Tổng đài IP là gì? 5 lợi ích của tổng đài IP

Tổng đài IP hay còn được gọi là tổng đài ảo, là từ khóa không mấy xa lạ đối với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Vậy tổng đài điện thoại IP là gì? Tại sao nên thiết lập tổng đài IP cho doanh nghiệp? 

Tổng đài IP là gì?

Tổng đài IP (Internet Protocol) hay tổng đài ảo là một hệ thống tổng đài điện thoại dựa trên công nghệ IP, cho phép gửi và nhận cuộc gọi trên nền tảng mạng internet. 

Tổng đài IP cho phép kết nối các điểm đầu cuối như: điện thoại IP, softphone, máy tính PC, smartphone. Lợi ích của tổng đài IP bao gồm tích hợp dễ dàng với hạ tầng mạng hiện có, giảm chi phí gọi, khả năng mở rộng linh hoạt cao và hỗ trợ chăm sóc khách hàng trên nền tảng đa kênh ( Facebook, Zalo, Email, gọi điện thoại, chat). 

Tổng đài IP được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa kênh liên lạc cho doanh nghiệp, tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên. Đặc biệt trong môi trường kinh doanh đa chi nhánh hoặc làm việc từ xa.

Tổng đài IP hoạt động như thế nào?

Để hiểu tổng đài IP, hãy tưởng tượng rằng mọi cuộc gọi đều được truyền như “dữ liệu Internet”. Khi khách hàng gọi đến, hệ thống sẽ:

1. Nhận tín hiệu qua SIP Trunk hoặc đầu số VoIP
2. Chuyển giọng nói thành dữ liệu số
3. Xử lý tại hệ thống IP PBX của BussCall
4. Phân phối cuộc gọi đến đúng nhân viên thông qua IP Phone, Softphone hoặc App di động

Toàn bộ quá trình diễn ra trong vài phần nghìn giây, đảm bảo âm thanh sắc nét, ổn định và bảo mật.

Nhờ hạ tầng cloud và công nghệ tối ưu băng thông, BussCall giúp doanh nghiệp vận hành tổng đài IP với chất lượng cao ngay cả khi hệ thống ghi âm – báo cáo – hàng đợi chạy cùng lúc.

Tại sao doanh nghiệp nên thiết lập tổng đài IP? 

Tiết kiệm chi phí

Tổng đài IP cho phép gọi đi và gọi đến qua mạng internet, giảm chi phí gọi điện thoại truyền thống. Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp thiết lập tổng đài IP sẽ tiết kiệm được những khoản chi phí như: chi phí đầu tư hạ tầng, chi phí vận hành, bảo trì hệ thống. 

Linh hoạt, dễ mở rộng

Tổng đài điện thoại IP dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm hoặc xóa người dùng dễ dàng.

Quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp

Tổng đài IP cung cấp các tính năng quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, gọi nội bộ miễn phí, thống kê báo cáo cuộc gọi. Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Tích hợp ứng dụng và chức năng đa phương tiện

Tổng đài IP có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác như hội nghị video, thiết bị camera và các phần mềm quản lý CRM, ERP. Điều này mang lại sự linh hoạt và tăng cường hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. 

Truy cập từ xa và làm việc đa chi nhánh

Tổng đài IP cho phép nhân viên làm việc từ xa và kết nối một cách dễ dàng thông qua mạng internet. Điều này giúp gia tăng sự kết nối của doanh nghiệp trong các văn phòng đa chi nhánh.    

Tổng đài IP và tổng đài Cloud: Khác nhau như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai khái niệm.Thực tế:

• Tổng đài IP (On-premise / Hosted IP PBX): phần mềm tổng đài chạy trên server hoặc thiết bị doanh nghiệp.
• Tổng đài Cloud: toàn bộ hệ thống chạy trên cloud của nhà cung cấp như BussCall.

Tổng đài cloud phù hợp với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ do chi phí thấp, triển khai nhanh. Tổng đài IP phù hợp với doanh nghiệp muốn tự chủ một phần hệ thống, tích hợp sâu hoặc có yêu cầu bảo mật nội bộ.

