HOTLINE LÀ GÌ? NÊN SỬ DỤNG ĐẦU SỐ HOTLINE NÀO CHO TỔNG ĐÀI?

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng các dịch vụ hotline đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc tương tác với khách hàng hay người dùng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn băn khoăn và không rõ ràng về khái niệm hotline là gì? và cách lựa chọn đầu số hotline phù hợp cho tổng đài? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin để trả lời những thắc mắc trên. 

Hotline là gì? Có mấy loại Hotline?

Hotline là kênh liên lạc quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng thông qua điện thoại, giúp hỗ trợ và giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ở Việt Nam, có bốn loại đầu số hotline phổ biến, bao gồm đầu số 1800, đầu số 1900, đầu số cố định và đầu số di động. Trong số này, có hai nhóm chính: nhóm đầu số hotline có thể vừa nhận cuộc gọi vừa gọi ra là đầu số cố định, và nhóm chỉ có thể nhận cuộc gọi mà không thể gọi ra được, bao gồm đầu số 1800 và 1900.

Thông tin thêm:
Từ ngày 1/10/2020, quy định mới về gọi điện quảng cáo đã có hiệu lực, áp dụng phạt hành chính đối với tin nhắn và cuộc gọi ‘spam’. Do đó, các doanh nghiệp cần tuân thủ quy định mới bằng việc sử dụng tên định danh (Voice Brandname) và tổng đài có gán số Mobile SIP của nhà mạng. Sử dụng phần mềm tổng đài Mobile SIP kết hợp Voice Brandname được đánh giá là giải pháp hiệu quả cho các chiến dịch cold call, telesales, telemarketing, đặc biệt là trong lĩnh vực bất động sản, bảo hiểm, và viễn thông. Buss Call cung cấp phần mềm tổng đài và hỗ trợ đăng ký gói dịch vụ Voice Brandname, SMS Brandname, giúp doanh nghiệp tinh giản trong việc xử lý chiến dịch gọi điện, nhắn tin đến khách hàng

Nên chọn đầu số nào để làm đầu số hotline cho tổng đài?

Đầu số hotline 1900

Đặc điểm: 

Đầu số hotline 1900 được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực kinh doanh bán hàng khác nhau, như CSKH, giao hàng nhanh, chuỗi cửa hàng, phòng book vé, xác nhận đơn hàng,…Đầu số 1900 sẽ tính cước phí cho người gọi tùy theo lĩnh vực kinh doanh và đầu số doanh nghiệp đăng ký. 

Ưu điểm:

• Đầu số chỉ có 8 hoặc 10 số, trong đó đã bao gồm 1900 ở đầu, giúp khách hàng dễ dàng nhớ.
• Sở hữu đầu số 1900 tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp vì được cấp phép bởi Bộ Thông tin và truyền thông.
• Có thể triển khai toàn quốc mà không phân biệt mã vùng.
• Doanh nghiệp đăng ký hotline được hưởng % chiết khấu từ tổng doanh thu cước khách hàng gọi vào.

Nhược điểm:

• Hotline chỉ nhận cuộc gọi một chiều, không tương tác hai chiều với khách hàng.
• Khó lựa chọn đầu số theo ý muốn do giới hạn về độ dài và các quy định về nhà mạng, mức cước.
• Khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái khi phải trả phí khi gọi đến tổng đài doanh nghiệp.

Đầu số hotline 1900 thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao dịch vụ khách hàng, tư vấn bán hàng và CSKH, đặc biệt trong các lĩnh vực như du học, bảo hiểm, luật, và visa.

Đầu số hotline 1800

Đặc điểm: 

Đầu số hotline 1800 được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm số tổng đài, được áp dụng để hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng. Trái ngược với đầu số 1900, đầu số 1800 là miễn phí hoàn toàn cho người gọi/khách hàng. Doanh nghiệp sẽ là người trả cước phí cho cuộc gọi.

Ưu điểm:

• Là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, khuyến khích khách hàng gọi vào cho doanh nghiệp
• Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp vì được cấp phép bởi Bộ Thông tin và truyền thông.
• Tương tự như đầu số 1900, đầu số 1800 có thể triển khai toàn quốc mà không phân biệt mã vùng.

Nhược điểm: 

• Tốn chi phí cho cước phát sinh khi khách hàng gọi tới, đây là khoản phí mà doanh nghiệp khó dự trù và tính toán trước được.
• Vì là đầu số miễn phí nên không thể tránh được những cuộc gọi từ những người không có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp cần trang bị thêm số hotline khác để phục vụ nhu cầu gọi ra, đầu vì số 1800 chỉ nhận cuộc gọi đến từ khách hàng mà không thể thực hiện gọi ra.

Đầu số 1800 phù hợp với các doanh nghiệp đã có thương hiệu trên thị trường và muốn kích thích nhu cầu liên hệ của khách hàng. 

Đầu số cố định

Đặc điểm: 

Đầu số cố định là loại đầu số được dùng nhiều nhất trong các doanh nghiệp, có quy định mã vùng, ví dụ Hà Nội sử dụng đầu 024, Hồ Chí Minh đầu 028,… Doanh nghiệp chỉ sử dụng đúng đầu số cố định đã đăng ký với nhà mạng.

Ưu điểm:

• Có thể sử dụng để nghe và gọi, tạo điều kiện cho tương tác hai chiều giữa doanh nghiệp và khách hàng.
• Đặc biệt có thể gọi trong cùng một tỉnh với chi phí thấp.
• Khách hàng có thể dễ dàng nhận biết vùng miền kinh doanh của doanh nghiệp thông qua đầu số cố định.
• Đầu số cố định liên kết với thông tin pháp lý của doanh nghiệp, giúp tăng sự uy tín và tin cậy đối với khách hàng.

Nhược điểm:

• Gọi ra số di động, liên tỉnh, ngoại mạng, quốc tế có chi phí cao.

Đầu số cố định phù hợp với các doanh nghiệp cần tương tác với khách hàng và sử dụng số hotline làm kênh liên hệ chính, doanh nghiệp hoạt động trên khu vực tỉnh thành, muốn khách hàng dễ nhớ và định hình vị thế của mình. 

Hướng dẫn đăng ký hotline cho doanh nghiệp

Bước 1: Đăng ký đầu số hotline:

• Doanh nghiệp tự chọn đầu số thích hợp
• Cung cấp bản sau GPKD hoặc CMND
• Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu
• Số tài khoản của công ty (đối với đầu số 1900)

Bước 2: Lựa chọn tổng đài nội bộ để tối ưu hiệu quả nghe – gọi

• Thuê tổng đài ảo IP hoặc call center
• Cung cấp pháp nhân GPKD

Bước 3: Triển khai và đưa đầu số vào hoạt động

• Địa chỉ doanh nghiệp, tính năng cần sử dụng
• Số lượng nhân viên, lời chào tổng đài
• Triển khai, hướng dẫn sử dụng tổng đài

Tạm kết

Trong bài viết, Buss Call đã cung cấp những thông tin chi tiết về các khái niệm cơ bản liên quan đến hotline, bao gồm định nghĩa của Hotline, các đầu số hotline phổ biến tại doanh nghiệp Việt Nam và cách thức triển khai. Qua đó, chúng ta nhận thấy vai trò quan trọng của hotline trong việc tạo cơ hội liên lạc nhanh chóng và trực tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp, cũng như trong việc xây dựng và mở rộng tệp khách hàng và thương hiệu của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống tổng đài hotline chuyên nghiệp là điều cần thiết. Một trong những giải pháp phổ biến hiện nay là sử dụng tổng đài ảo, và Buss Call là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp này tại thị trường Việt Nam. Với một khoản chi phí hợp lý, các doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng hàng đầu của tổng đài chăm sóc khách hàng và telesales.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

TRỤ SỞ CHÍNH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

CHI NHÁNH
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn