Hướng dẫn cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo

Chất lượng cuộc gọi là yếu tố then chốt để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Vậy làm thế nào để tối ưu trải nghiệm và hạn chế gián đoạn khi sử dụng tổng đài ảo? Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết ngay bài viết dưới đây nhé!

Nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi trên tổng đài ảo

Có rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo có thể kể đến như:

• Đường truyền internet: Một trong những nguyên nhân chính gây gián đoạn, méo tiếng, hoặc rớt cuộc gọi đó chính là băng thông thấp hoặc không ổn định. Độ trễ (latency), mất gói tin (packet loss) hay jitter (độ dao động tín hiệu) cao cũng đều làm giảm chất lượng âm thanh.
• Thiết bị phần cứng: Tai nghe, điện thoại IP kém chất lượng dễ gây nhiễu, hú, méo tiếng. Router, switch không hỗ trợ QoS (Quality of Service) khiến dữ liệu thoại không được ưu tiên.
• Cấu hình hệ thống tổng đài: Nếu cấu hình sai thông số mạng (SIP, Codec) có thể dẫn đến âm thanh kém. Máy chủ tổng đài thiếu tài nguyên (CPU, RAM, băng thông) cũng khiến cuộc gọi bị giật, lag.
• Môi trường làm việc: Một văn phòng nhiều tiếng ồn, không có tai nghe chống ồn làm nhân viên và khách hàng khó nghe rõ. Không gian mở, nhiều thiết bị điện tử dễ gây nhiễu tín hiệu.
• Nhà cung cấp dịch vụ: Hạ tầng tổng đài ảo của nhà cung cấp không ổn định hoặc không có máy chủ đặt tại Việt Nam có thể tăng độ trễ. Dịch vụ không có hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.

Chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo kém ảnh hưởng như thế nào?

Nếu tình hình chất lượng cuộc gọi không đảm bảo diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp sẽ gặp phải những hệ quả đáng kể:

• Trải nghiệm khách hàng suy giảm: Âm thanh bị rè, méo tiếng hoặc rớt cuộc gọi khiến khách hàng khó tiếp nhận thông tin.Gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp, khách hàng dễ mất niềm tin và chuyển sang đối thủ.
• Hiệu suất làm việc giảm: Nhân viên CSKH/Telesales phải lặp lại nhiều lần, tốn thời gian trao đổi. Những vấn đề kỹ thuật thường xuyên làm gián đoạn công việc, giảm năng suất của đội ngũ.
• Gia tăng chi phí vận hành: Cuộc gọi kém chất lượng kéo dài thời gian, khiến chi phí viễn thông tăng. Doanh nghiệp mất thêm chi phí để xử lý khiếu nại, gọi lại nhiều lần cho cùng một khách hàng.
• Tỷ lệ chuyển đổi thấp: Trong telesales, chỉ cần chậm vài giây hoặc âm thanh kém rõ ràng, khả năng chốt đơn có thể giảm mạnh.
• Hình ảnh và uy tín thương hiệu bị ảnh hưởng: Nếu tình trạng chất lượng cuộc gọi kém xảy ra thường xuyên, khách hàng sẽ có ấn tượng không tốt về dịch vụ. Về lâu dài, điều này làm giảm khả năng giữ chân khách hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Hướng dẫn cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo

Để cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp sau:

Tối ưu đường truyền Internet

Là hệ thống hoạt động hoàn toàn trên nền tảng đám mây, đường truyền Internet là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng cuộc gọi VoIP. Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các gói cước tốc độ cao, ổn định như FTTH hoặc Leased Line để hạn chế tối đa tình trạng gián đoạn.

Để ưu tiên dữ liệu thoại và tránh ảnh hưởng khi nhiều người cùng sử dụng mạng cho việc tải file hay xem video, doanh nghiệp cần thiết lập QoS cho Voip (Quality of Service) trên router. Đối với các doanh nghiệp có lưu lượng cuộc gọi lớn, việc sử dụng một đường truyền riêng dành cho tổng đài ảo cũng là một giải pháp hiệu quả.

Đầu tư thiết bị phần cứng chất lượng

Doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư tai nghe chống ồn, micro và điện thoại IP chuyên dụng cho VoIP, đồng thời bảo trì định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định. Ngoài ra, việc sử dụng router và switch hỗ trợ VoIP cũng giúp tín hiệu thoại được truyền dẫn mượt mà hơn.

Cấu hình hệ thống tổng đài chuẩn xác

Để tổng đài ảo hoạt động với hiệu suất cao nhất, việc thiết lập đúng chuẩn là rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chọn codec thoại phù hợp và tối ưu thông số mạng SIP để giảm độ trễ. Đồng thời, đầu tư vào máy chủ tổng đài có cấu hình mạnh cùng hệ thống dự phòng sẽ giúp hạn chế tình trạng nghẽn hay gián đoạn dịch vụ khi nhu cầu tăng đột biến.

Xây dựng môi trường làm việc yên tĩnh

Bộ phận telesales/CSKH nên được bố trí không gian làm việc yên tĩnh, trang bị cabin gọi hoặc vách ngăn cách âm. Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên sử dụng thiết bị đúng cách, ngồi ở vị trí ít nhiễu sóng cũng giúp chất lượng âm thanh được cải thiện rõ rệt.

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị  cung cấp tổng đài ảo uy tín có hạ tầng máy chủ đặt tại Việt Nam hoặc khu vực gần, nhằm giảm độ trễ khi kết nối. Ngoài ra, dịch vụ cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, sẵn sàng xử lý sự cố, cũng như tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu khách hàng.

Buss Call –  Giải pháp tổng đài ảo chất lượng và ổn định

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp uy tín trên thị trường, nhưng để giải đáp câu hỏi “Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo busscall?”, thì doanh nghiệp có thể tham khảo những ưu điểm như sau.

• Hạ tầng mạnh mẽ, đường truyền tối ưu, hạn chế rớt cuộc gọi và đảm bảo âm thanh rõ ràng.
• Doanh nghiệp có thể thêm/bớt máy nhánh, tính năng chỉ với vài thao tác, phù hợp mọi quy mô.
• Ghi âm, lưu trữ và quản lý dữ liệu cuộc gọi trên một nền tảng duy nhất.
• Kết nối với CRM, Zalo, Email,… giúp CSKH liền mạch và chuyên nghiệp hơn.
• Không cần đầu tư phần cứng đắt đỏ, vận hành trên nền tảng đám mây hiện đại.
•  Đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo hệ thống luôn vận hành trơn tru.
• Hệ thống được bảo mật nghiêm ngặt, tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất để bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp.

Buss Call – Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Giá Rẻ – Uy Tín – Chất Lượng Cho Doanh Nghiệp tự hào là giải pháp tổng đài ảo thế hệ mới, tiên phong mang đến chất lượng cuộc gọi và sự ổn định vượt trội. Với Buss Call, doanh nghiệp sẽ luôn duy trì được chất lượng cuộc gọi ổn định, dịch vụ chuyên nghiệp và vận hành hiệu quả.

Kết luận

Chất lượng cuộc gọi chính là sự kết nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Một hệ thống tổng đài ảo chỉ thực sự phát huy giá trị khi có sự ổn định, rõ ràng và chuyên nghiệp trong từng cuộc gọi.

Với Buss Call, doanh nghiệp sẽ có một giải pháp tổng đài ảo chất lượng và ổn định, giúp cải thiện hiệu quả liên lạc, gia tăng năng suất, tối ưu chi phí và xây dựng thương hiệu bền vững.

FAQ về cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo:

1. Để cải thiện chất lượng cuộc gọi khi sử dụng tổng đài ảo doanh nghiệp có cần đầu tư thêm thiết bị không?

Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt nhất, doanh nghiệp nên trang bị các thiết bị chuyên dụng. Việc sử dụng tai nghe chống ồn, điện thoại IP và router hỗ trợ VoIP sẽ giúp tín hiệu thoại ổn định và rõ ràng hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần bảo trì các thiết bị này định kỳ để hệ thống luôn hoạt động hiệu quả.

2. Khi gặp vấn đề về chất lượng cuộc gọi nên làm gì?

Khi chất lượng cuộc gọi bị ảnh hưởng, người dùng nên thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra lại kết nối Internet.
• Khởi động lại thiết bị: Thử khởi động lại máy tính và tai nghe.
• Liên hệ nhà cung cấp: Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp tổng đài ảo.

3. Có nên dùng đường truyền riêng khi sử dụng tổng đài ảo không?

Đối với các doanh nghiệp có lượng cuộc gọi lớn, nên sử dụng đường truyền Internet riêng để đảm bảo sự ổn định và tránh bị ảnh hưởng khi có quá nhiều người cùng truy cập mạng cho các hoạt động khác.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn