Hiện nay tổng đài ảo đã được tích hợp rất nhiều tính năng, ứng dụng ưu việt mà tổng đài truyền thống không có được. Một trong những yếu tố đó chính là ứng dụng ghi âm tự động cuộc gọi.
Tổng đài ghi âm cuộc gọi hỗ trợ những người quản lý có thể nghe lại được cuộc trao đổi giữa nhân viên với khách hàng khi một bên liên lạc đến. Từ đó sẽ đút kết được những kinh nghiệm thực tiễn cũng như đưa ra phương án điều chỉnh hoạt động để chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Cùng Buss Call tìm hiểu cụ thể những lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng tự động ghi âm cuộc gọi của tổng đài nhé.
Mục lục
Khái niệm ứng dụng ghi âm tự động cuộc gọi
Theo như thông tin đã đề cập, ghi âm cuộc gọi là một ứng dụng đặc biệt chỉ được trang bị trên tổng đài ảo mà không có trên những tổng đài truyền thống.
Tổng đài ảo được hiểu đơn giản là một dịch vụ tổng đài cho phép doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi thông qua sử dụng Internet bằng công nghệ VoIP. Như thế có nghĩa là có thể thực hiện những cuộc gọi từ máy tính hay thiết bị di động ở bất cứ nơi nào có kết nối mạng Internet.
Đôi khi tổng đài ảo có thể mang vai trò như một tổng đài ghi âm cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên. Mục đích lưu trữ những cuộc gọi đến, cuộc gọi đi nhằm mục đích lưu trữ vì những lý do sau:
- Theo sát công việc nhằm phát hiện những khuyết điểm trong tư vấn, từ đó điều chỉnh nội dung và kỹ năng nhân viên.
- Đánh giá một cách chi tiết những phản hồi về dịch vụ khách hàng của công ty.
- Lý do pháp lý.
Lợi ích gì khi ứng dụng tổng đài ghi âm cuộc gọi
Kiểm soát và theo dõi cuộc gọi
Thông thường những bộ phận bán hàng hay chăm sóc khách hàng sẽ thường xuyên thực hiện những cuộc gọi từ khách hàng. Khi sử dụng ứng dụng ghi âm tự động cuộc gọi, người quản lý doanh nghiệp có thể giám sát được nội dung các cuộc gọi ra vào từ nhân viên cho khách hàng hoặc ngược lại.
Bất kỳ khi nào cần đến, bạn đều có thể mở file ghi âm để lắng nghe lại cuộc gọi quan trọng nào đó hoặc là sẽ biết được giữa nhân viên và khách hàng đã trao đổi nững gì. Nhân viên tư vấn sản phẩm có đúng theo yêu cầu trước đó hay không. Từ đó mà doanh nghiệp sẽ đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Kịp thời cải thiện, nâng cấp dịch vụ khách hàng
Ứng dụng tự động ghi âm cuộc gọi giúp cải thiện được chất lượng chăm sóc khách hàng doanh nghiệp vì từ nay bạn đã có thể chủ động hơn trong lắng nghe những nhu cầu, mong muốn khách hàng.
Đào tạo nhân viên
Một lợi ích tiếp theo là dễ dàng hơn khi đào tạo nhân viên bởi có thể sử dụng cuộc gọi tư vấn của nhân viên bán hàng giỏi nào đó làm ví dụ minh họa để đào tạo cho các nhân viên khác. Sẽ thật sinh động và dễ dàng ghi nhớ nếu bạn đào tạo và hướng dẫn bằng phương pháp thực tế này.
Giải quyết những tranh chấp pháp lý
Việc ghi âm sẽ đảm bảo không bị sót một thông tin nào. Thế nên nếu như có một tranh chấp với khách hàng xảy ra bạn có thể dùng bản ghi âm như hợp đồng miệng để giải quyết.
Ví dụ nếu như một khách hàng gặp những vấn đề với doanh nghiệp. Nhân viên công ty cũng như ban lãnh đạo đã đề ra các hướng giải quyết thỏa đáng nhưng vẫn chưa nhận được sự hài lòng và muốn khiếu kiện lên tòa án, cơ quan pháp luật. Thì doanh nghiệp lúc này có thể sử dụng file ghi âm như một bằng chứng để xử lý các tranh chấp không đáng có đó trước tòa.
Ứng dụng tự động ghi âm cuộc gọi Buss Call
Ứng dụng ghi âm tự động lại cuộc gọi chính là công cụ hỗ trợ bao gồm nhiều tính năng của tổng đài chuyên nghiệp và giá cả cung cấp vô cùng hợp lý.
Sau đây là một số ưu điểm vượt trội của ứng dụng ghi âm tự động cuộc gọi BUSS CALL.
Thiết lập ghi âm cuộc gọi nhanh chóng, dễ dàng
- Bật ghi âm tự động với cá nhân hoặc tập thể chỉ bằng một vài cú click chuột.
- Ghi âm cuộc gọi tự động nhanh chóng đến các phòng ban doanh nghiệp
- Chọn cuộc gọi đi, cuộc gọi đến để ghi âm dễ dàng
- Tắt được tính năng ghi âm cuộc gọi tại các phòng ban không cần thiết hoặc không ghi âm cuộc gọi ở phòng quản lý, giám đốc.
Nghe lại các bản ghi âm bất cứ lúc nào
Bạn hoàn toàn có thể ghi âm, lưu trữ cuộc gọi trong hệ thống cho đến khi hết dung lượng trong bộ nhớ. Có thể mua thêm dung lượng lưu trữ file nếu cần thiết.
Những tính năng khác
- Chọn bất kỳ cuộc gọi đến, cuộc gọi đi để ghi âm lại.
- Ghi lại tất cả những cuộc trò chuyện trên tất cả thiết bị và vào bất kỳ lúc nào.
- Chỉ những người được chỉ định vào phần phê duyệt mới có thể truy cập vào bản ghi cuộc gọi
- Tổng kết báo cáo về các cuộc gọi dễ dàng
Bảo mật & tuân thủ khi ghi âm
Ghi âm là một tính năng thiết yếu trong các hệ thống tổng đài hiện đại. Tuy nhiên, đi cùng với lợi ích vận hành là trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ quy định pháp lý. Doanh nghiệp cần triển khai đúng cách để vừa tối ưu hiệu quả hoạt động, vừa đảm bảo an toàn và quyền riêng tư của khách hàng.
1. Minh bạch ngay từ lời chào
“Cuộc gọi có thể được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ.”
Chỉ một câu thông báo ngắn gọn ở đầu cuộc gọi đã giúp khách hàng yên tâm hơn về cách dữ liệu của họ được sử dụng. Đồng thời, đây cũng là bước quan trọng để giảm thiểu rủi ro pháp lý và tuân thủ nguyên tắc minh bạch trong bảo vệ dữ liệu cá nhân.
2. Phân quyền chặt chẽ
Không phải ai trong doanh nghiệp cũng được nghe hoặc tải bản ghi âm. Chỉ những vai trò liên quan mới có quyền truy cập và quyền này phải được cấp theo mục đích cụ thể.
3. Chính sách lưu trữ rõ ràng & công khai
Doanh nghiệp cần minh bạch với khách hàng về:
- Thời hạn lưu bản ghi
- Mục đích sử dụng dữ liệu
- Quyền yêu cầu xoá hoặc chỉnh sửa dữ liệu
Thông tin này nên được công bố trên trang điều khoản & bảo mật, cũng như trong hợp đồng dịch vụ nếu có. Đặc biệt, phải có quy trình rõ ràng để xoá dữ liệu ngay khi khách yêu cầu, nhằm tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu hiện nay.
FAQ về chức năng ghi âm tự động của tổng đài ảo
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về chức năng ghi âm tự động của tổng đài ảo:
1. Ghi âm cuộc gọi có hợp pháp không?
Có, nếu doanh nghiệp minh bạch mục đích sử dụng, thông báo trước cho khách hàng và tuân thủ chính sách bảo vệ dữ liệu công khai.
2. Có nên ghi âm tất cả cuộc gọi không?
Doanh nghiệp nên ưu tiên ghi âm cho các bộ phận CSKH, bán hàng và xử lý khiếu nại. Những phòng ban nhạy cảm có thể tắt tính năng này theo vai trò hoặc quyền hạn
3. Ai được quyền nghe bản ghi?
Chỉ những người được phân quyền mới có thể truy cập và nghe ghi âm. Doanh nghiệp nên bật audit log để theo dõi toàn bộ hoạt động truy cập
4. Lưu trữ bao lâu là hợp lý?
Thời gian lưu trữ phổ biến từ 3–12 tháng tùy mức độ rủi ro. Doanh nghiệp nên thiết lập tự động xoá khi hết hạn để tối ưu chi phí và tăng cường bảo mật.
Ứng dụng ghi âm tự động cuộc gọi chính là xu thế hiện tại của các doanh nghiệp. Liên hệ Buss Call nếu bạn còn những thắc mắc xoay quanh vấn đề trên hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):
TRỤ SỞ CHÍNH
🏬Địa chỉ: VP 7.03, Tòa Nhà ST Moritz, 1014 Phạm Văn Đồng, Phường Hiệp Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Phòng 1020, Tầng 10 - Tháp Tây , Tòa Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội.
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
CHI NHÁNH
🏬Chi nhánh: Tầng 3, 168-170 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Hoà Cường Nam, Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.dn@voip24h.vn
