Khám phá sự ổn định và độ tin cậy của Hardphone hay sự linh hoạt và tiện ích của Softphone cho tổng đài ảo của bạn. Điều quan trọng là chọn đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay về thông tin Hardphone Hay Softphone tại bài viết sau.
Tìm Hiểu về Hardphone và Softphone
Nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên chọn Hardphone hay Softphone. Vậy hai hình thức này là gì? Chúng có ưu, nhược điểm ra sao và phù hợp với mô hình nào?
Softphone là gì?
Softphone là một thiết bị liên lạc tích hợp trong hệ thống tổng đài ảo, thường là một phần của phần mềm được cài đặt trên máy tính, smartphone hoặc tablet. Để sử dụng softphone, bạn cần hai loại thiết bị chính: một thiết bị có kết nối Internet ổn định (như máy tính, smartphone, tablet) và tai nghe VoIP hoặc micro để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt. Softphone mang lại sự linh hoạt cho người dùng và giúp tiện lợi trong việc tư vấn và liên lạc với khách hàng.
Hardphone là gì?
Hardphone là thiết bị điện thoại IP hoặc điện thoại VoIP, có hình dáng tương tự như điện thoại bàn truyền thống, nhưng được kết nối thông qua mạng IP thay vì sử dụng dây điện thoại truyền thống. Có nhiều loại hardphone khác nhau trên thị trường, bao gồm:
- Sử dụng Wifi: Kết nối trực tiếp qua wifi từ các thiết bị phát wifi.
- Dùng Dây LAN: Kết nối qua dây LAN, thường được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp.
- Không Dây: Dòng điện thoại cầm tay nhỏ gọn, đi kèm với một đế phát và máy con linh hoạt di chuyển trong phạm vi nhất định.
- IP Phone Hội Nghị: Thiết bị giống như giá đỡ có tích hợp micro và loa, thích hợp cho các cuộc họp trực tuyến.
Hardphone: Sự Tin Cậy và Chất Lượng Tích Hợp
1. Ưu Điểm của Hardphone:
- Tính ổn định và Tin Cậy Cao: Hardphone được đánh giá cao về độ ổn định, làm tăng khả năng tin cậy trong quá trình sử dụng.
- Chất Lượng Âm Thanh và Kết Nối: Mang lại trải nghiệm âm thanh chất lượng và kết nối đáng tin cậy, giúp cuộc gọi trở nên rõ ràng.
- Tích Hợp Với Các Thiết Bị Khác: Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các thiết bị và hệ thống khác trong môi trường làm việc.
2. Nhược Điểm của Hardphone:
- Giá Cả Cao và Cần Cài Đặt Vật Lý: Yêu cầu đầu tư ban đầu lớn và đòi hỏi quá trình cài đặt vật lý, có thể tăng chi phí.
- Hạn Chế Trong Việc Di Chuyển và Linh Hoạt: Không linh hoạt như softphone, hardphone thường có hạn chế trong việc di chuyển giữa các địa điểm làm việc.
Softphone: Linh Hoạt và Tiện Ích Đa Dạng
1. Điểm Mạnh:
- Tính Linh Hoạt và Di Động: Softphone mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người dùng, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị từ máy tính cá nhân đến điện thoại di động.
- Tiết Kiệm Chi Phí: Khác với hardphone, softphone không đòi hỏi cài đặt phần cứng đắt tiền, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu.
- Tính Tích Hợp Cao: Softphone thường có nhiều tính năng mở rộng và có khả năng tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác, tạo ra một hệ thống đồng bộ và hiệu quả.
2. Điểm Yếu:
- Phụ Thuộc vào Kết Nối Internet: Chất lượng của softphone có thể phụ thuộc vào kết nối Internet, làm ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.
- Hiệu Suất Âm Thanh và Ổn Định: Có thể có khả năng hiệu suất âm thanh và ổn định thấp hơn so với hardphone, tùy thuộc vào điều kiện mạng và cấu hình thiết bị.
Quyết Định Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Của Bạn
Mô Hình Doanh Nghiệp:
- Hardphone thường phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình làm việc tĩnh lặng, nơi cần sự ổn định.
- Softphone thích hợp cho môi trường đa dạng, linh hoạt và yêu cầu di động cao.
Ngân Sách:
- Hardphone đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn, trong khi Softphone thường tiết kiệm chi phí.
Yêu Cầu Cụ Thể:
- Xác định yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp về tính năng, di động, và tích hợp để lựa chọn phù hợp.
Nên chọn Hardphone hay Softphone cho từng mô hình doanh nghiệp?
Hardphone hay Softphone đều là lựa chọn phù hợp cho các mô hình doanh nghiệp dưới đây:
1. Startup & doanh nghiệp nhỏ: Ưu tiên linh hoạt, tiết kiệm
Nhóm doanh nghiệp này có:
- Nhân sự ít, mỗi người kiêm nhiều việc.
- Văn phòng có thể thay đổi, mô hình làm việc linh hoạt.
- Ngân sách đầu tư ban đầu thường không quá dư dả.
Gợi ý:
- Ưu tiên Softphone cho hầu hết vị trí (PC/smartphone).
- Nếu có quầy lễ tân hoặc số ít vị trí cố định, có thể trang bị thêm 1–2 chiếc hardphone để trải nghiệm gọi nhận “nhấc máy là nghe”.
Kết hợp như vậy giúp:
- Tiết kiệm chi phí mua thiết bị.
- Nhân viên vẫn làm việc được dù ngồi ở văn phòng, ở nhà hay đi gặp khách.
2. Doanh nghiệp văn phòng ổn định: Cần sự “chắc chắn” trên bàn làm việc
Nhóm này thường:
- Có văn phòng cố định, nhân sự ngồi tại chỗ.
- Các vị trí như: lễ tân, kế toán, chăm sóc khách hàng, phòng ban nội bộ.
Gợi ý:
- Trang bị Hardphone (điện thoại IP) cho:
- Lễ tân, tổng đài viên.
- Các phòng ban thường xuyên nhận cuộc gọi.
Bổ sung Softphone cho:
- Quản lý thường xuyên di chuyển.
- Nhân viên cần làm việc từ xa một số ngày trong tuần.
Như vậy, doanh nghiệp vẫn có sự ổn định, đơn giản của hardphone, nhưng không bị cứng nhắc khi có nhu cầu linh hoạt.
3. Doanh nghiệp có đội ngũ di chuyển nhiều: Sales, kỹ thuật, hiện trường
Với các ngành như bất động sản, tài chính, bảo hiểm, logistics, giao nhận, lắp đặt hay bảo trì, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình sau:
Dùng Softphone (app tổng đài) làm công cụ chính:
- App trên smartphone để nhận/gọi qua số tổng đài.
- Không cần dùng số cá nhân, nhưng vẫn linh hoạt di chuyển.
Nếu có văn phòng, chỉ cần vài chiếc hardphone cho lễ tân hoặc back-office.
4. Call center / tổng đài chăm sóc khách hàng
Đối với Call Center, nhu cầu thường là xử lý lượng cuộc gọi lớn, liên tục, yêu cầu âm thanh ổn định, độ trễ thấp và hệ thống dễ quản lý, dễ bảo trì.
Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình kết hợp như sau:
Hardphone + tai nghe chuyên dụng cho:
- Quầy tổng đài tập trung
- Nhân sự/agent ngồi cố định tại văn phòng
Softphone cho:
- Giám sát, quản lý (vừa gọi, vừa theo dõi dashboard)
- Agent làm việc từ xa (WFH hoặc hybrid)
Mô hình “lai” này giúp Call Center vẫn đảm bảo độ ổn định cần thiết, đồng thời không bị phụ thuộc hoàn toàn vào văn phòng và linh hoạt mở rộng quy mô khi cần.
Kết Luận: Hardphone Hay Softphone?
Lựa chọn giữa hardphone hay softphone phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hardphone mang lại sự ổn định và chất lượng, trong khi softphone mang lại sự linh hoạt và tính di động. Hãy xem xét kỹ lưỡng và chọn giải pháp phù hợp nhất với mô hình và yêu cầu kinh doanh của bạn. Liên hệ Buss Call để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn
