc cước thanh toán cho khách hàng.
4. Khảo sát độ hài lòng và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng: Dịch vụ Auto Call được sử dụng trong các chiến dịch khảo sát đánh giá hài lòng và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng cho contact center.

Nhờ vào tính hiệu quả và tiện lợi, dịch vụ Auto Call đang trở thành một công cụ quan trọng và linh hoạt trong việc cải thiện quy trình kinh doanh và tương tác với khách hàng.

 

Lợi ích của Auto Call – Giải pháp gọi tự động

Theo khảo sát thị trường, sử dụng dịch vụ Auto Call giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí nhân lực, 95% thời gian và 78% chi phí khác so với phương pháp quay số và gọi ra truyền thống.

Các lợi ích của dịch vụ Auto Call bao gồm:

1. Tăng hiệu suất cuộc gọi ra: Tính năng tự động của Auto Call cho phép tổng đài viên và nhân viên tư vấn liên hệ với nhiều khách hàng trong thời gian ngắn hơn, giới thiệu thông tin về sản phẩm/dịch vụ một cách hiệu quả.
2. Giảm chi phí quản lý nhân sự: Auto Call tự động thực hiện cuộc gọi với số điện thoại có trong danh sách đã lập, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc gọi trực tiếp của nhân viên và tổng đài viên.
3. Tối ưu hóa chăm sóc khách hàng: Auto Call tự động lên lịch hẹn, gửi chúc mừng, thông báo v.v… mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhân viên, đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất.
4. Tăng doanh thu: Auto Call giúp cắt giảm chi phí cơ sở vật chất và nhân sự tổng đài điện thoại, đồng thời tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn, góp phần tăng doanh thu đáng kể cho các doanh nghiệp.

Với những lợi ích mạnh mẽ này, dịch vụ Auto Call đang trở thành một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất làm việc.

 

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ Auto Call

Mặc dù Auto Call là một giải pháp tối ưu, nhưng không có công nghệ nào có thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Vì vậy, để sử dụng dịch vụ Auto Call hiệu quả, người dùng cần lưu ý các điểm sau:

1. Chú trọng vào quy trình nghiên cứu thị trường để có được tệp data chính xác và đáng tin cậy.
2. Chuẩn bị nội dung và kịch bản cuộc gọi kỹ lưỡng: Phải soạn nội dung phù hợp tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mục tiêu.
3. Luôn phân bổ nhân viên trực tổng đài để khách hàng vẫn có thể tư vấn trực tiếp nếu có nhu cầu.
4. Kịch bản dùng để tương tác điều hướng IVR cần ngắn gọn, súc tích, không rườm rà hay phức tạp để tránh gây khó khăn cho khách hàng.
5. Cân nhắc việc sử dụng chức năng Text to speech hay giọng ghi âm của người thật: sử dụng giọng robot cho thông báo OTP hay mật khẩu, còn giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thì nên sử dụng giọng người thật để truyền cảm hơn.
6. Lựa chọn giọng ghi âm chuẩn, truyền cảm, tránh sử dụng giọng máy khi giới thiệu sản phẩm để tạo sự gần gũi với khách hàng.
7. Tránh thiết lập cuộc gọi tự động vào những khung giờ nhạy cảm có thể gây làm phiền khách hàng.
8. Thống kê chi tiết và đo lường chất lượng phản hồi của các cuộc gọi tự động để điều chỉnh và sửa chữa cho phù hợp với nhu cầu khách hàng.

 

Buss Call mang đến dịch vụ Auto Call chất lượng tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên tư vấn, kỹ thuật và chăm sóc khách hàng trực tuyến 24/7, kể cả ngày lễ, chúng tôi cam kết hỗ trợ và tư vấn quý khách hàng nhanh chóng và đáng tin cậy. Chúng tôi sẵn sàng thực hiện các cuộc gọi theo yêu cầu của doanh nghiệp để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

• Giải pháp Phần mềm Quản lý Telesale & Cuộc gọi tự động Auto Call.
• Giải pháp Tin nhắn thương hiệu SMS Brandname tiết kiệm & hiệu quả.