BussCall cung cấp cả 2 giải pháp, nhưng phần lớn doanh nghiệp hiện chuyển sang cloud để tối ưu chi phí và tăng linh hoạt.

BussCall đã triển khai tổng đài IP cho hàng loạt doanh nghiệp lớn

Một số doanh nghiệp lớn đã hợp tác thành công rực rỡ cùng Buss Call có thể kể đến như:

SIXDO – Chuỗi thời trang

SIXDO cần một hệ thống CSKH mạnh, đồng bộ giữa các cửa hàng. Sau khi triển khai tổng đài IP của BussCall, họ dễ dàng quản lý cuộc gọi theo chi nhánh, lưu trữ ghi âm và đánh giá hiệu suất nhân viên.

MIC – Công ty Cổ phần Viễn thông Di Động

MIC xử lý hàng nghìn cuộc gọi mỗi ngày. Tổng đài IP giúp hệ thống vận hành ổn định, phân phối cuộc gọi thông minh và đảm bảo tỷ lệ kết nối cao.

DOTB – Công ty phần mềm

DOTB sử dụng tổng đài IP tích hợp CRM giúp đội CSKH tiết kiệm hơn 40% thời gian thao tác. Mọi thông tin khách hàng được hiển thị ngay khi có cuộc gọi đến.

Bánh mì Má Hải – Chuỗi F&B

Với mô hình nhượng quyền toàn quốc, Má Hải cần một tổng đài có khả năng mở rộng nhanh. Tổng đài IP BussCall giúp họ đồng bộ cuộc gọi toàn hệ thống, tăng tốc độ phản hồi khách hàng.

Buss Call – Hệ thống tổng đài đa kênh thông minh cho doanh nghiệp

Buss Call cung cấp hệ thống tổng đài đa kênh thông minh được thiết kế để đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp. Buss Call cung cấp các tính năng và khả năng tương tác vượt trội để quản lý cuộc gọi từ nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email, chat trên mạng xã hội.

Với Buss Call, doanh nghiệp có thể:

Tiết kiệm chi phí sử dụng tổng đài IP

Một trong những điểm khiến tổng đài IP trở nên phổ biến là chi phí cực kỳ linh hoạt. Doanh nghiệp có thể bắt đầu ở mức giá từ 199.000đ/tháng, tùy theo số lượng nhân sự và nhu cầu tính năng. Không cần đầu tư thiết bị lớn, không tốn chi phí bảo trì, không cần IT đứng máy — Buss Call lo toàn bộ hạ tầng kỹ thuật.

Quản lý cuộc gọi đa kênh

Buss Call cho phép doanh nghiệp quản lý cuộc gọi từ nhiều kênh khác nhau một cách dễ dàng và hiệu quả. Điều này giúp tăng cường khả năng phục vụ và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Tối ưu hoá thời gian chờ đợi

Hệ thống tổng đài đa kênh của Buss Call giúp phân loại, quy định ưu tiên và chuyển tiếp cuộc gọi thông minh. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, giúp hiệu suất làm việc của nhân viên tăng đáng kể.

Tương tác trực quan và linh hoạt

Buss Call cung cấp giao diện trực quan giữa nhân viên và khách hàng. Cho phép tương tác qua điện thoại và chat, tạo ra một trải nghiệm tương tác đa phương tiện và linh hoạt. 

Quản lý thông tin khách hàng

Hệ thống tổng đài Buss Call cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng hơn, tạo ra trải nghiệm cá nhân hoá và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Tạm kết

Là 1 chủ doanh nghiệp, chắc hẳn rằng bạn đang tìm cách giảm chi phí liên lạc điện thoại, cung cấp độ tin cậy tốt hơn và mở rộng quy mô toàn cầu. Việc chuyển qua tổng đài ip Buss Call là 1 lựa chọn sáng suốt. Có thể khẳng định, Buss Call là tổng đài thông minh xứng đáng để doanh nghiệp đầu tư. Đây chính là giải pháp tổng đài điện thoại tuyệt vời giúp xóa bỏ mọi rào cản khó khăn trong quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

phuongthao