Khi khối lượng cuộc gọi tăng cao, việc tiếp nhận và xử lý thủ công dễ dẫn đến phản hồi chậm, thậm chí bỏ lỡ khách hàng. Trước thực tế đó, Công nghệ SMIT cần một giải pháp giúp quản lý liên lạc tập trung và tối ưu quy trình chăm sóc. Buss Call đã trở thành lựa chọn phù hợp, được SMIT tin tưởng triển khai để nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Mục lục
Giới thiệu về Công nghệ SMIT
Công nghệ SMIT là startup công nghệ tại Việt Nam, chuyên phát triển giải pháp phần mềm theo mô hình SaaS nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình và tối ưu vận hành. SMIT tập trung vào các bài toán quản lý marketing, quảng cáo trực tuyến và dữ liệu, giúp đội ngũ triển khai làm việc hiệu quả hơn, giảm thao tác thủ công và tiết kiệm thời gian.
Trong quá trình phát triển, SMIT theo đuổi định hướng xây dựng các giải pháp công nghệ thân thiện, dễ sử dụng và mang lại giá trị thực, đồng thời góp phần thúc đẩy chuyển đổi số. Nổi bật trong hệ sinh thái sản phẩm là Ads Check by SMIT, công cụ hỗ trợ kiểm tra và quản lý tài khoản quảng cáo, đặc biệt trên Facebook, giúp đơn giản hóa việc theo dõi dữ liệu và quản trị nhiều tài khoản tập trung.
Với đội ngũ nhân sự trẻ, giàu chuyên môn và tinh thần đổi mới, SMIT liên tục cải tiến sản phẩm, mở rộng tính năng và cập nhật xu hướng công nghệ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Bài toán SMIT gặp phải trong chăm sóc khách hàng
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, quy mô người dùng và số lượng khách hàng của Công nghệ SMIT tăng nhanh, đặt ra bài toán làm sao để duy trì tốc độ phản hồi và chất lượng chăm sóc khách hàng trong khi nguồn lực nhân sự có giới hạn. Việc tiếp nhận cuộc gọi và yêu cầu hỗ trợ chủ yếu thực hiện thủ công khiến quy trình xử lý chưa tối ưu, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm.
Bên cạnh đó, dữ liệu liên lạc của khách hàng còn phân tán, lịch sử trao đổi chưa được lưu trữ tập trung theo từng hồ sơ. Điều này khiến đội ngũ CSKH gặp khó khăn khi tiếp nhận lại khách hàng cũ, dễ phát sinh tình trạng hỏi lặp thông tin, làm gián đoạn trải nghiệm và giảm tính chuyên nghiệp trong quá trình tư vấn.
Ngoài ra, việc thiếu công cụ giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động CSKH cũng là một hạn chế đáng kể. Ban quản lý chưa có dữ liệu đầy đủ để theo dõi tình hình chăm sóc khách hàng và kịp thời tối ưu quy trình. Đây chính là lý do SMIT cần một giải pháp tổng đài và quản lý liên lạc hiện đại, có khả năng tự động hóa và mở rộng linh hoạt theo tốc độ phát triển của doanh nghiệp.
Giải pháp tổng đài Buss Call triển khai cho công nghệ SMIT
Để khắc phục những thách thức trong công tác chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa hiệu suất vận hành, Công nghệ SMIT đã quyết định triển khai Tổng đài Buss Call.
Hệ thống này được thiết kế riêng theo nhu cầu thực tế của SMIT, giúp:
- Quản lý cuộc gọi tập trung
- Tự động hóa quy trình giao tiếp
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách nhất quán
Giải pháp Buss Call tích hợp đầy đủ các tính năng then chốt, bao gồm: định tuyến cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, lời chào trả lời tự động IVR, ghi âm cuộc gọi, quản lý, thống kê,…
Kết quả đạt được sau triển khai tổng đài Buss Call
Việc đưa tổng đài Buss Call vào vận hành đã mang lại cho Công nghệ SMIT nhiều kết quả tích cực, không chỉ trong chăm sóc khách hàng mà còn trong quản lý quy trình nội bộ.
- Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi: Nhờ cơ chế IVR và định tuyến thông minh, mọi cuộc gọi được chuyển đúng bộ phận phụ trách, hạn chế tối đa tình trạng bỏ lỡ và rút ngắn đáng kể thời gian phản hồi khách hàng.
- Gia tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ: Hệ thống giúp loại bỏ các thao tác thủ công, ghi chép rời rạc và xử lý thông tin phân tán. Nhân sự có thể tập trung nhiều hơn vào tư vấn, hỗ trợ và giải quyết nhu cầu thực tế của khách hàng, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm.
- Kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ: Toàn bộ cuộc gọi được ghi âm và lưu trữ kèm dữ liệu thống kê, tạo cơ sở để SMIT rà soát nội dung tư vấn, chuẩn hóa kịch bản CSKH và cải thiện chất lượng dịch vụ theo từng giai đoạn.
- Tối ưu quản lý và ra quyết định: Hệ thống báo cáo theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo theo dõi hiệu suất đội ngũ một cách minh bạch. Từ đó chủ động điều chỉnh nguồn lực và tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
Kết luận
Việc triển khai tổng đài Buss Call đã giúp SMIT chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng theo hướng chuyên nghiệp và hiệu quả. Đồng thời dễ dàng mở rộng khi quy mô tăng trưởng, qua đó tạo nền tảng vận hành bền vững cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
