Cloud PBX là gì? So sánh cloud PBX với On-premise PBX

Cloud PBX là giải pháp tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí liên lạc, tăng tính linh hoạt và quản lý dễ dàng từ bất kỳ đâu. Hệ thống này hoạt động dựa trên nền tảng đám mây, cho phép tích hợp nhiều tính năng thông minh như IVR, ghi âm, phân phối cuộc gọi, kết nối CRM hay Zoom Meeting. 

Khi so sánh với On-premise PBX, Cloud PBX thể hiện ưu thế vượt trội về chi phí, khả năng mở rộng, trải nghiệm người dùng, trở thành lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Cloud PBX là gì?

Cloud PBX còn được gọi là Hosted PBX hay tổng đài ảo. Đây là hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng đám mây thay vì phải cài đặt máy chủ vật lý trong văn phòng.

Sử dụng công nghệ VoIP để truyền tải tín hiệu thoại qua internet. Doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet ổn định cùng các thiết bị như điện thoại IP, phần mềm softphone hoặc ứng dụng di động để tham gia hệ thống. Tất cả tính năng liên lạc nội bộ, gọi ra ngoài, voicemail, ghi âm hay IVR đều có sẵn.

Cách thức hoạt động 

Cloud PBX sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để truyền tải tín hiệu thoại qua internet. Thay vì sử dụng đường dây điện thoại truyền thống, toàn bộ tín hiệu được xử lý dưới dạng gói dữ liệu và định tuyến bằng giao thức SIP.

Nhờ cấu trúc này, không đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì hệ thống phần cứng phức tạp. Nhà quản trị có thể thực hiện mọi thao tác ngay trên giao diện web. Các tính năng như IVR, phân phối cuộc gọi, báo cáo hay thêm máy nhánh đều được thiết lập chỉ trong vài phút.

So sánh Cloud PBX và On-premise PBX

Khi nói đến PBX, nhiều doanh nghiệp sẽ đặt câu hỏi: “Giữ hệ thống truyền thống hay chuyển sang đám mây?”. Để trả lời, hãy cùng phân tích từng điểm khác biệt.

On-premise PBX – Tổng đài tại chỗ

On-premise PBX yêu cầu doanh nghiệp phải mua server, thiết bị chuyển mạch và triển khai ngay trong văn phòng. Việc này khiến chi phí đầu tư ban đầu cao, tốn thời gian cài đặt, cần đội ngũ kỹ thuật duy trì. Mỗi khi muốn mở rộng, doanh nghiệp phải mua thêm phần cứng dẫn đến chi phí phát sinh liên tục.

Cloud PBX – Tổng đài ảo trên đám mây

Cloud PBX loại bỏ nhu cầu về server vật lý. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì, nâng cấp và cập nhật tính năng. Nhờ đó, mang lại sự linh hoạt vì nhân viên có thể gọi điện từ bất kỳ đâu, miễn có internet.

So sánh chi tiết

• Chi phí đầu tư: On-premise cao, Cloud PBX thấp hơn nhiều
• Triển khai: On-premise mất vài tuần, Cloud PBX vài giờ là xong
• Bảo trì: On-premise do đội IT doanh nghiệp đảm nhiệm, Cloud PBX do nhà cung cấp lo
• Mở rộng: On-premise khó mở rộng nhanh, Cloud PBX chỉ vài thao tác trên web
• Tính năng: Cloud PBX tích hợp thêm CRM, Zoom Meeting, SMS, Zalo OA
• Linh hoạt: Cloud PBX cho phép làm việc từ xa, On-premise gắn liền với văn phòng

Lý do doanh nghiệp nên chọn Cloud PBX

Cloud PBX không chỉ là một xu hướng mà còn mang lại lợi thế thực sự.

Độ tin cậy cao và khả năng mở rộng linh hoạt

Cloud PBX hoạt động dựa trên hạ tầng cloud với khả năng dự phòng. Ngay cả khi mạng cục bộ gặp sự cố, cuộc gọi vẫn được chuyển hướng sang thiết bị di động. Hệ thống có thể dễ dàng mở rộng thêm hàng chục máy nhánh khi doanh nghiệp tăng trưởng mà không cần mua thêm server.

Tích hợp nhiều tính năng thông minh

Một số tính năng tiêu biểu của Cloud PBX:

• IVR thông minh, điều hướng khách hàng đến đúng phòng ban
• Hàng đợi cuộc gọi với nhạc chờ tùy chỉnh
• Ghi âm, lưu trữ, nghe lại và phân tích
• Họp trực tuyến ngay trên nền tảng quản lý nhờ Zoom Meeting
• Tích hợp CRM để tự động hiển thị thông tin khách hàng

Tiết kiệm chi phí vận hành

Cloud PBX giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30–70% so với tổng đài truyền thống. Không cần mua phần cứng, không cần đội IT riêng, chi phí hàng tháng được tính linh hoạt dựa trên số lượng người dùng.

Tính năng nổi bật của Cloud PBX Buss Call

Buss Call là một trong những nhà cung cấp Cloud PBX uy tín với nhiều tính năng vượt trội.

Quản lý cuộc gọi hiệu quả

Hệ thống hỗ trợ định tuyến thông minh, IVR đa tầng, phân phối cuộc gọi theo kỹ năng nhân viên. Điều này giúp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tránh mất cuộc gọi quan trọng.

Tích hợp Zoom Meeting

Khác với nhiều nền tảng khác, Buss Call đã tích hợp sẵn Zoom Meeting. Doanh nghiệp có thể mở phòng họp trực tuyến ngay trên trang quản lý tổng đài mà không cần mua thêm bản quyền Zoom.

Báo cáo chi tiết và giám sát theo thời gian thực

Tất cả cuộc gọi đều được lưu trữ kèm dữ liệu báo cáo. Người quản lý dễ dàng theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian chờ, hiệu suất nhân viên, nghe lại ghi âm để đánh giá chất lượng dịch vụ.

Lợi ích kinh doanh từ Cloud PBX

Không chỉ mang lại hiệu quả kỹ thuật, Cloud PBX còn giúp doanh nghiệp cải thiện kinh doanh rõ rệt.

Giao tiếp nội bộ thuận tiện hơn

Nhân viên ở nhiều chi nhánh khác nhau có thể gọi nội bộ miễn phí. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp lớn hoặc có mô hình làm việc hybrid.

Trải nghiệm khách hàng nâng cao

Cloud PBX cung cấp lời chào tự động, voicemail, hàng đợi thông minh từ đó đảm bảo khách hàng luôn được kết nối. Việc này không chỉ giảm tỷ lệ bỏ cuộc mà còn tăng sự hài lòng.

Hiệu suất làm việc được tối ưu

Nhờ tích hợp CRM, nhân viên có thể xem thông tin khách hàng ngay khi nhận cuộc gọi. Toàn bộ dữ liệu tương tác được lưu lại, giúp phân tích hành vi và đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.

Ứng dụng Cloud PBX trong nhiều lĩnh vực

Cloud PBX phù hợp với hầu hết các ngành nghề nhờ tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh.

Giáo dục và y tế

Trường học, bệnh viện có thể triển khai tổng đài để hỗ trợ học viên, phụ huynh, bệnh nhân. Hệ thống giúp đảm bảo liên lạc thông suốt, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp.

Tài chính và bán lẻ

Ngân hàng, công ty bảo hiểm có thể quản lý hàng nghìn cuộc gọi từ khách hàng. Doanh nghiệp bán lẻ dùng Cloud PBX để tối ưu telesales, quản lý đơn hàng, chăm sóc sau bán hàng.

Bất động sản, vận tải và FnB

Doanh nghiệp bất động sản xử lý khối lượng lớn cuộc gọi tư vấn. Công ty vận tải dùng tổng đài để hỗ trợ khách hàng tra cứu đơn hàng. Nhà hàng, chuỗi FnB quản lý đặt bàn và đơn hàng qua tổng đài ảo.

Báo giá Cloud PBX Buss Call và On-premise PBX

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa gói Cloud PBX Enterprise và On-premise PBX tại Buss Call:

Cloud PBX Enterprise

• Phí dịch vụ: 586.000 VNĐ/tháng
• Bao gồm toàn bộ tính năng gói Business
• Tích hợp Zoom Meeting
• Mở rộng dễ dàng, phù hợp mô hình nhiều chi nhánh

On-premise PBX

• Cài đặt trên server doanh nghiệp
• Phí triển khai ban đầu: 500.000 VNĐ
• 4 đầu số tích hợp, dung lượng ghi âm 200MB/ext
• Phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát hạ tầng tại chỗ

So sánh chi phí và tính năng

Cloud PBX mang lại sự linh hoạt, dễ mở rộng, chi phí dự trù rõ ràng hàng tháng. On-premise đòi hỏi đầu tư lớn ngay từ đầu, phù hợp với tổ chức cần toàn quyền quản lý dữ liệu nội bộ.

Kết luận

Cloud PBX đang trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên chuyển đổi số. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí, dễ quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khi so sánh với On-premise PBX, có thể thấy Cloud PBX vượt trội ở tính năng, chi phí và sự linh hoạt.

Buss Call Cloud PBX mang lại hệ thống tổng đài ảo tối ưu, tích hợp nhiều công cụ hiện đại như Zoom Meeting, CRM, báo cáo chi tiết. Đây chính là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả liên lạc và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Cloud PBX có gọi miễn phí không?

Có. Các cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh trong cùng hệ thống Cloud PBX hoàn toàn miễn phí. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí liên lạc giữa nhân viên, đặc biệt với các công ty có nhiều chi nhánh. Với cuộc gọi ra ngoài (di động, cố định, quốc tế), cước phí sẽ tính theo gói của nhà cung cấp dịch vụ VoIP.

Cloud PBX có bảo mật không?

Rất an toàn. Cloud PBX sử dụng các giao thức mã hóa như TLS và SRTP để bảo vệ tín hiệu thoại. Dữ liệu được lưu trữ trong trung tâm dữ liệu đạt chuẩn ISO/IEC 27001, có hệ thống giám sát 24/7. Nhờ đó doanh nghiệp yên tâm về bảo mật, tránh rủi ro nghe lén hoặc tấn công từ bên ngoài.

Cloud PBX có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Phù hợp tuyệt đối. Doanh nghiệp nhỏ thường không có đội IT riêng hoặc ngân sách lớn để đầu tư phần cứng. Cloud PBX giúp triển khai nhanh chóng chỉ với internet và thiết bị cơ bản. Khi công ty phát triển, hệ thống dễ dàng mở rộng thêm máy nhánh mà không cần đầu tư hạ tầng mới.

Khác biệt chính giữa Cloud PBX và On-premise PBX là gì?

• On-premise PBX: Cài đặt tại chỗ, yêu cầu server, phần cứng và kỹ thuật viên. Chi phí đầu tư ban đầu cao, việc mở rộng tốn kém.
• Cloud PBX: Hoạt động trên nền tảng đám mây, trả phí hàng tháng, không cần bảo trì phức tạp. Dễ mở rộng, hỗ trợ làm việc từ xa, tích hợp nhiều ứng dụng như Zoom, CRM.

Dùng Cloud PBX có cần kỹ thuật viên quản trị không?

Không. Cloud PBX được thiết kế để người dùng không chuyên cũng có thể quản lý. Giao diện quản trị trực quan, thao tác kéo – thả dễ dàng. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm cập nhật, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp chỉ tập trung vào sử dụng hệ thống cho công việc.

Cloud PBX có thể tích hợp với CRM hay hệ thống khác không?

Có. Cloud PBX hỗ trợ tích hợp với nhiều phần mềm CRM phổ biến như Salesforce, Zoho, HubSpot. Khi khách hàng gọi đến, thông tin sẽ tự động hiển thị trên màn hình nhân viên. Ngoài ra còn tích hợp được với SMS, Zalo OA, Email để mở rộng kênh chăm sóc khách hàng.

Chi phí triển khai Cloud PBX Buss Call là bao nhiêu?

• Gói Enterprise: 586.000 VNĐ/tháng, bao gồm toàn bộ tính năng nâng cao và tích hợp Zoom Meeting.
• On-premise PBX: liên hệ để được báo giá chi tiết, phí triển khai 500.000 VNĐ, dung lượng ghi âm 200MB/máy nhánh.
  Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm trước khi quyết định.