Tổng Đài Ảo Và Tổng Đài Vật Lý: So Sánh Chi Phí Thực Tế

Khi bắt đầu một dự án tổng đài mới, chi phí luôn là một trong những mối bận tâm lớn nhất của doanh nghiệp. Vậy, giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý, đâu là giải pháp có chi phí hợp lý hơn? Hãy cùng Buss Call phân tích chi tiết trong bài viết này.

Tổng quan về tổng đài ảo

Tổng đài ảo (hay còn gọi là tổng đài VoIP, Cloud PBX) là một hệ thống tổng đài được phát triển hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, thay vì đầu tư các thiết bị phần cứng cồng kềnh và dây cáp truyền thống.

Với giải pháp này, mọi tính năng như gọi thoại, ghi âm, quản lý máy nhánh, định tuyến cuộc gọi,… đều được lưu trữ và xử lý trên đám mây. Chỉ cần có thiết bị (điện thoại IP, máy tính, smartphone,…) có kết nối mạng, người dùng có thể làm việc và giao tiếp với khách hàng từ bất kỳ đâu.

Ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý, thì doanh nghiệp cần tìm hiểu tổng đài ảo sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật nào:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư máy chủ, thiết bị phần cứng và bảo trì phức tạp.
• Linh hoạt và dễ mở rộng: Thêm hoặc giảm số lượng máy nhánh nhanh chóng, phù hợp với mọi doanh nghiệp.
• Làm việc từ xa dễ dàng: Nhân viên có thể nghe/gọi trên điện thoại, laptop hoặc máy tính bảng ở bất kỳ đâu có Internet.
• Tích hợp đa kênh: Hỗ trợ kết nối với nhiều nền tảng và phần mềm khác nhau để tối ưu hóa chăm sóc khách hàng.
• Dễ dàng quản lý và sử dụng: Tổng đài ảo có giao diện quản trị đơn giản, thân thiện với người dùng. Nhà cung cấp sẽ thực hiện bảo trì, sửa chữa, giúp doanh nghiệp không cần có đội ngũ IT chuyên biệt.
• Triển khai nhanh chóng: Chỉ mất 1-3 ngày là có thể đưa vào vận hành.

Nhược điểm cần lưu ý

Bên cạnh những ưu điểm, thì tổng đài ảo cũng có một số nhược điểm như:

• Phụ thuộc vào Internet: Nếu đường truyền mạng không ổn định, chất lượng cuộc gọi có thể bị gián đoạn.
• Cần chọn nhà cung cấp uy tín: Do hệ thống lưu trữ và xử lý trên cloud, nên chọn nhà cung cấp uy tín để dữ liệu được bảo mật tốt nhất.
• Chi phí duy trì theo gói dịch vụ: Doanh nghiệp phải trả phí thuê bao hàng tháng/năm.
• Hạn chế tùy chỉnh: Một số tính năng có thể bị giới hạn tùy thuộc vào gói dịch vụ hoặc chính sách của nhà cung cấp.

Tổng đài vật lý là gì?

Tổng đài vật lý là hệ thống tổng đài được lắp đặt và vận hành trực tiếp tại địa điểm làm việc của doanh nghiệp. Hệ thống này hoạt động độc lập với các thiết bị phần cứng (máy chủ, bảng mạch, thiết bị chuyển mạch) và không phụ thuộc vào kết nối Internet để thực hiện các cuộc gọi. Tùy vào từng nhu cầu của doanh nghiệp có thể chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý để tiết kiệm chi phí, sau đây là một số ưu nhược điểm của tổng đài vật lý mà người dùng cần tìm hiểu:

Ưu điểm của tổng đài vật lý

Dù có những khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý những hình thức này vẫn có những ưu điểm sau:

• Độ ổn định cao: Hoạt động độc lập, không phụ thuộc vào đường truyền Internet, ít xảy ra tình trạng gián đoạn.
• Bảo mật nội bộ: Do hệ thống nằm trong doanh nghiệp, việc kiểm soát dữ liệu và thông tin khách hàng được quản lý trực tiếp.
• Quen thuộc với nhiều doanh nghiệp: Là mô hình truyền thống, dễ dàng vận hành với những đơn vị đã có hạ tầng sẵn.
• Không có phí thuê bao định kỳ: Chỉ tốn chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì.

Hạn chế khi sử dụng

Dù có nhiều ưu điểm, nhưng tổng đài vật lý cũng tồn tại một vài hạn chế khi sử dụng:

• Chi phí đầu tư lớn: Cần mua thiết bị phần cứng, dây cáp, máy chủ và thuê nhân sự kỹ thuật.
• Khó mở rộng: Khi cần thêm máy nhánh, doanh nghiệp phải mua, lắp đặt thêm thiết bị vật lý, tốn thời gian và chi phí.
• Thiếu tính linh hoạt: Nhân viên chỉ có thể nghe/gọi tại địa điểm lắp đặt, không phù hợp với xu hướng làm việc từ xa.
• Bảo trì phức tạp: Doanh nghiệp phải tự lo về nâng cấp phần cứng, cập nhật phần mềm và xử lý sự cố.
• Hạn chế tính năng mới: Khó tích hợp với CRM, ERP hay các nền tảng số khác.

So sánh chi phí tổng đài ảo và tổng đài vật lý

Khi lựa chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý, chi phí luôn là yếu tố then chốt. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết về các loại chi phí của hai giải pháp này:

Tiêu chí	Tổng đài ảo	Tổng đài vật lý
Chi phí đầu tư ban đầu	Rất thấp hoặc gần như bằng 0.	Cao, cần mua máy chủ, card, dây điện thoại, từ vài chục đến hàng trăm triệu.
Chi phí duy trì và vận hành	Trả phí thuê bao hàng tháng theo số máy nhánh. Nâng cấp & bảo trì do nhà cung cấp thực hiện.	Tốn chi phí bảo trì, sửa chữa, thay thế linh kiện, cần nhân sự IT chuyên trách.
Chi phí mở rộng hệ thống	Thêm/bớt máy nhánh nhanh chóng chỉ với vài thao tác.	Muốn mở rộng phải mua thêm card, thiết bị, kéo dây mới → tốn kém và mất thời gian.
Chi phí lắp đặt & triển khai	Thấp. Thường chỉ là phí khởi tạo dịch vụ. Việc triển khai nhanh chóng, chỉ trong vài giờ hoặc vài ngày.	Rất cao. Yêu cầu đội ngũ kỹ thuật viên đến tận nơi để lắp đặt, đi dây và cấu hình. Quá trình này có thể kéo dài nhiều ngày, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn.
Chi phí cước gọi	Cước gọi ra ngoài được tính theo phút. Đặc biệt, các cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh hoặc chi nhánh hoàn toàn miễn phí.	Cước gọi ra ngoài được tính theo nhà mạng viễn thông. Gọi nội bộ trong hệ thống là miễn phí.

Tổng đài ảo và tổng đài vật lý: Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào?

Khi triển khai hệ thống tổng đài, việc lựa chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý luôn là điều khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Thực tế, để tìm ra giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ ngân sách, mô hình kinh doanh, năng lực đội ngũ kỹ thuật cũng như nhu cầu và định hướng phát triển.

Mỗi loại tổng đài đều có ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với từng quy mô và đặc thù hoạt động khác nhau. Nói cách khác, không có giải pháp nào “tốt nhất tuyệt đối”, mà chỉ có giải pháp tốt nhất cho đúng thời điểm, đúng nhu cầu và đúng ngân sách của doanh nghiệp.

Buss Call – Giải pháp về tổng đài ảo và tổng đài vật lý cho doanh nghiệp

Giữa vô vàn lựa chọn trên thị trường, tổng đài ảo Buss Call là cái tên nổi bật mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống tổng đài ảo toàn diện với:

• Không cần đầu tư máy chủ hay dây cáp phức tạp, chỉ cần kết nối Internet là có thể triển khai ngay.
• Chi phí linh hoạt, trả theo số lượng máy nhánh và tính năng thực tế, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
• Tích hợp đa kênh (Zalo, SMS, Email, CRM, Voice Brandname,…) trên cùng một hệ thống, giúp quản lý khách hàng tập trung và đồng bộ.
• Bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng và tránh rủi ro rò rỉ thông tin.
• Thực hiện báo giá chi tiết, rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn.
• Đội ngũ dày dặn kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7
• Thêm hoặc bớt máy nhánh nhanh chóng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng giúp làm quen và vận hành hệ thống một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Hệ thống ổn định và bền bỉ, giúp doanh nghiệp duy trì kênh liên lạc thông suốt, không bị gián đoạn.

Lựa chọn Buss Call, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, gia tăng sự chuyên nghiệp và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về sự so sánh giữa tổng đài ảo và tổng đài IP-PBX nội bộ, tổng đài ảo và tổng đài analog để hiểu hơn về các thuật ngữ lĩnh vực này.

Kết luận về tổng đài ảo và tổng đài vật lý

Giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý, không có giải pháp nào là tốt nhất mà chỉ có lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Với Buss Call, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sở hữu một hệ thống tổng đài ảo hiện đại, an toàn và tối ưu chi phí. Liên hệ ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất!

FAQ về tổng đài ảo và tổng đài vật lý

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về tổng đài ảo và tổng đài vật lý:

Tổng đài vật lý có thể chuyển sang tổng đài ảo được không?

Có, việc chuyển đổi từ hệ thống tổng đài vật lý sang tổng đài ảo hoàn toàn khả thi. Doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy. Họ sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ toàn bộ quá trình chuyển đổi, đảm bảo hệ thống mới đi vào hoạt động một cách nhanh chóng và liền mạch.

Tổng đài ảo có an toàn và bảo mật dữ liệu không?

Có. Với một nhà cung cấp uy tín, tổng đài ảo hoàn toàn bảo mật. Hệ thống được trang bị nhiều lớp bảo mật, mã hóa dữ liệu và sao lưu thường xuyên, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho mọi thông tin liên lạc.

Tổng đài vật lý có tốn phí duy trì hàng tháng không?

Không. Tổng đài vật lý thường chỉ tốn chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì thiết bị. Tuy nhiên, khi cần mở rộng hoặc thay thế phần cứng, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm các khoản chi phí lớn.

Tổng đài ảo và tổng đài vật lý khác nhau ở điểm nào?

Tổng đài ảo và tổng đài vật lý khác nhau chủ yếu ở cách triển khai. Tổng đài vật lý cần hệ thống phần cứng đặt tại doanh nghiệp, còn tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng cloud, chỉ cần internet là dùng được. Chính vì vậy, tổng đài ảo và tổng đài vật lý mang đến trải nghiệm hoàn toàn khác nhau về sự linh hoạt và chi phí đầu tư.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn tổng đài ảo và tổng đài vật lý loại nào?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc lựa chọn giữa tổng đài ảo và tổng đài vật lý thường nghiêng về giải pháp ảo. Bởi tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí và dễ mở rộng khi cần, trong khi tổng đài vật lý lại đòi hỏi đầu tư thiết bị ngay từ đầu. Vì thế, tổng đài ảo và tổng đài vật lý sẽ phù hợp với những quy mô khác nhau.

Chi phí khi dùng tổng đài ảo và tổng đài vật lý khác nhau ra sao?

Xét về chi phí, tổng đài ảo và tổng đài vật lý có sự chênh lệch rõ rệt. Tổng đài vật lý tốn nhiều chi phí lắp đặt và bảo trì, còn tổng đài ảo thường chỉ tính phí dịch vụ định kỳ. Điều này giúp tổng đài ảo và tổng đài vật lý trở thành hai lựa chọn có mức đầu tư hoàn toàn khác nhau.

Khi mở rộng, tổng đài ảo và tổng đài vật lý cái nào tiện lợi hơn?

Trong quá trình mở rộng, tổng đài ảo và tổng đài vật lý cho thấy ưu nhược điểm riêng. Với tổng đài vật lý, doanh nghiệp phải nâng cấp hạ tầng và mua thêm thiết bị, còn tổng đài ảo chỉ cần đăng ký thêm gói dịch vụ. Vì vậy, tổng đài ảo và tổng đài vật lý có sự khác biệt lớn về khả năng linh hoạt khi mở rộng.

Trải nghiệm khách hàng khi dùng tổng đài ảo và tổng đài vật lý có gì khác nhau?

Trải nghiệm khách hàng khi sử dụng tổng đài ảo và tổng đài vật lý cũng không giống nhau. Tổng đài vật lý mang lại sự ổn định cơ bản nhưng hạn chế về tính năng, trong khi tổng đài ảo hỗ trợ đa kênh, ghi âm và báo cáo tự động. Nhờ đó, tổng đài ảo và tổng đài vật lý tạo nên hai hướng tiếp cận khách hàng khác nhau: một bên truyền thống, một bên hiện đại.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn