Quay Số Trực Tiếp (DID) Là Gì? Ứng Dụng Trong Tổng Đài Ảo

Quay số trực tiếp (DID) cho phép khách hàng liên hệ ngay đến đúng phòng ban hoặc nhân viên phụ trách mà không thời gian chờ đợi. Vậy DID thực chất là gì, vì sao được xem là “vũ khí” quan trọng trong hệ thống tổng đài ảo? Hãy cùng Buss Call khám phá chi tiết ngay trong bài viết dưới đây!

Quay số trực tiếp (DID) là gì?

Quay số trực tiếp (DID – Direct Inward Dialing) là một tính năng cho phép khách hàng gọi thẳng vào số máy nhánh hoặc bộ phận cụ thể mà không cần thông qua số hotline chung.

Thay vì phải gọi đến tổng đài, nghe lời chào chào tự động và bấm phím lựa chọn, với quay số trực tiếp khách hàng có thể kết nối trực tiếp đến đúng nhân viên hoặc bộ phận cần gặp thông qua một số điện thoại riêng đã được gán sẵn.

Chẳng hạn như: Một công ty có tổng đài chính là 028 7300 1234. Bộ phận kinh doanh có thể được gán DID 028 7300 5678, bộ phận chăm sóc khách hàng là 028 7300 6789. Khách hàng chỉ cần gọi đúng số DID sẽ được kết nối ngay mà không phải chờ đợi thêm.

So sánh DID với IVR, extension, SIP Trunking

DID, IVR, Extension và SIP Trunking là những thuật ngữ rất phổ biến trong tổng đài ảo, mỗi thuật ngữ sở hữu những đặc điểm riêng biệt sau:

DID vs Extension (Máy nhánh nội bộ)

DID và Extension đều giúp khách hàng hoặc nhân viên liên hệ trực tiếp đến một phòng ban hay cá nhân cụ thể.

Điểm khác:

• Extension chỉ hoạt động bên trong hệ thống tổng đài. Khách hàng bên ngoài phải gọi vào số hotline chung, sau đó nhập mã extension mới có thể kết nối.
• DID cho phép khách hàng gọi thẳng từ bên ngoài vào số riêng đã được gán sẵn mà không cần thông qua hotline hay bất kỳ trung gian nào.

Lựa chọn phù hợp:

• Extension là lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ, có số lượng cuộc gọi không nhiều và muốn tiết kiệm chi phí đầu số.
• DID phù hợp với các doanh nghiệp muốn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp khách hàng kết nối trực tiếp một cách nhanh chóng.

DID vs IVR (Interactive Voice Response – Trả lời tự động)

Cả hai đều hỗ trợ định tuyến cuộc gọi đến đúng phòng ban, giúp giảm tình trạng chuyển máy nhiều lần.

Điểm khác:

• IVR: Khi khách hàng gọi đến số hotline, họ sẽ nghe lời chào tự động và bấm phím để chọn bộ phận cần gặp (ví dụ: phím 1 để gặp bộ phận Chăm sóc khách hàng, phím 2 để gặp bộ phận Kinh doanh).
• DID: Khách hàng bỏ qua các bước trên, chỉ cần gọi đúng số DID là có thể kết nối thẳng đến bộ phận phụ trách.

Lựa chọn phù hợp:

• IVR là lựa chọn cho các doanh nghiệp có nhiều dịch vụ phức tạp, cần giới thiệu và hướng dẫn khách hàng tự chọn.
• DID thích hợp với các doanh nghiệp ưu tiên tốc độ, muốn khách hàng liên hệ trực tiếp mà không phải chờ đợi.

DID vs SIP Trunking

Cả hai đều thuộc công nghệ VoIP, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí gọi và dễ dàng mở rộng.

Điểm khác:

• SIP Trunking là kênh kết nối ảo thay thế đường dây điện thoại vật lý. Nó cho phép tổng đài thực hiện và nhận nhiều cuộc gọi đồng thời qua Internet, tập trung vào hạ tầng truyền dẫn.
• DID là số điện thoại riêng được gán cho từng phòng ban hoặc nhân sự, cho phép khách hàng gọi trực tiếp. DID thường được triển khai trên hạ tầng SIP Trunking.

Lựa chọn phù hợp:

• Đăng ký SIP Trunking cho tổng đài cloud phù hợp với các doanh nghiệp cần nhiều kênh thoại đồng thời.
• Quay số trực tiếp phù hợp với các doanh nghiệp muốn gán số riêng cho phòng ban hoặc nhân viên để khách hàng dễ dàng liên hệ.

Ứng dụng quay số trực tiếp trong tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

Quay số trực tiếp được ứng dụng rất phổ biến trong tổng đài ảo mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nổi bật như:

• Kết nối nhanh chóng: Khách hàng có thể gọi trực tiếp đến số DID bỏ qua các khâu trung gian giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
• Mỗi nhân viên có số điện thoại riêng: Doanh nghiệp có thể cung cấp cho mỗi phòng ban, nhân viên một số DID riêng. Việc này tạo nên sự chuyên nghiệp, dễ dàng giữ liên lạc với khách hàng.
• Quản lý linh hoạt và dễ mở rộng: Hệ thống DID cho phép người dùng bổ sung hoặc thay đổi số máy nhánh chỉ trong vài phút. Tính năng này rất phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ, vừa đến lớn.
• Tối ưu hiệu quả chăm sóc khách hàng: Với việc tích hợp CRM, mỗi khi khách hàng gọi đến số DID, thông tin sẽ được hiển thị chi tiết. Nhân viên có thể xem lịch sử và hỗ trợ nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí liên lạc: Tổng đài ảo hoạt động trên công nghệ VoIP cộng với tính năng WebRTC nên chi phí thấp hơn đáng kể so với việc lắp đặt tổng đài truyền thống. Đồng thời, có thể mở rộng hoặc thu hẹp hệ thống một cách linh hoạt mà không cần thêm chi phí đầu tư phần cứng.
• Phù hợp với nhiều chi nhánh: Chỉ với một hệ thống tổng đài ảo, DID cho phép quản lý số nhánh trên phạm vi toàn quốc. Mỗi khi khách hàng gọi đến sẽ được định tuyến chính xác và nhanh chóng.

Doanh nghiệp nào nên ứng dụng quay số trực tiếp (DID)?

DID đặc biệt mang lại lợi ích rõ rệt cho các doanh nghiệp sau:

Doanh nghiệp có nhiều bộ phận/phòng ban

Đối với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban như chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, bán hàng,… lựa chọn tổng đài DID là rất phù hợp. Thay vì để khách hàng chờ đợi, DID cho phép gọi thẳng đến số của từng bộ phận. Điều này giúp giảm tải cho tổng đài viên và tránh tình trạng “chuyển máy lòng vòng”, mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt hơn.

Doanh nghiệp telesales và chăm sóc khách hàng

Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực telesales và dịch vụ chăm sóc khách hàng có thể ứng dụng DID. Tổng đài ảo DID giúp tạo dựng sự chuyên nghiệp, cho phép khách hàng kết nối trực tiếp với người phụ trách. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả chốt đơn và nâng cao chất lượng chăm sóc sau bán hàng.

Ngân hàng, bảo hiểm, tài chính

Với lượng khách hàng khổng lồ, ngành tài chính và ngân hàng có thể sử dụng quay số trực tiếp để quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ. DID cho phép gán số riêng cho từng nhân sự, giúp khách hàng liên hệ trực tiếp. Việc này không chỉ tăng tính cá nhân hóa dịch vụ mà còn củng cố uy tín của tổ chức.

Doanh nghiệp đa chi nhánh, văn phòng ở nhiều tỉnh thành

Với các công ty có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh trải dài khắp các tỉnh thành, việc sử dụng tổng đài DID cũng là một lựa chọn tối ưu.

Thay vì phải duy trì nhiều đường dây điện thoại vật lý riêng lẻ cho mỗi chi nhánh, doanh nghiệp có thể sử dụng các số DID có mã vùng khác nhau. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu và liên hệ trực tiếp với chi nhánh gần họ nhất, tạo cảm giác gần gũi và tăng tính địa phương hóa.

Những lưu ý khi triển khai quay số trực tiếp (DID) trong tổng đài ảo

Để hệ thống tổng đài quay số trực tiếp hoạt động hiệu quả, trong quá trình triển khai doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:

• Xác định nhu cầu sử dụng rõ ràng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích số lượng nhân sự, phòng ban để xác định bao nhiêu số DID cần triển khai.
• Chọn nhà cung cấp uy tín, hạ tầng ổn định: Cần tìm một nhà cung cấp tổng đài ảo có đường truyền ổn định và chất lượng âm thanh rõ ràng. Đảm bảo hệ thống có tính bảo mật cao để hạn chế rò rỉ dữ liệu. Ngoài ra, hãy ưu tiên những đơn vị có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để xử lý sự cố nhanh chóng.
• Quản lý và phân bổ hợp lý: Doanh nghiệp nên xây dựng quy tắc định tuyến cuộc gọi rõ ràng: nếu nhân viên không bắt máy, cuộc gọi sẽ chuyển sang người phụ trách khác. Nếu cuộc gọi đến ngoài giờ làm việc, hệ thống sẽ hiển thị lời chào tự động và cho phép khách hàng để lại lời nhắn.
• Kiểm soát chi phí cuộc gọi: Mỗi số DID sẽ có phí thuê bao và cước phát sinh. Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi báo cáo để đánh giá hiệu quả sử dụng, từ đó tối ưu chọn cước phí phù hợp.
• Đào tạo nhân viên sử dụng: Nhân viên cần được hướng dẫn cách quản lý số DID riêng, trả lời và ghi chú thông tin khách hàng. Hơn nữa, họ phải biết cách sử dụng dữ liệu tích hợp từ CRM để cá nhân hóa dịch vụ, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Đảm bảo bảo mật và tuân thủ quy định: Doanh nghiệp nên chọn giải pháp tổng đài ảo có chứng chỉ bảo mật và đáp ứng các quy định về lưu trữ, bảo vệ dữ liệu.

Kết luận

Nhờ khả năng kết nối nhanh chóng, định tuyến chính xác và tích hợp linh hoạt với tổng đài ảo, quay số trực tiếp DID là một lựa chọn tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, việc ứng dụng DID đều mang lại lợi thế rõ rệt trong việc quản lý liên lạc, mở rộng kinh doanh và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài ảo thông minh, linh hoạt và hiện đại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.

Câu hỏi thường gặp về quay số trực tiếp Direct Inward Dialing (DID)

Sau đây là những câu hỏi thường gặp về quay số trực tiếp Direct Inward Dialing (DID):

1. DID có thể áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ không?

Hoàn toàn có thể. Ngay cả khi chỉ có một vài nhân viên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng DID để tạo các số riêng cho từng phòng ban hoặc nhân sự phụ trách. Điều này giúp việc liên hệ trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn cho cả khách hàng lẫn nội bộ.

2. Quay số trực tiếp (DID) có thể tích hợp với tổng đài ảo hiện tại không?

Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp tổng đài ảo đều tích hợp sẵn tính năng quay số trực tiếp, trong đó có Buss Call. Với tổng đài ảo Buss Call, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng hệ thống một cách linh hoạt, đáp ứng nhu cầu phát triển mà không tốn chi phí hay công sức cho việc thay đổi hạ tầng.

3. Sử dụng quay số trực tiếp có tốn kém hơn không?

Chi phí triển khai tổng đài ảo DID tương đối thấp. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng cho nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo, tùy thuộc vào số lượng DID cần sử dụng.

4. Quay số trực tiếp có an toàn và bảo mật dữ liệu khách hàng không?

Tại Buss Call, tổng đài ảo DID được trang bị lớp bảo mật cao, kết hợp mã hóa dữ liệu và hệ thống quản lý an toàn. Đảm bảo thông tin liên lạc và dữ liệu khách hàng không bị rò rỉ.

5. Quay số trực tiếp (DID) có tích hợp với tổng đài 1800/1900 được không?

Hệ thống DID có thể tích hợp và hoạt động hiệu quả với cả tổng đài 1800 và 1900. Khi doanh nghiệp đăng ký các đầu số này làm hotline chung, hệ thống tổng đài ảo kết hợp DID sẽ cho phép gán số nhánh trực tiếp cho từng phòng ban hoặc nhân sự cụ thể. Khách hàng chỉ cần gọi đến số 1800/1900, cuộc gọi sẽ được định tuyến tự động và chuyển tiếp về đúng số DID được phân bổ.

6. Nếu nhân viên nghỉ việc thì quay số trực tiếp (số DID) xử lý thế nào?

Khi một nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể xử lý số DID một cách đơn giản và linh hoạt. Hệ thống tổng đài ảo cho phép người quản trị dễ dàng thực hiện các thao tác sau:

• Phân bổ lại số DID cho nhân viên mới
• Định tuyến lại cuộc gọi đến DID về một địa điểm khác
• Hủy bỏ số DID

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn