Đăng ký tổng đài ảo Buss Call | Tiết kiệm chi phí, nâng cao CSKH

Đăng ký tổng đài ảo đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp khi hệ thống tổng đài truyền thống ngày càng lộ rõ hạn chế. Chi phí lắp đặt tốn kém, bảo trì phức tạp, mở rộng khó khăn và thiếu tính linh hoạt khiến doanh nghiệp khó thích nghi với sự phát triển nhanh chóng của thị trường.

Với việc đăng ký tổng đài ảo, doanh nghiệp có thể triển khai một hệ thống liên lạc gọn nhẹ, dễ dàng mở rộng và tối ưu chi phí. Đây là giải pháp công nghệ giúp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng, hỗ trợ quản lý đội ngũ nhân sự một cách toàn diện. Hãy cùng Buss Call tìm hiểu chi tiết về thông tin và cách tạo tổng đài ảo tại bài viết sau đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo (Virtual PBX/Cloud PBX) là hệ thống tổng đài hoạt động trên nền tảng đám mây, ứng dụng công nghệ VoIP. Khác với tổng đài vật lý truyền thống vốn cần nhiều phần cứng, dây cáp và máy chủ tại chỗ, tổng đài ảo chỉ cần kết nối Internet ổn định.

Doanh nghiệp có thể sử dụng IP Phone, softphone trên laptop hoặc ứng dụng trên smartphone để gọi đi và nhận cuộc gọi. Bên cạnh đó, tổng đài ảo hỗ trợ tích hợp CRM, ERP và các nền tảng chăm sóc khách hàng đa kênh như Zalo OA, SMS Brandname, Voice Brandname.

Lợi ích khi đăng ký tổng đài ảo

Doanh nghiệp lựa chọn đăng ký tổng đài ảo thường hướng đến việc giải quyết những vấn đề cốt lõi: chi phí, tính linh hoạt và trải nghiệm khách hàng.

Giảm gánh nặng chi phí phần cứng

Không cần mua thiết bị trung tâm, dây cáp hay thuê đội ngũ kỹ thuật quản lý. Toàn bộ hệ thống chạy trên nền tảng cloud. Doanh nghiệp chỉ cần Internet và thiết bị đầu cuối.

Mở rộng nhanh chóng khi phát triển

Khi số lượng nhân viên tăng, bạn chỉ cần thêm tài khoản máy nhánh. Việc này diễn ra trong vài phút mà không cần thay đổi hạ tầng.

Tối ưu chi phí vận hành

Doanh nghiệp không phải chi phí bảo trì phần cứng. Chỉ cần thanh toán gói dịch vụ định kỳ, dễ kiểm soát ngân sách.

Công nghệ luôn được cập nhật

Nhà cung cấp đảm nhận nâng cấp, vá lỗi và bổ sung tính năng mới. Doanh nghiệp không lo hệ thống lỗi thời.

Tích hợp đa kênh và CRM

Khách hàng có thể liên hệ qua nhiều kênh, tất cả đều tập trung trên một hệ thống. Khi tích hợp CRM, thông tin khách hàng hiện ngay trên màn hình nhân viên khi có cuộc gọi đến.

Định tuyến và chuyển tiếp linh hoạt

Tổng đài ảo hỗ trợ IVR, phân phối cuộc gọi theo nhóm, chuyển tiếp ra di động. Tỷ lệ bỏ lỡ khách hàng giảm đáng kể.

Hoạt động đa nền tảng

Nhân viên có thể gọi và nhận cuộc gọi qua IP Phone tại văn phòng, laptop khi làm việc từ xa hoặc ứng dụng trên điện thoại.

So sánh tổng đài truyền thống và tổng đài ảo

Để thấy rõ sự khác biệt, hãy nhìn bảng so sánh tổng đài ảo và tổng đài analog sau:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký tổng đài ảo?

Trước khi bắt đầu đăng ký tổng đài ảo, việc chuẩn bị tốt một số thông tin cơ bản sẽ giúp quý doanh nghiệp:

– Dễ dàng trao đổi với nhà cung cấp
– Rút ngắn thời gian tư vấn – triển khai
– Tránh phát sinh chi phí không cần thiết về sau

Dưới đây là một vài yếu tố quan trọng nên được làm rõ trước khi “chốt” giải pháp tổng đài ảo.

Xác định mục tiêu chính khi triển khai tổng đài ảo

Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu khác nhau khi triển khai tổng đài ảo. Chẳng hạn:

– Tập trung cho chăm sóc khách hàng (CSKH, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật)
– Tăng hiệu quả bán hàng qua điện thoại (telesales, inside sales)
– Chuẩn hóa liên lạc nội bộ giữa các chi nhánh, phòng ban
– Kết hợp cả ba: vừa CSKH, vừa bán hàng, vừa nội bộ

Khi mục tiêu đã rõ, BussCall có thể đề xuất mô hình triển khai phù hợp, tránh việc “ôm” quá nhiều tính năng mà quý doanh nghiệp chưa dùng đến.

Ước lượng quy mô nhân sự và lưu lượng cuộc gọi

Một vài câu hỏi quý doanh nghiệp nên tự trả lời trước:

– Có bao nhiêu nhân sự sẽ trực tiếp nghe – gọi trên tổng đài ảo?
– Các bộ phận nào cần sử dụng: kinh doanh, CSKH, kỹ thuật, kế toán…?
– Số lượng cuộc gọi đến/đi trung bình mỗi ngày là bao nhiêu?
– Có giờ cao điểm cuộc gọi tập trung hay dàn trải trong ngày?

Thông tin này giúp:

– Xác định số lượng máy nhánh hợp lý
– Thiết kế kịch bản phân phối cuộc gọi (theo nhóm, theo hàng đợi…)
– Chọn được gói dịch vụ phù hợp, không thiếu cũng không thừa.

Xác định nhu cầu tích hợp với hệ thống khác

Tổng đài ảo chỉ thực sự phát huy hết giá trị khi kết nối với các hệ thống đang có của doanh nghiệp. Quý khách có thể xem xét:

– Doanh nghiệp đang sử dụng CRM, ERP, phần mềm bán hàng, ticket CSKH… nào?
– Có nhu cầu tích hợp với Zalo OA, Facebook, Website, Livechat không?
– Đội ngũ đang quản lý khách hàng và dữ liệu tương tác trên kênh nào?

Nếu nhu cầu tích hợp được xác định ngay từ đầu, BussCall sẽ tư vấn:

– Hình thức kết nối phù hợp (API, webhook, app có sẵn…)
– Lộ trình triển khai: triển khai tổng đài trước hay kết hợp đồng thời với CRM

Lựa chọn loại đầu số và hình ảnh thương hiệu mong muốn

Tùy chiến lược thương hiệu, mỗi doanh nghiệp sẽ phù hợp với một kiểu đầu số khác nhau:

– Đầu số 1800: phù hợp cho tổng đài CSKH, thể hiện sự chuyên nghiệp và sẵn sàng chi trả cước cho khách hàng
– Đầu số 1900: phù hợp cho tổng đài tư vấn, nội dung chuyên sâu, chương trình tương tác
– Đầu số cố định (024/028): phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, văn phòng đại diện, chi nhánh
– Đầu số di động: linh hoạt, dễ nhớ, thuận tiện cho các chiến dịch marketing

Quý doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc thêm nhu cầu về **số đẹp, số dễ nhớ** để thuận lợi cho việc truyền thông về sau.

Chuẩn bị ngân sách và nhân sự phụ trách

Cuối cùng, việc chuẩn bị một khung ngân sách dự kiến và phân công người phụ trách sẽ giúp mọi việc diễn ra trôi chảy hơn:

– Xác định khoảng ngân sách hàng tháng dành cho tổng đài ảo (thuê bao + cước)
– Chỉ định 1–2 đầu mối phía doanh nghiệp làm việc cùng BussCall trong suốt quá trình triển khai
– Dự kiến thời gian phù hợp để đào tạo đội ngũ sử dụng tổng đài mới

Khi những yếu tố trên đã được chuẩn bị, quá trình đăng ký và triển khai tổng đài ảo sẽ trở nên nhanh gọn, dễ dàng, và hạn chế tối đa việc “chỉnh đi chỉnh lại” trong giai đoạn vận hành.

Hướng dẫn đăng ký tổng đài ảo nội bộ cho doanh nghiệp

Đăng ký tổng đài ảo không nhất thiết phải là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Với BussCall, quý doanh nghiệp có thể hình dung lộ trình triển khai qua 5 bước rõ ràng:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu và hạ tầng hiện tại

Đầu tiên, BussCall sẽ trao đổi để nắm:

– Mô hình kinh doanh, quy mô nhân sự, số chi nhánh
– Số lượng cuộc gọi đến/đi, các nhóm phòng ban sử dụng tổng đài
– Hệ thống đang dùng: tổng đài cũ (nếu có), CRM, phần mềm quản lý, hạ tầng mạng

Từ đó, đội ngũ kỹ thuật và tư vấn của BussCall sẽ đề xuất kiến trúc tổng đài ảo phù hợp, tận dụng tối đa hạ tầng sẵn có của doanh nghiệp.

Bước 2: Khởi tạo hệ thống tổng đài ảo trên nền tảng BussCall

Sau khi thống nhất phương án, BussCall tiến hành:

– Khởi tạo hệ thống tổng đài ảo trên nền tảng cloud
– Tạo tài khoản quản trị và tài khoản cho từng máy nhánh
– Cấu hình các nhóm phòng ban, quyền hạn cơ bản

Ở bước này, doanh nghiệp chưa cần thay đổi gì lớn trong vận hành, chủ yếu là chuẩn bị sẵn môi trường để “chuyển nhà” sang hệ thống mới.

Bước 3: Kết nối thiết bị và đầu số

Tùy mô hình sử dụng, BussCall sẽ:

– Kết nối tổng đài ảo với **đầu số hiện có** (cố định/di động/1900/1800) hoặc hỗ trợ quý doanh nghiệp đăng ký đầu số mới nếu cần
– Cấu hình các thiết bị đầu cuối:
– Điện thoại IP tại văn phòng
– Softphone trên máy tính
– Ứng dụng trên điện thoại di động

Mục tiêu là đảm bảo nhân sự có thể **nghe – gọi ổn định** trên hệ thống mới mà không bị gián đoạn công việc.

Bước 4: Cấu hình tính năng và kịch bản cuộc gọi

Sau khi hạ tầng đã sẵn sàng, BussCall sẽ cùng doanh nghiệp:

– Thiết lập lời chào tự động, nhạc chờ, kịch bản IVR
– Cấu hình cách phân phối cuộc gọi đến từng nhóm/phòng ban
– Cài đặt ghi âm, báo cáo, hàng đợi, thời gian làm việc – ngoài giờ
– Thiết lập tích hợp với CRM, Zalo OA hoặc các hệ thống liên quan (nếu có nhu cầu)

Đây là bước biến tổng đài ảo thành **một kênh liên lạc “đo ni đóng giày”** cho mô hình vận hành của riêng doanh nghiệp.

Bước 5: Kiểm tra, chạy thử và bàn giao vận hành

Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, BussCall sẽ:

– Chạy thử các kịch bản cuộc gọi theo tình huống thực tế
– Kiểm tra chất lượng âm thanh, độ ổn định, khả năng xử lý cuộc gọi đồng thời
– Tinh chỉnh lại cấu hình dựa trên phản hồi của doanh nghiệp

Sau khi mọi thứ đã ổn định, BussCall tiến hành:

– Đào tạo cho quản lý và nhân sự sử dụng tổng đài
– Bàn giao tài liệu hướng dẫn, thông tin truy cập
– Đồng hành hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình vận hành

Nhờ quy trình rõ ràng, nhiều doanh nghiệp có thể hoàn thành việc đăng ký và triển khai tổng đài ảo BussCall trong thời gian ngắn, mà không làm gián đoạn hoạt động chăm sóc khách hàng và bán hàng hiện tại.

Lưu ý khi đăng ký tổng đài ảo

Dù có những hướng dẫn chi tiết, nhưng người dùng vẫn có những sai lầm thường gặp về tổng đài ảo. Để hệ thống vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần chú ý:

• Chọn nhà cung cấp có server đặt tại Việt Nam để đảm bảo tốc độ và ổn định.
• Kiểm tra khả năng mở rộng trong tương lai.
• Lựa chọn đầu số tổng đài dễ nhớ, phù hợp thương hiệu.
• Xác định rõ tính năng cần có như ghi âm, báo cáo, SMS Brandname.
• Đọc kỹ điều khoản dịch vụ để tránh chi phí phát sinh.

Dịch vụ đăng ký tổng đài ảo Buss Call

Buss Call được phát triển nhằm mang đến giải pháp tổng đài ảo toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam.

Điểm nổi bật: 

• Tích hợp đa kênh: Zalo OA, SMS Brandname, Voice Brandname.
• Kết nối CRM, ERP, API mở.
• Báo cáo chi tiết, quản lý hiệu suất đội ngũ.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, triển khai nhanh chóng.
• Chính sách dùng thử miễn phí 7 ngày.

Buss Call không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Kết luận về đăng ký tổng đài ảo

Đăng ký tổng đài ảo là giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, triển khai nhanh, mở rộng dễ dàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đây là lựa chọn thay thế tối ưu cho tổng đài truyền thống.

Liên hệ ngay VOIP24H để đăng ký tổng đài ảo Buss Call, trải nghiệm miễn phí 7 ngày và đưa hoạt động chăm sóc khách hàng của bạn lên một tầm cao mới.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký tổng đài ảo (FAQ)

1. Đăng ký tổng đài ảo có phức tạp không?
   Không, chỉ cần Internet ổn định và thiết bị đầu cuối, nhà cung cấp sẽ cấu hình sẵn.
2. Thời gian triển khai đăng ký tổng đài ảo bao lâu?
   Thông thường từ vài giờ đến 1 ngày, nhanh hơn nhiều so với tổng đài truyền thống.
3. Chi phí có phát sinh thêm không?
   Không, chỉ cần trả phí gói dịch vụ. Các khoản như đầu số 1800/1900 hoặc IP Phone sẽ báo rõ trước.
4. Doanh nghiệp nhỏ có nên đăng ký tổng đài ảo không?
   Có, phù hợp cả với đội ngũ dưới 10 nhân viên, giúp quản lý liên lạc chuyên nghiệp.
5. Có thể chọn loại đầu số nào?
   Doanh nghiệp có thể chọn hotline 1800/1900, đầu số cố định hoặc di động hiển thị brandname.
6. Nếu mất Internet thì hệ thống hoạt động ra sao?
   Cuộc gọi sẽ tự động chuyển tiếp sang số di động dự phòng để không bỏ lỡ khách hàng.
7. Đăng ký tổng đài ảo có tích hợp CRM, Zalo OA không?
   Có, Buss Call hỗ trợ CRM, ERP, Zalo OA, SMS Brandname, giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng.
8. Dữ liệu và cuộc gọi có an toàn không?
   Có, hệ thống được mã hóa, server đặt tại Việt Nam, bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế.
9. Nhân viên có khó sử dụng không?
   Không, giao diện trực quan, dễ làm quen. Nhà cung cấp cũng hỗ trợ đào tạo nhanh.
10. Vì sao nên đăng ký tổng đài ảo tại VOIP24H?
    Buss Call triển khai nhanh, chi phí minh bạch, hỗ trợ 24/7 và có dùng thử miễn phí 7 ngày.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn

Phước Đoàn

Tôi là Phước Đoàn – BTV của Buss Call, là một chuyên gia trong lĩnh vực VoIP/SaaS, am hiểu sâu về tổng đài ảo và giải pháp giao tiếp cho doanh nghiệp.