6 Sai Lầm Tổng Đài Ảo Thường Gặp Và Sự Thật Đằng Sau

Tổng đài ảo ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nhưng giải pháp này vẫn tồn tại không ít hiểu lầm khiến nhiều người e ngại khi triển khai. Liệu tổng đài ảo có thật sự phức tạp, tốn kém hay kém an toàn như nhiều người nghĩ? Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết sai lầm tổng đài ảo ngay trong bài viết dưới đây nhé!

6 Sai lầm tổng đài ảo thường gặp và sự thật đằng sau

Tổng đài ảo ngày càng trở nên phổ biến, tuy nhiên vẫn còn nhiều hiểu lầm phổ biến có thể khiến các doanh nghiệp ngần ngại khi chuyển đổi. Những sai lầm tổng đài ảo thường được biết đến như:

1. Sai lầm tổng đài ảo – Tổng đài ảo tốn kém hơn tổng đài truyền thống

Nhiều doanh nghiệp e ngại chi phí cao khi chuyển đổi sang công nghệ mới đặc biệt là chi phí phần mềm và vận hành. Tuy nhiên, sự thật là tổng đài ảo lại giúp tiết kiệm đáng kể.

Doanh nghiệp không cần đầu tư vào máy chủ, hệ thống dây cáp hay thuê đội ngũ kỹ thuật riêng. Thay vào đó, họ chỉ phải trả phí thuê bao hàng tháng linh hoạt, phù hợp với quy mô sử dụng thực tế.

2. Sai lầm tổng đài ảo – Chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn

Một sai lầm tổng đài ảo phổ biến là cho rằng tổng đài chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn. Sự thật là tổng đài ảo phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cho đến các tập đoàn lớn.

Hệ thống này cho phép các doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp số lượng máy nhánh chỉ trong vài phút, giúp họ quản lý và tối ưu chi phí một cách linh hoạt.

3. Sai lầm tổng đài ảo – Tổng đài ảo khó cài đặt và vận hành

Một vài doanh nghiệp thường lầm tưởng rằng việc triển khai tổng đài ảo rất phức tạp và đòi hỏi phải có hạ tầng kỹ thuật riêng. Điều này làm doanh nghiệp có cách hiểu sai lầm tổng đài ảo,sự thật là hệ thống tổng đài ảo có thể được triển khai nhanh chóng chỉ trong 24–48 giờ mà không cần lắp đặt phần cứng phức tạp.

Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhân viên có thể làm quen ngay mà không cần chuyên môn về IT. Hơn nữa, các nhà cung cấp uy tín luôn có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 để xử lý mọi vấn đề phát sinh.

4. Sai lầm tổng đài ảo – Tổng đài ảo không an toàn, dễ bị rò rỉ dữ liệu

Một trong những lo ngại lớn nhất là vấn đề bảo mật dữ liệu trên nền tảng đám mây. Sự thật là các nhà cung cấp uy tín luôn trang bị công nghệ mã hóa hiện đại, bảo mật nhiều lớp và các chứng chỉ an toàn. Dữ liệu của khách hàng được lưu trữ trên server có độ bảo mật cao, giúp hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ thông tin.

5. Sai lầm tổng đài ảo – Không linh hoạt khi doanh nghiệp mở rộng

Do đã quen với tổng đài truyền thống, nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng việc mở rộng hệ thống đòi hỏi phải đầu tư thêm thiết bị phần cứng. Sự thật là tổng đài ảo được thiết kế để mở rộng không giới hạn. Chỉ với vài thao tác, doanh nghiệp có thể tăng thêm số lượng máy nhánh hoặc tích hợp thêm các tính năng một cách dễ dàng.

6. Sai lầm tổng đài ảo – Chỉ hỗ trợ gọi thoại, không tích hợp đa kênh

Nhiều doanh nghiệp đã hiểu sai lầm tổng đài ảo về việc cho rằng tổng đài chỉ dùng để nghe, gọi thông thường vì chưa tiếp cận nhiều với các giải pháp hiện đại. Thực tế, ngày nay tổng đài ảo không chỉ hỗ trợ gọi thoại mà còn tích hợp nhiều tính năng như: Voice Brandname, CRM,…

Nhờ sự kết nối này, toàn bộ dữ liệu khách hàng được quản lý tập trung, đồng bộ và liền mạch, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

Lợi ích thực sự của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp

Lợi ích Tổng Đài Ảo sẽ mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm tốt nhất như:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành: Với tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần chi trả phí thuê bao hàng tháng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành.
• Linh hoạt, dễ mở rộng theo quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển, việc tăng hoặc giảm số lượng máy nhánh, tính năng chỉ mất vài phút.
• Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng: Tổng đài ảo có nhiều tính năng như IVR, định tuyến cuộc gọi tự động, ghi âm,… đảm bảo khách hàng luôn được kết nối đúng bộ phận và nhận sự hỗ trợ kịp thời.
• Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả: Nhân viên có thể thực hiện nghe, gọi qua  ứng dụng di động hoặc softphone trên máy tính, bất kể ở đâu chỉ cần có Internet.
• Quản lý khách hàng tập trung với CRM và đa kênh: Mọi dữ liệu khách hàng được lưu trữ tập trung, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu, chăm sóc khách hàng một cách cá nhân hóa và duy trì mối quan hệ bền vững hơn.
• Thống kê và báo cáo: Hệ thống cung cấp số liệu chi tiết như: số lượng cuộc gọi, thời lượng trung bình, tỷ lệ bỏ lỡ, hiệu suất nhân viên,.. Đây là cơ sở giúp nhà quản lý xem xét, điều chỉnh quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Gia tăng uy tín và thương hiệu: Việc sử dụng các đầu số 1800, 1900 hoặc Voice Brandname giúp doanh nghiệp khẳng định hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng.

Vì sao nên chọn Buss Call để giảm sai lầm tổng đài ảo?

Hiện nay, trên thị trường có vô vàn giải pháp tổng đài ảo, trong đó Buss Call – nền tảng được phát triển bởi VOIP24H là một lựa chọn nổi bật. Giải pháp này được tin dùng nhờ tính chuyên nghiệp, linh hoạt và phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp Việt.

Giải pháp toàn diện và hiện đại

Buss Call sở hữu nhiều tính năng nổi bật như tích hợp nhiều đầu số, khả năng nghe – gọi nhiều cuộc gọi đồng thời, lời chào tự động IVR, chuyển tiếp cuộc gọi, API tích hợp phần mềm, ghi âm cuộc gọi, báo cáo & thống kê,…

Hạ tầng ổn định – Bảo mật cao

Được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, Buss Call đảm bảo chất lượng đường truyền ổn định, âm thanh rõ ràng và khả năng xử lý hàng ngàn cuộc gọi cùng lúc. Đồng thời, hệ thống còn được trang bị lớp bảo mật đa tầng, giúp bảo vệ an toàn dữ liệu khách hàng.

Linh hoạt, dễ mở rộng

Từ các doanh nghiệp nhỏ chỉ với vài máy nhánh cho đến các tập đoàn có hàng nghìn nhân viên, Buss Call đều có giải pháp phù hợp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng máy nhánh chỉ trong vài phút, mà không tốn thêm chi phí đầu tư phần cứng.

Tối ưu chi phí vận hành

So với tổng đài truyền thống, Buss Call giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 40–60% chi phí vận hành. Chúng tôi cam kết cung cấp bảng giá dịch vụ rõ ràng, công khai và minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.

Dịch vụ hỗ trợ 24/7

Đội ngũ kỹ thuật của VOIP24H luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn, triển khai đến vận hành. Doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn chi tiết, đào tạo nhân sự và hỗ trợ xử lý sự cố kịp thời, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, không bị gián đoạn.

Thân thiện – Dễ sử dụng

Với giao diện quản trị trực quan, dễ thao tác, ngay cả nhân viên không am hiểu công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kết luận về sai lầm tổng đài ảo

Những cách hiểu sai lầm tổng đài ảo đã khiến không ít doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tiếp cận một giải pháp liên lạc hiệu quả và tiết kiệm. Trên thực tế, tổng đài ảo không hề phức tạp hay tốn kém như nhiều người nghĩ mà ngược lại còn mang đến hàng loạt lợi ích vượt trội.

Với Buss Call doanh nghiệp không chỉ sở hữu một hệ thống tổng đài thông minh, ổn định và bảo mật cao mà còn được hỗ trợ tận tình 24/7. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài ảo uy tín, linh hoạt và tối ưu chi phí, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.

Những câu hỏi thường gặp về sai lầm tổng đài ảo

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất xoay quanh vấn đề sai lầm tổng đài ảo:

1. Chỉ chọn tổng đài ảo giá rẻ có phải là sai lầm không?

Có, đây là cũng là một sai lầm tổng đài ảo phổ biến. Khi chỉ tập trung vào chi phí thấp nhất có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua những vấn đề khác. Tổng đài ảo giá quá rẻ thường đi kèm với nhiều vấn đề như đường truyền kém, ít tính năng và hỗ trợ kỹ thuật không tốt. Những điều này dẫn đến chất lượng cuộc gọi kém và liên lạc bị gián đoạn.

2. Có cần đào tạo nhân viên khi sử dụng tổng đài ảo không?

Một sai lầm tổng đài ảo lớn là nghĩ rằng nhân viên có thể tự tìm hiểu. Mặc dù tổng đài ảo dễ sử dụng, việc đào tạo sẽ giúp nhân viên tận dụng tối đa các tính năng nâng cao như chuyển hướng cuộc gọi thông minh, thống kê,… Nếu không được hướng dẫn, nhân viên có thể sử dụng sai cách, làm giảm hiệu suất và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

3. Có nên chọn nhà cung cấp không có hỗ trợ kỹ thuật 24/7?

Không nên. Lỗi hệ thống có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu chọn nhà cung cấp không có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và phản ứng nhanh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi xử lý sự cố, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Đây là một trong những sai lầm tổng đài ảo thường gặp phải ở những doanh nghiệp mới sử dụng lần đầu, hãy chọn nhà cung cấp có cam kết hỗ trợ tốt để đảm bảo hệ thống luôn ổn định.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn