Cách Chuyển Đổi Từ Tổng Đài Cũ Sang Tổng Đài Cloud

Ngày nay, việc chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nhưng làm sao để chuyển đổi? Hãy cùng Buss Call khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

Tổng quan về tổng đài Cloud

Tổng đài Cloud (tổng đài ảo) là hệ thống tổng đài điện thoại hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Thay vì phải đầu tư phần cứng cồng kềnh và tốn kém như tổng đài truyền thống, doanh nghiệp chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng.

Tổng đài ảo và tổng đài analog có những điểm khác biệt như:

Đặc điểm	Tổng đài cũ (Truyền thống)	Tổng đài Cloud
Hạ tầng	Cần đầu tư máy chủ, phần cứng, kéo dây phức tạp.	Hoạt động trên nền tảng đám mây, chỉ cần Internet.
Chi phí	Chi phí đầu tư ban đầu cao, tốn phí bảo trì, nâng cấp.	Trả phí linh hoạt theo nhu cầu, tiết kiệm chi phí bảo trì và đầu tư.
Khả năng mở rộng	Mở rộng khó khăn, phải đầu tư thêm thiết bị.	Dễ dàng thêm số máy nhánh, chi nhánh mới chỉ với vài thao tác.
Tính linh hoạt	Chỉ sử dụng tại địa điểm lắp đặt.	Hỗ trợ làm việc từ xa, nhân viên có thể kết nối ở bất kỳ đâu có Internet
Tích hợp	Khó tích hợp với phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng.	Dễ dàng tích hợp CRM, Zalo, SMS, Email,… để quản lý và chăm sóc khách hàng đa kênh
Quản lý & Vận hành	Cần đội ngũ IT riêng để vận hành, bảo trì.	Quản trị online qua giao diện web, có đội ngũ kỹ thuật nhà cung cấp hỗ trợ 24/7.
Bảo mật & Ổn định	Bảo mật phụ thuộc vào hệ thống nội bộ, dễ gián đoạn khi có sự cố phần cứng.	Được cập nhật, bảo mật và sao lưu tự động bởi nhà cung cấp, đảm bảo độ ổn định cao.

Tại sao nên chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud?

Trước đây có nhiều suy nghĩ sai lầm về tổng đài ảo do doanh nghiệp chưa hiểu về những lợi ích giải pháp này mang lại. Hiện nay, có nhiều lý do khiến doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn chuyển đổi tổng đài cũ sang tổng đài Cloud, bao gồm:

1. Tối ưu chi phí vận hành

Với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra hàng chục đến hàng trăm triệu đồng để trang bị phần cứng như tổng đài truyền thống, mà chỉ cần thanh toán gói dịch vụ theo tháng hoặc năm. Điều này giúp giảm áp lực tài chính ngay từ đầu.

Hơn nữa, việc chuyển tổng đài cũ sang tổng đài Cloud loại bỏ hoàn toàn gánh nặng về chi phí bảo trì hay nâng cấp. Mọi vấn đề kỹ thuật đều do nhà cung cấp xử lý, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh hoặc nhân viên đều hoàn toàn miễn phí, dù ở bất kỳ đâu.

2. Linh hoạt và dễ dàng mở rộng

Khi cần mở rộng, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện vài thao tác cấu hình đơn giản để thêm máy nhánh, không phải tốn thời gian lắp đặt phần cứng hay đi dây phức tạp.

Chuyển tổng đài cũ sang tổng đài Cloud cũng mang lại sự linh hoạt tối đa, cho phép nhân viên sử dụng hệ thống trên smartphone hoặc laptop. Điều này đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc từ xa, hybrid hoặc các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.

Hơn nữa, hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm CRM, ERP và các ứng dụng quản lý khác, giúp đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng và nâng cao hiệu quả chăm sóc.

3. Nâng cao hiệu suất và trải nghiệm khách hàng

Với các tính năng như lời chào tự động (IVR) và định tuyến cuộc gọi thông minh, tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ cuộc gọi đầu tiên.

Chức năng ghi âm cuộc gọi và báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát hiệu suất làm việc của đội ngũ, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Hệ thống cũng có khả năng phân phối cuộc gọi đến nhân viên đang rảnh, đảm bảo khách hàng luôn nhận được phản hồi nhanh chóng và không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào.

4. Bảo mật và độ ổn định cao

Toàn bộ dữ liệu cuộc gọi của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và mã hóa trên nền tảng đám mây với các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu, giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin.

Các nhà cung cấp uy tín đều trang bị hệ thống trung tâm dữ liệu dự phòng, đảm bảo tổng đài luôn hoạt động ổn định 24/7, ngay cả khi có sự cố về điện hoặc mạng.

Cách chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud

Để quá trình chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:

1. Đánh giá hệ thống tổng đài hiện tại

Điều đầu tiên, doanh nghiệp cần nhìn lại hạ tầng mà mình đang sử dụng. Cần xác định số lượng máy nhánh, chi nhánh, tính năng quan trọng (như ghi âm, lời chào tự động, định tuyến cuộc gọi,…) cũng như những điểm hạn chế mà tổng đài cũ đang gặp phải. Những việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và là cơ sở để chọn giải pháp Cloud phù hợp hơn.

2. Xác định nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi

Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu khác nhau khi chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud. Khi xác định nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi rõ ràng, việc lựa chọn gói dịch vụ Cloud sẽ chính xác và tiết kiệm hơn.

3. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Nhà cung cấp đóng vai trò quyết định đến sự thành công của quá trình chuyển đổi. Hãy ưu tiên lựa chọn các đơn vị có hạ tầng ổn định, kinh nghiệm lâu năm, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng. Ngoài ra, việc yêu cầu demo hoặc dùng thử trước khi ký hợp đồng chính thức cũng giúp doanh nghiệp kiểm chứng chất lượng dịch vụ và tránh rủi ro.

4. Chuẩn bị hạ tầng và kế hoạch triển khai

Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud, doanh nghiệp cần đảm bảo đường truyền Internet đủ ổn định để vận hành. Tiếp theo là xây dựng kế hoạch chi tiết: khi nào thực hiện, dữ liệu nào cần chuyển, bộ phận nào phụ trách từng khâu. Một kế hoạch chặt chẽ sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa gián đoạn liên lạc với khách hàng.

5. Thực hiện chuyển đổi và cấu hình hệ thống

Nhà cung cấp sẽ đảm nhận toàn bộ quá trình thiết lập hệ thống. Họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký dịch vụ, khởi tạo tài khoản và di chuyển dữ liệu từ tổng đài cũ sang hệ thống cloud. Cùng lúc đó, các tính năng quan trọng như ghi âm, báo cáo cuộc gọi, định tuyến thông minh,…  sẽ được cấu hình đầy đủ để hệ thống sẵn sàng đi vào hoạt động.

6. Đào tạo nhân viên và vận hành thử

Để một hệ thống mới phát huy tối đa hiệu quả, việc chuẩn bị và đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi hướng dẫn chi tiết để nhân viên làm quen với giao diện quản trị và cách sử dụng tổng đài Cloud.

Sau đó, hãy vận hành thử nghiệm trên một phạm vi nhỏ (ví dụ: một nhóm hoặc một chi nhánh) để kiểm tra tính ổn định và kịp thời xử lý sự cố trước khi triển khai toàn diện.

7. Chính thức đưa vào hoạt động và tối ưu liên tục

Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi và kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể chính thức đưa tổng đài Cloud vào vận hành. Trong quá trình sử dụng, hãy thường xuyên theo dõi các báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu quả. Đồng thời, nên phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để cập nhật và tối ưu hóa các tính năng, đảm bảo tổng đài luôn đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Buss Call – Giải pháp chuyển đổi tổng đài cũ sang tổng đài Cloud cho doanh nghiệp

Buss Call tự hào là một trong những nhà cung cấp giải pháp tổng đài cũ sang tổng đài Cloud hàng đầu tại Việt Nam, mang đến cho doanh nghiệp hệ thống liên lạc hiện đại, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng.

• Cung cấp trọn bộ các tính năng hiện đại như (lời chào tự động), ghi âm, phân phối cuộc gọi thông minh, báo cáo chi tiết, tích hợp CRM,…
• Chi phí dịch vụ được tính linh hoạt theo gói sử dụng tháng hoặc năm.
• Mở rộng số máy nhánh và tính năng rất đơn giản, chỉ mất vài phút để cấu hình trên hệ thống mà không cần lắp đặt thiết bị phức tạp
• Hệ thống Buss Call được xây dựng trên hạ tầng điện toán đám mây hiện đại, đảm bảo dữ liệu cuộc gọi luôn được mã hóa và lưu trữ an toàn.
• Đội ngũ chuyên gia luôn sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc, từ triển khai, cấu hình cho đến xử lý sự cố.

Kết luận về chuyển đổi tổng đài cũ sang tổng đài Cloud

Có thể thấy, việc chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài Cloud toàn diện, an toàn và ổn định, Buss Call chính là lựa chọn đáng tin cậy. Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!

FAQ về chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và câu trả lời về chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud:

1. Chi phí chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud có cao không?

So với tổng đài truyền thống, chi phí để chuyển đổi và sử dụng tổng đài Cloud thấp hơn đáng kể. Doanh nghiệp không cần đầu tư phần cứng mà chỉ cần thanh toán phí dịch vụ định kỳ theo tháng hoặc năm.

2. Doanh nghiệp có giữ nguyên số điện thoại cũ khi chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud không?

Có thể. Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ thực hiện thủ tục giữ nguyên số điện thoại cố định hoặc số hotline hiện tại. Trong trường hợp chưa có số hotline, doanh nghiệp có thể liên hệ với Buss Call qua hotline 1900 2002 để được hỗ trợ mua đầu số mới.

3. Cần trang bị thiết bị khi chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài cloud?

Điều kiện duy nhất là có kết nối Internet ổn định. Về thiết bị đầu cuối, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Điện thoại IP: thiết kế nhỏ gọn, dễ sử dụng.
• Softphone: ứng dụng cài đặt trên điện thoại cho phép gọi/nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu.
• Điện thoại Analog cũ: vẫn có thể tái sử dụng thông qua bộ chuyển đổi (ATA).

4. Thời gian chuyển đổi từ tổng đài cũ sang tổng đài Cloud có lâu và phức tạp không?

Thông thường quá trình chuyển đổi khá nhanh chóng và thuận tiện. Nhà cung cấp sẽ phụ trách từ khâu cấu hình, di chuyển dữ liệu, cho đến đào tạo nhân viên. Tùy theo quy mô và mức độ phức tạp, thời gian triển khai có thể chỉ từ vài ngày đến một vài tuần.

5. Dữ liệu và thông tin khách hàng có an toàn khi chuyển tổng đài cũ sang tổng đài Cloud không?

Có. Tổng đài Cloud được phát triển với công nghệ bảo mật tiên tiến, toàn bộ dữ liệu và thông tin khách hàng đều được mã hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây.